O Microsoft 365, antigamente conhecido como Office 365, é a forma simplificada de utilizar todos os programas da Microsoft, incluindo Word, PowerPoint, ou Excel, através de uma única licença.
Se antigamente tinha de comprar estes programas separadamente, a Microsoft decidiu simplificar o processo e oferecê-los a todos através de uma assinatura única mensal ou anual.
Isto permite a qualquer negócio gerir o seu dia a dia com recurso a aplicações que fazem a diferença na vida das empresas.
Vamos, então, descobrir o que é o Microsoft 365, para que serve, que vantagens e desvantagens tem e se vale a pena ter este serviço associado ao seu negócio.
O que é o Microsoft Office 365?
O Microsoft 365 é uma subscrição que inclui os principais programas do Office, entre os quais se destacam:
- Word, para documentos com funcionalidades inteligentes;
- Excel, para simplificar dados e criar folhas de cálculo;
- PowerPoint, para desenvolver apresentações criativas;
- OneNote, o bloco de notas;
- Outlook, para gerir emails;
- Teams, para videochamadas e chat entre equipas;
- OneDrive, para armazenamento de documentos;
Um dos pontos positivos do Microsoft 365 é que permite utilizar os programas não só no computador ou smartphone, como também online, podendo ter pastas colaborativas, onde várias pessoas têm acesso aos mesmos documentos. Assim, é mais fácil editá-los na hora, sem andar para trás e para a frente com emails de aprovação.
Com uma licença, pode também instalar aplicações do Office em até cinco PC ou Macs, cinco tablets e cinco dispositivos móveis. Os dispositivos Windows híbridos, tais como o Microsoft Surface Pro, contam como um PC ou tablet.
Para que serve o Microsoft 365?
O Microsoft 365 permite que possa aceder a uma série de programas desenhados para melhorar o dia-a-dia das pessoas e das organizações. Concentra numa única aplicação algumas das aplicações mais usadas pelas empresas.
Essencialmente, o Microsoft 365 foi concebido para ser um facilitador de tarefas, seja em contexto de trabalho, pessoal, ou mesmo para educação.
Existem diferentes planos dependendo do contexto de utilização, que se adaptam à realidade de cada um.
Com o Microsoft 365 poderá:
- Criar documentos colaborativos;
- Gerir os seus emails e calendários;
- Aceder aos diferentes programas na web, computador ou dispositivos móveis;
- Ter os seus documentos seguros numa cloud, a OneDrive, e trabalhar em rede;
- Criar equipas de trabalho e comunicar de forma mais expedita, pelo Teams.
Quais as vantagens do Microsoft 365?
Uma vez que cada licença Microsoft 365 dá acesso a programas de grande utilidade, existem várias vantagens em adquirir este serviço.
Armazenamento de 1TB
Uma das principais vantagens é o armazenamento na OneDrive, a cloud do Microsoft 365, de documentos até 1 terabyte por utilizador. Além disso, pode trabalhar num ficheiro online e as suas alterações serão feitas em todos os dispositivos sincronizados.
Pode, ainda, partilhar ficheiros ou pastas com contactos externos, ou fornecer ligações de convidado ou acesso a pessoas exteriores à sua organização.
Reuniões online
Através do Microsoft Teams, é possível criar reuniões por videochamada para até 300 pessoas. Pode, também, criar salas de equipas, tornando-se mais fácil reunir com os colegas ou partilhar ficheiros.
Esta aplicação permite, ainda, que crie webinars com páginas de registo dos participantes, confirmações por email e relatórios.
Atualizações e versões web
Além das aplicações para desktop, o Microsoft 365 disponibiliza versões web das principais aplicações – Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Outlook e atualizações para as versões mais recentes de cada programa.
Pode, também, criar documentos em tempo real e ter vários utilizadores a trabalhar no mesmo ficheiro.
Alojamento de email de 50GB
O Microsoft 365 tem ao dispor dos seus utilizadores uma caixa de email com capacidade para até 50 gigabytes de informação. Pode, ainda, ter o nome de domínio personalizado no seu email e fazer a gestão dos seus calendários de reuniões e de tarefas.
Apoio ao cliente exclusivo da Microsoft
Outra das vantagens deste serviço é o apoio ao cliente exclusivo da Microsoft, que pode ser feito online ou por telefone.
Ferramentas para gestão empresarial
O Microsoft 365 disponibiliza uma série de ferramentas para que possa fazer a gestão do seu negócio, como o Microsoft Forms. Esta solução ajuda a planear as tarefas do dia a dia, a controlar o trabalho que é prioritário com o Microsoft Lists e a agendar compromissos com clientes com o Microsoft Bookings.
Segurança contra ameaças online
Porque a cibersegurança está na ordem do dia, o Microsoft 365 também conta com o Microsoft Defender, que ajuda a proteger a sua conta contra ameaças ocultas em anexos e ligações de email.
É, também, possível eliminar dados de dispositivos que tenham sido perdidos ou roubados e controlar quem tem acesso a que informações, aplicando restrições sempre que necessário.
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Licenças para todos os gostos
Outra das grandes vantagens do Microsoft 365 é a diversidade de licenças que pode obter.
Para gestão pessoal e familiar, existem os planos:
- Microsoft 365 Pessoal – licença para uma pessoa, por 69€/ano;
- Microsoft 365 Familiar – para até seis pessoas, por 99€/ano.
Já para pequenas e médias empresas, existem os seguintes planos:
- Microsoft 365 Empresas Basic – licença por 5,10€/ano por utilizador;
- Microsoft 365 Apps para Pequenas e Médias Empresas – licença por 8,80€/ano por utilizador, que inclui versões instaladas e sempre atualizadas do Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote para Windows ou Mac e ainda o Access e Publisher (apenas para PC);
- Microsoft 365 Empresas – licença por 10,5€/ano, com funcionalidades premium das aplicações do Office, possibilidade de criar webinars e gestão de compromissos de clientes;
- Microsoft 365 Empresas Premium – licença por18,60€/ano, com todas as funcionalidades referidas anteriormente, além de segurança avançada, acesso e controlo de dados e proteção contra ciberameaças.
Para grandes empresas, existem os planos:
- Microsoft 365 E3 – licença por 35,4€/ano por utilizador, que combina as funcionalidades do Office com funcionalidades de segurança e de conformidade;
- Microsoft 365 E5 – licença por 57,3€/ano por utilizador com as funcionalidades anteriores, além das funcionalidades de voz e análise avançada;
- Microsoft 365 F3 – licença por 6,7€/ano por utilizador, com acesso a aplicações de produtividade e serviços na nuvem.
Além de tudo, isto, caso seja aluno ou trabalhe numa instituição de ensino pode inscrever-se gratuitamente e ter acesso ao Office 365 Educação. Desta forma, pode trabalhar no Word, Excel, PowerPoint, OneNote e no Microsoft Teams.
Quais as principais limitações do Microsoft 365?
Como em tudo, existem algumas limitações à utilização do Microsoft 365. Aqui ficam as principais.
Trabalhar sem conexão à internet
Apesar de poder trabalhar offline com as aplicações instaladas no seu computador, caso não tenha uma ligação à internet os arquivos não serão atualizados na OneDrive, podendo dar aso a duplicação e confusão entre ficheiros.
Tem de pagar uma licença anual
Da mesma forma que paga por uma subscrição de Netflix ou HBO, a utilização do Microsoft 365 está sempre sujeita ao pagamento de uma anuidade. Caso deixe de pagar, os programas do Office deixarão de funcionar.
Se isto acontecer, lembre-se sempre de fazer o download dos documentos que tem na OneDrive, sob pena de perder o acesso aos mesmos.
Tipo de suporte
Apesar de o Microsoft 365 ser amplamente utilizado e, por isso, ter um bom suporte ao cliente, a verdade é que esse apoio só ajuda a resolver, maioritariamente, problemas técnicos do quotidiano.
De fora, ficam, por exemplo, o suporte no local, a análise extensiva à causa do problema, a recuperação de dados e a resolução de problemas de desempenho.
Muitas opções? Talvez demasiadas
A quantidade de programas que o Microsoft 365 disponibiliza pode ser vista como um desafio no que à utilização da ferramenta diz respeito.
Quer isto dizer que terá acesso a uma série de programas dos quais muito provavelmente utilizará três ou quatro de forma regular. Neste sentido, estará a pagar a mais para aquilo que utiliza.
Vale mesmo a pena adquirir o Microsoft 365 para o meu negócio?
Como em quase tudo na vida, a resposta é: depende. O Microsoft 365 disponibiliza uma gama alargada de programas que ajudam a uma maior produtividade, mas tudo depende da utilização que faz desses mesmos programas.
Num contexto pessoal, pode sempre encontrar outras opções de licença gratuita – como as ferramentas do Google – que o ajudarão a colmatar as suas necessidades do dia a dia.
Contudo, se trabalha numa empresa, se conta com diferentes equipas e se estas precisam de ter acesso aos mesmos documentos e trabalhar em rede pode fazer sentido optar pelo Microsoft 365.
As questões de cibersegurança também devem ser, aqui, pesadas, uma vez que qualquer brecha de segurança pode pôr em causa a continuidade do negócio. Mais uma vez, se esta for – como deve ser – uma preocupação para a sua empresa, o Microsoft 365 pode ser uma boa opção para salvaguardar os seus ativos.
Escolher softwares que melhor apoiem o seu negócio, como o Microsoft 365, é o primeiro passo para garantir produtividade e eficiência. Depois, deve escolher um parceiro como o OLX Business. Saiba mais sobre como podemos ajudá-lo e exponha os seus produtos numa rede com mais de 700.000 oportunidades de vendas mensais.
