Spoiler alert: Não existe uma fórmula mágica para garantir o cumprimento de prazos, qualidade e orçamentos de projetos. Mas existem boas práticas e metodologias para evitar os erros do passado e aprender com os melhores. É o caso do Agile. Descubra como funciona na prática e quais as diferenças face à forma tradicional de gestão de projetos.
O que é o Agile?
Kanban, Scrum, Extreme Programming ou Crystal são algumas das mais conhecidas metodologias Agile. Em comum, todas têm um conjunto de princípios. O principal é que a gestão de projetos deve ser interativa, e não fixada no momento de arranque como é tradicional. Esta abordagem é radicalmente diferente da gestão de projeto linear (ou waterfall), que segue um caminho definido com pouca margem para desvios.
O Agile é assim uma abordagem mais flexível que ajuda as equipas a entregar valor com mais rapidez e menos dores de cabeça. Em vez de apostar num único grande lançamento, as equipas Agile dividem um projeto em pequenos ciclos de entregas (ou sprints), de 1 semana a 1 mês. Em cada ciclo, existe tempo para desenvolver, testar, recolher feedback e ajustar.
Os requisitos, planos e resultados são avaliados continuamente para que as equipas possam responder às mudanças rapidamente. Desta forma, é possível chegar ao final do projeto mais depressa e com mais certezas.
Qual é a vantagem de gerir projetos com metodologias Agile?
A capacidade de ajustar durante cada iteração promove velocidade e flexibilidade. Em vez de uma abordagem top-down, em que uma pessoa determina as prioridades de toda a equipa no início do projeto, a metodologia Agile reconhece que o sucesso depende do envolvimento de quem está a executar as tarefas, no dia-a-dia.
Estas equipas devem ter espaço para se adaptar à medida que novos requisitos, prioridades e obstáculos vão sendo identificados. Segundo esta metodologia, deve ser dada autonomia a estas equipas para que possam distribuir trabalho entre si da forma mais produtiva. Em resumo, o Agile valoriza a flexibilidade e a melhoria contínua em detrimento da previsibilidade.
A que tipo de projetos se aplica o Agile?
O Agile nasceu em 2001 pela mão de programadores que não se reviam na forma tradicional de gestão de projetos, que consideravam demasiado estática. Atualmente, continua a ser a metodologia de excelência para gerir projetos de software.
Mas há muito que o Agile deixou de ser exclusivo para esta área e pode ser aplicada quando:
- O resultado final não é conhecido à partida;
- O projeto está a ser realizado pela primeira vez;
- As etapas do projeto não são conhecidas.
O Agile é, de forma simples, uma excelente opção para explorar o desconhecido, uma iteração de cada vez.
Como implementar Agile numa empresa
Pode parecer complexo, mas todas as organizações, em todos os setores, podem beneficiar com o Agile. Estes são os passos a seguir.
#1 Defina um processo de trabalho
Esta é a base de qualquer metodologia Agile. Cada equipa tem um processo que usa para concluir o trabalho. Normalizar esse processo – ou seja, estabelecer um fluxo de trabalho – torna-o estruturado e repetível.
Pode ser algo tão simples como estabelecer 4 etapas:
- Pendente. Para o trabalho não iniciado;
- Em curso. Para sinalizar o que está em curso;
- Revisão. Para o que aguarda feedback do “cliente” interno ou externo;
- Concluído. Para o que já foi ajustado de acordo com o feedback do cliente.
Um fluxo de trabalho bem desenhado deve responder a perguntas como: O que já foi concluído? O backlog (soma de todos os pendentes) está a aumentar ou a diminuir? Onde estão os “gargalos” que estão a atrasar a equipa?
#2 Dividir projetos em user stories
Tendo o fluxo de trabalho definido, está na hora de dividir um projeto numa estrutura que seja possível gerir. Para o fazer, a metodologia Agile propõe que se criem user stories (ou histórias do utilizador).
A user stories são requisitos (não tarefas) curtos escritos da perspetiva de um utilizador final. Por exemplo: “Preciso de uma nova vista na app com o estado das entregas para não ter de entrar em contacto com a equipa de apoio ao cliente”.
Segundo a metodologia Agile, é o Product Owner (gestor do produto) quem tem a tarefa de priorizar o backlog – a lista de user stories por executar e as correções necessárias. O Product Owner é o responsável pela criação da user story, em contacto direto com o utilizador final.
#3 Estimar a duração
Estimar o tempo que cada user story demora a ser implementada é uma parte essencial de toda a metodologia Agile. Toda a equipa é envolvida, desde programadores, designers, Product Owner e controlo de qualidade. Cada elemento traz uma perspetiva diferente sobre o produto e o trabalho necessário.
Por exemplo, se o Product Owner quer algo que parece simples, a equipa de design pode alertar para possíveis implicações noutras áreas do site. Da mesma forma, estimar a duração das mudanças de design exige a participação da equipa de desenvolvimento e do controle de qualidade. A estas reuniões regulares chamam-se sprints ou iterações.
Mas esta não é a única diferença para a gestão de projeto tradicional. As equipas de software tradicionais fornecem estimativas em dias, semanas, meses. As equipas Agile, por outro lado, estimam a duração de uma user story utilizando um sistema de “pontos”.
Os pontos são unidades de medida para expressar uma estimativa do esforço necessário para implementar totalmente uma user story. As equipas atribuem pontos em função da complexidade, volume e incerteza do trabalho.
A este processo de estimativa chama-se “Planning Poker” e funciona assim:
- A equipa seleciona uma user story do backlog;
- Discute-se brevemente e cada membro formula mentalmente uma estimativa dos pontos a atribuir;
- Em seguida, todos apresentam o seu número. Se a estimativa for a mesma, esse número de pontos é atribuído à tarefa;
- Caso contrário, é necessário entender a lógica por trás das diferentes estimativas e chegar a um consenso.
Com o tempo, este processo ajuda as equipas a calcular o quanto podem alcançar num período de tempo e cria consenso e compromisso com a solução. Os pontos recompensam os membros da equipa por resolverem problemas com base na dificuldade, e não no tempo gasto.
#4 Acompanhar o desenvolvimento
Em Agile, o acompanhamento do estado do projeto é feito de forma visual, com um gráfico de burndown. Esta é uma representação gráfica do trabalho a ser feito versus o tempo decorrido. Os pontos das user stories por terminar são representadas no eixo vertical e o tempo no eixo horizontal.
Este gráfico serve, na sua essência, para prever quando todo o projeto estará concluído.
#5 Lidar com alterações
“Scope creep” é o nome dado à adição de mais requisitos (user stories) num projeto em curso. É o que acontece, por exemplo, quando a equipa está a desenvolver um novo site e são pedidas novas páginas ou funcionalidades.
A principal diferença entre o Agile e o desenvolvimento tradicional é que estas mudanças de âmbito são esperadas. Conforme a equipa avança no projeto, o Product Owner pode decidir assumir ou remover o trabalho com base no que vai aprendendo e introduzir as mudanças no próximo sprint.
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