As atividades típicas num armazém incluem a receção de mercadorias, armazenamento, reabastecimento, picking (a preparação das encomendas dos clientes), embalagem, envio e devoluções. O resultado de tantas atividades num único espaço é muitas vezes confuso e pouco produtivo. No entanto, com o aumento da competitividade no e-commerce português, a gestão de armazém pode ser um fator diferenciador.
O objetivo da gestão de um armazém produtivo é minimizar o rácio entre o custo e as unidades movimentadas. Isto é, conseguir processar o máximo de quantidade ao menor custo, assegurando a segurança e bem-estar de todos os envolvidos e a qualidade dos produtos.
Saiba como o conseguir com estas 6 dicas.
1. Meça e comunique a produtividade todos os dias
Existem vários indicadores de produtividade que são críticos para a gestão de armazém. Para que não se perca nos números, escolha os que são mais importantes para a sua operação e garanta que todos os dias os acompanha com a sua equipa.
Entre os mais importantes, destacam-se:
- Para o picking: unidades por hora por pessoa. O picking é o processo de preparação das encomendas dos clientes a partir das paletes ou caixas no seu armazém. Este indicador mede o nº de unidades – como caixas – que cada pessoa movimenta por hora. Os valores de referência variam dependendo do tipo de produto, mas para caixas até 1kg este valor deveria ser rondar as 45 caixas por hora de trabalho por pessoa.
- Para a receção: o tempo de descarga do camião. Quanto tempo decorre desde que uma pessoa começa a descarregar o camião até que a última palete está no cais? Para 30 paletes o valor de referência será de cerca de 1 hora. Pode complementar este indicador com o tempo que decorre até que os produtos estão disponíveis para venda.
- Para a expedição: atrasos nas saídas. Existem atrasos nos envios ou encomendas? Qual é a hora que tem prevista para a expedição? É sempre cumprida? Se não o for, este pode ser um bom ponto de partida para melhorar a gestão de armazém.
- Para as devoluções: tempo até estar novamente disponível para venda. O processamento das devoluções é frequentemente um quebra cabeças para quem gere um ecommerce. Para medir a eficiência do processamento das devoluções, acompanhe o tempo que demora desde que o produto devolvido chega ao armazém até que está novamente disponível para venda.
- Para as compras: stockouts. Quantas vezes acontece vender um produto que não tem em armazém? Quantifique essa percentagem e acompanhe-a todos os dias. Se detetar que este valor é superior a 3% das vendas mensais, é porque esta é uma prioridade.
- Crie um indicador global: como a ponderação de todos os anteriores. Por vezes ajuda ter um número único que resuma toda a atividade. A forma mais fácil de o criar será combinando os principais indicadores anteriores, podendo ser atribuído um fator de ponderação a cada KPI anterior.
Estes indicadores devem estar claramente visíveis para todos no armazém e atualizados diariamente. É importante que os discuta em equipa, todos os dias sem exceção e que discuta os motivos dos desvios identificados.
Para os criar, basta um simples excel ou um WMS – warehouse management system. Se não tem um WMS, talvez deva começar por aí. Neste momento encontra online muitos softwares gratuitos até um certo nº de SKU (stock keeping units ou artigos). E muitas das plataformas para criação de lojas online integram módulos de gestão de stocks que podem facilitar ainda mais esta tarefa, ao associar as vendas com o stock.
Agora que acompanha a produtividade global do seu armazém, pode começar a definir prioridades de melhoria.
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2. Se a prioridade para gestão de armazém for o picking
O picking é uma das tarefas que mais tempo consome no armazém – cerca de 40% segundo algumas estimativas – e por isso é muitas vezes uma das prioridades de otimização.
Para otimizar este processo:
- Reveja o layout do armazém. O primeiro passo para ganhar produtividade com a gestão de armazém é criar um fluxo ou sequência de picking – onde começa, por onde vai, onde acaba.
- Defina um local para cada coisa no seu armazém. Existe um lugar demarcado para os equipamentos no armazém? E uma sinalética para indicar o que está guardado em cada corredor, estante e posição?
- Os artigos mais vendidos ser os mais próximos da porta. Para minimizar as distâncias percorridas, os produtos com maior rotação devem ser armazenados perto das saídas.
- Guarde os artigos comprados em conjunto próximos uns dos outros. Se existem artigos complementares, poupe tempo à equipa no armazém ao guardá-los perto uns dos outros.
3. Marque visualmente os níveis mínimos de stock
Até pode ter um sistema informático que o ajude neste ponto, mas é sempre útil ter apoios visuais para identificar os produtos cujo stock é inferior ao mínimo.
Para o fazer, pode pintar uma linha ou, numa solução mais flexível, colocar uma sinalética móvel (como um cartão, também designado Kanban) junto à quantidade mínima de cada produto. Assim, sempre que esse cartão estiver visível já sabe que está na hora de fazer uma encomenda.
Crie uma rotina de recolher os cartões diariamente para saber o que tem de encomendar sem estar dependente da fiabilidade do sistema informático.
4. Identifique e elimine pontos de paragem de stock
Esta oportunidade é um quick-win porque é fácil de identificar em qualquer armazém. Quantos pontos de paragem existem entre a receção e expedição? Se a resposta for mais do que 3 (camião – stock – expedição) é porque pode cortar algumas etapas no processo.
Cada vez que os artigos são pousados no armazém vão exigir posteriormente um novo manuseamento por parte da equipa logística, o que significa perdas de tempo. Idealmente, quando o produto é manuseado deve ser colocado diretamente no local definitivo, sem paragens intermédias.
5. Dê o exemplo
Na gestão de armazém, os melhores líderes planeiam e acompanham meticulosamente todos os aspetos logísticos.
Uma das competências mais importantes a desenvolver é de identificar e resolver novos problemas rapidamente, de forma estruturada e sem procurar culpados. Foque-se em melhorar o processo e evitar que os problemas recorrentes voltem a acontecer, e não em procurar culpados. Invista sim na formação contínua da sua equipa.
A gestão de armazém está longe de ser um one man show. Ouça os colaboradores no terreno. Melhor do que ninguém, são eles que conhecem as deficiências do processo e os problemas que reduzem a produtividade. Não os conseguirá resolver sem eles.
6. Mantenha a equipa flexível
Com as mudanças nas condições do mercado e o aumento das especificações do cliente, é importante ter uma força de trabalho flexível.
Uma equipa flexível não está presa à sua função atual – hoje pode estar a trabalhar numa área do armazém e amanhã noutra diferente dependendo do volume de trabalho do dia.
Também neste ponto a formação é essencial. Para formar uma equipa flexível pode perder alguma flexibilidade hoje, mas que será ganha mais à frente quando os colaboradores tiverem facilidade em assimilar as tarefas de outros.
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