Uma gestão do tempo adequada permite a qualquer profissional ser mais produtivo e trabalhar com menos stress. Estas são 12 recomendações essenciais para aplicar no dia-a-dia. Experimente e veja a diferença.
#1 Dedique tempo a planear os entregáveis da semana
A forma mais simples de fazer uma gestão do tempo eficaz é planear. Comece a semana com um bloco de tempo dedicado a planear os entregáveis principais de cada dia, a rever os principais momentos da agenda e a atualizar a lista de tarefas. Identifique aquilo em que precisa do apoio de outros e o que deve alinhar com o resto da equipa. Este deve ser um momento de introspeção, prévio a qualquer reunião de equipa ou de status. Assim, tem as suas prioridades sempre claras e tem o controlo do seu planeamento.
#2 Defina momentos para a comunicação de equipa
A gestão do tempo passa por melhorar a comunicação e planeamento em equipa. Por isso, defina momentos recorrentes, por exemplo, todas as segundas-feiras das 9h às 10h, para a discussão das prioridades em equipa. Depois, cada pessoa pode começar a trabalhar com as tarefas alinhadas entre todos.
#3 Defina as prioridades para o dia
Resista ao impulso de chegar ao trabalho e mergulhar imediatamente na lista de tarefas. Antes de começar cada dia, reveja o plano semanal e a lista de tarefas atualizada. O que tem de mudar face ao planeado? O que é mais importante para esse dia? Qual é a tarefa mais importante do dia? Este breve momento de planeamento diário é essencial antes de começar a executar e ajuda à gestão do tempo ao longo do dia e a organização do trabalho em equipa.
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#4 Mantenha uma lista de tarefas atualizada
Defina um único local para manter, organizar e priorizar a sua lista de tarefas pendentes. Pode ser um excel, um caderno ou uma ferramenta gratuita como o Trello, Evernote ou Asana.
A cada tarefa concluída atualize a lista. Quando lhe surge uma nova ideia, tarefa ou detalhe importante, escreva na lista. Antes de começar a executar uma nova tarefa, percorra a lista e escolha a mais importante. Esta rotina de hierarquização constante evita que se esqueça de pontos importantes e permite que faça uma melhor gestão do tempo.
#5 Faça a tarefa mais importante primeiro
Existe uma diferença entre tarefas urgentes e estratégicas. As urgentes são aquelas que alguém – um cliente, um chefe, um colega – precisa com máxima prioridade. As tarefas estratégicas são as que elevam o patamar da empresa. Por exemplo, o estabelecer de uma nova parceria, o desenvolvimento de competências, a gestão de projetos, a comunicação interna, a melhoria de um processo. É esta segunda categoria de tarefas que é mais importante ao dia-a-dia de um profissional e deve ser a primeira prioridade do dia.
#6 Acelere o que não é importante
Todos os profissionais apreciam um trabalho bem feito. Mas nem sempre se justifica aplicar os mesmos padrões de qualidade a tudo. Aquilo que é importante merece ser feito com tempo e cuidado. O que não é importante deve ser feito da forma mais rápida e ágil.
#7 Aprenda com os melhores
A experiência pessoal é uma ótima professora, mas também é possível aprender com os sucessos e fracassos de outras pessoas. Em vez de perder horas a pesquisar, pergunte. Em vez de perguntar, observe. Em vez de observar, tome notas sobre aquilo que mais gosta e não gosta. Não tente reinventar a roda. É simples; copie os métodos das pessoas bem-sucedidas e evite os métodos das que não têm tanto sucesso.
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#8 Faça pausas
Uma maneira de melhorar a gestão do tempo é com intervalos regulares. Quando uma pessoa é sujeita a longas horas de trabalho ininterruptas, sofre uma quebra de produtividade, mesmo que não se aperceba. A cada duas horas, faça uma pausa de 15 minutos, de preferência ao ar livre e sem ecrãs. Dê um passeio, regue as plantas, arrume o armário.
#9 Defina tempo para trabalhar “em fluxo”
Com um atleta de alta competição atinge um estado de concentração tal que isola tudo à sua volta, diz-se que está “em fluxo”. É nesta altura que se executa o trabalho mais criativo e com maior produtividade. Reserve tempo para trabalhar de forma concentrada, sem ser interrompido por e-mails, notificações ou reuniões.
#10 Não aceite todos os convites
A que reuniões precisa efetivamente de comparecer? Uma ótima maneira de melhorar a gestão do tempo é simplesmente recusar as reuniões em que não acrescenta valor. São aquelas que se resolvem com um email em vez de uma sessão de 1 hora, e em que outras pessoas podem dar um contributo válido.
#11 Melhore a gestão do tempo em reuniões
Para as reuniões em que tiver mesmo de estar, defina antecipadamente uma agenda ou a lista dos temas a abordar. Partilhe com todos os participantes atempadamente, bem como os documentos necessários. Defina um tempo limite para as reuniões, de 30 a 45 minutos e cumpra-o.
#12 Meça o trabalho feito
Termine a semana com uma verificação do que foi realizado face ao previsto. Avalie o que foi concluído e identifique o que terá de ser continuado na semana seguinte. De preferência, volte à lista dos entregáveis que tinha atribuído na segunda-feira e conte quantos fez e quantos não conseguiu terminar. Compare essa percentagem com a das semanas anteriores.
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