A gestão de fornecedores é essencial no dia-a-dia de uma empresa, pode ter impacto decisivo nos custos e ajuda a construir relações de longo prazo. Segundo a consultora McKinsey, as organizações que têm uma estratégia madura para desenvolver os fornecedores conseguem crescer a um ritmo mais acelerado do que os seus pares.
Mas como o fazer de forma prática? Estas 9 dicas tornam a gestão de fornecedores mais eficiente, robusta e duradoura.
#1 Classifique os fornecedores
Os fornecedores não são todos iguais. Alguns atuam em áreas de vital importância para o futuro da empresa. Outros, com um baixo desempenho e sem potencial de inovação, são facilmente substituíveis. E todos devem ser permanentemente avaliados.
Para o fazer de forma visual, a consultora BCG propõe uma matriz simples, com 2 eixos. No eixo vertical, coloca-se o potencial do fornecedor – medido pela sua capacidade financeira, de inovação e produtiva. Quanto maior, mais para cima estará o fornecedor. No eixo horizontal, o desempenho do fornecedor, avaliado pelo custo, qualidade e cumprimento dos prazos. Quanto melhor, mais para a direita.
Os resultados são resumidos em 3 grupos: fornecedores para substituir, para desenvolver, ou estratégicos. Por exemplo, se um fornecedor que está associado a uma organização há 30 anos e tem um bom desempenho, estará posicionado à direita no eixo horizontal. Mas se esse fornecedor não for ágil o suficiente para inovar terá uma classificação de Potencial baixo. Estas duas medidas determinarão a classificação do fornecedor – e a abordagem a ter.
#2 Partilhe informação chave com parceiros estratégicos
A gestão de fornecedores depende da partilha de informação certa no momento em que é relevante. Por exemplo, dados como previsões de vendas, lançamentos de novos produtos, mudanças no design e expansão para novos mercados são essenciais no planeamento do fornecedor.
Se não forem partilhadas atempadamente, dificilmente terá a resposta que deseja. Se um fornecedor fornece um produto ou serviço importante para a operação, convide-o para reuniões estratégicas na sua área de envolvimento. Enquanto especialista na área, o fornecedor pode ajudar a conseguir uma vantagem competitiva, como redução de custos ou a melhoria da qualidade do produto.
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#3 A gestão de fornecedores a longo prazo valoriza a relação acima dos custos
A gestão de fornecedores deve dar prioridade aos relacionamentos de longo prazo em detrimento de ganhos de curto prazo. Mudar constantemente de fornecedores para obter poupanças marginais pode custar mais dinheiro a longo prazo e terá impacto na qualidade. Um relacionamento de longo prazo gera confiança, tratamento preferencial e acesso a conhecimento interno ou especializado.
#4 Tenha um plano conjunto para emergências
Outra parte importante da gestão de fornecedores é criar estratégias de gestão de risco. Em resumo, fazer planos para lidar com os piores cenários – picos de trabalho, mau tempo, falhas na cadeia de abastecimento, acidentes, greves, etc.
Estar pronto para o inesperado é uma ótima maneira de manter qualquer relacionamento saudável. Desta forma, está a proteger o relacionamento com o fornecedor e, ao mesmo tempo, a garantir que o negócio está salvaguardado contra emergências.
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#5 Centralize a informação dos fornecedores
O acesso fácil a dados é um elemento crítico da gestão de fornecedores. Por exemplo, se tiver um incidente ao longo da cadeia de valor, deve ser capaz de responder de forma rápida e completa, sem perder tempo em tarefas administrativas.
É fundamental agregar e centralizar as informações de todos os fornecedores. Para isso, reúna os dados de compras e informações logísticas num sistema único. Esta plataforma deve ser suficientemente fácil de utilizar para que tanto fornecedores como colaboradores a possam utilizar.
#6 Mantenha a comunicação a fluir
Trabalhar a comunicação é uma das dicas mais simples e eficazes. Reserve tempo para se comunicar com os fornecedores regularmente. Acompanhe com regularidade o desempenho do fornecedor, indique as áreas em que existem oportunidades de melhoria e ajude a resolver problemas. E, quando existir alguma mudança face ao planeado, o fornecedor deve ser dos primeiros a saber. Um alerta atempado permite que se encontrem soluções de forma rápida.
#7 Perceba quando tem de melhorar
Tanto o cliente como o fornecedor são responsáveis pelo sucesso ou fracasso da relação de trabalho. Aceite a responsabilidade pela sua parte no processo: as suas decisões, atrasos ou mudanças de âmbito do projeto afetam diretamente a capacidade do fornecedor de fazer bem o seu trabalho. Evite que tal aconteça, e se não for possível, assuma a responsabilidade peli impacto nos KPI do fornecedor.
#8 Faça os pagamentos no prazo
Esta dica basilar da gestão de fornecedores é essencial para qualquer relação de longo prazo. Pagar pontualmente aos fornecedores e cumprir as condições de pagamento demonstra respeito pelo trabalho que realizam. Evite que tenham de ser os fornecedores a lembrar-lhe constantemente do pagamento – estas situações criam um atrito desnecessário na relação e gastam energia que podia ser empregada em situações de maior valor acrescentado.
#9 Reduza o número de fornecedores
Para consolidar relações de longo prazo, centralize as aquisições num número reduzido de prestadores de serviços de confiança em vez de negociar com muitos fornecedores. Com maiores volumes de compra, é possível obter melhores condições comerciais e também estabelecer relações mais próximas e de longo prazo.
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