A gestão financeira permite administrar as contas de uma empresa de forma eficaz. As pequenas e médias empresas devem ter cultura que dê visibilidade à realidade da organização, em tempo real, e que identifique e previna riscos financeiros.
Para além de ajudar a organizar os dados financeiros, as ferramentas de gestão financeira otimizam o trabalho, rentabilizando o tempo para lidar com diferentes situações, sob uma administração mais eficiente.
A gestão financeira empresarial dita a forma como as empresas lidam com o seu orçamento no dia a dia. Com a implementação de algumas boas práticas, é possível otimizar a gestão da sua empresa.Uma boa gestão financeira engloba o planeamento, a organização, o acompanhamento, análise e controlo.
Top 5 ferramentas de gestão financeira
1. Auditoria
A auditoria interna é um processo de avaliação das práticas da empresa. Desta forma, é possível examinar todos os elementos contabilísticos da empresa e verificar se as políticas de internas estão de acordo com as melhores práticas possíveis.
Serve também para identificar possíveis erros ou fraudes. São examinados documentos, registos de contabilidades, entre outros, por um contabilista da empresa ou externo.
Pela informação que pode dar, a auditoria interna é uma excelente ferramenta de gestão financeira, para empresas que querem estar atentas às reais condições do seu negócio, principalmente em momentos de grande transformação – como por exemplo, mudanças na gerência, no capital social ou na estrutura societária.
A realização desta auditoria vai recorrer a muitos dos elementos financeiras que abordamos de seguida.
2. Controlo de custos e preços
Geralmente utilizada para avaliar os gastos do negócio e os resultados refletidos nas despesas, esta é uma boa ferramenta de gestão financeira. Permite a avaliação do orçamento da empresa e saber se os valores atualmente cobrados pelos seus produtos ou serviços, estão compatíveis com os objetivos e margens previstas.
Neste sentido, pela análise da evolução das vendas, custos, lucro e capital investido em linhas de produtos e serviços, é possível avaliar se os valores cobrados pela empresa necessitam de ser atualizados.
3. Balanço patrimonial
Com esta ferramenta de gestão financeira pretende-se avaliar a condição atual de um negócio, em termos financeiros. É um estudo que revela a situação dos lucros, dividendos e património da sociedade.
O balanço é o património líquido de uma empresa, isto é, os seus ativos e passivos:
- Os ativos dizem respeito ao dinheiro em caixa, contas e notas a receber, terrenos, imóveis, equipamentos e veículos.
- Os passivos, dizem respeito a contas e notas a pagar, salários e contribuições ou dívidas.
Este tipo de análise pode ser realizado de forma trimestral, semestral ou até anual, dependendo das especificidades e movimentações financeiras de cada empresa. Através desta análise, obtém-se informações relevante na adoção de estratégias para investimento ou cortes de gastos.
4. Conciliação bancária
Utilizada como elemento base na gestão financeira de uma empresa, a conciliação bancária permite comparar dados de entrada e saída de dinheiro, com os saldos da empresa.
Com esta ferramenta o objetivo é verificar a coincidência da contabilidade com os registos bancários, o que é imprescindível para as empresas. Esta conciliação permite também corrigir possíveis erros e informações não contabilizadas.
5. Demonstração de resultados
Independentemente do tamanho da sua empresa, esta ferramenta é imprescindível. Trata-se de um tipo de demonstração que tem como objetivo compilar as informações financeiras da empresa, para formar o resultado líquido do exercício, isto é, o lucro ou prejuízo.
Para chegar a esse resultado são contabilizadas todas as receitas da empresa e os seus custos. O resultado vai permitir saber exatamente quanto a empresa ganhou num ano.
Desta ferramenta resulta um mapa da situação da empresa, que subtrai da faturação os impostos, os custos da operação e outras despesas, construindo o resultado líquido.
Permite ainda a comparação dos resultados da empresa com outras semelhantes ou com os padrões do mercado. Em retorno, é possível perceber se há necessidade de melhorar alguma área do negócio.
A falta de implementação de ferramentas de gestão financeira gera consequências
A ausência destas boas práticas de gestão financeira dificulta a avaliação do negócio, a identificação de erros a eliminar ou pontos a melhorar. Quando não é fácil entender quais são os recursos disponíveis, as receitas geradas ou o valor necessário para garantir a cobertura das despesas, as projeções e decisões são afetadas.
A falta de análise de desempenho gera impactos diretos nos resultados da empresa, pois faltam os elementos necessários para compreender todo o processo. O registo de dados, por si só, não é suficiente, pois não revela se o negócio é sustentável.As ferramentas de gestão financeira apresentadas são um ponto de partida para o crescimento de um negócio saudável. A elas podem juntar-se outras mais, como o fluxo de caixa, automatização de faturação e outras, conforme as especificidades de cada empresa e de cada setor.
A organização deve fazer parte da cultura da empresa
A melhoria dos procedimentos internos de uma empresa vai refletir-se nos resultados. A gestão deve envolver todos os elementos, desde o gestor a toda a equipa.
Para micro e pequenas empresas, há pequenos passos a tomar como ponto de partida para aperfeiçoar a gestão de um negócio.
- Separar as contas da empresa. Com a divisão bancária é possível ter um controlo do orçamento da empresa e sobre todos os registos de contabilidade.
- Formalize o seu negócio. Se ainda não o fez, é primordial que o faça. Obtenha o CAE que lhe permite atuar no setor que pretende, considerando os seus produtos ou serviços.
- Construa uma equipa qualificada. A formação, nas mais diversas áreas, é fundamental para garantir uma equipa qualificada, que acompanhe e corresponda aos objetivos da empresa.
- Utilize regras claras para definir a margem de lucro. A margem de lucro deve ser adequada às necessidades da empresa, e deve ter em conta todos os custos diretos e indiretos, permitindo administrar o negócio com mais segurança.
- Organize as finanças da empresa. As ferramentas de gestão financeira ajudam a prevenir situações de risco e a planear o futuro da empresa.
Conheça alguns softwares de gestão financeira
- Caflou – A Caflou é um software de fluxo de caixa, 100% digital, destinado a pequenas empresas e empreendedores. É intuitivo, ajuda a organizar, acompanhar, planear e gerir o fluxo de caixa. A implantação é em nuvem, com acesso por iOS e Android. Prestam formação online, em streaming, por webinars e complementam com documentos e oferecem assistência online. Tem versão de teste gratuito.
- HarmonyPSA – O HarmonyPSA é compatível com todas as fases do seu negócio. Não possui versão gratuita, mas oferece versão de teste grátis. Oferece formação presencial e online. A assistência é online. Como recursos, o HarmonyPSA oferece um controlo de horas e despesas, ferramentas de colaboração, gestão de carteira, de ideias, de orçamento e de recursos, entre outros. Como recursos de gestão financeira, possibilita a administração de impostos, elaboração de orçamentos e previsões, gerar relatórios financeiros, gestão de operações de câmbio e gestão de projetos.
- Oracle Financials Cloud – Este software é adequado para qualquer empresa que procure uma gestão financeira completa. Inclui contabilidade, contas a pagar e a receber, ativos fixos e gestão de caixa. Não possui versão gratuita nem de teste. A implantação é em nuvem, SaaS e web, para Windows. A formação é realizada por webinars e documentos e, a assistência é online. No que respeita à gestão financeira, o Oracle Financials Cloud permite gerar relatórios financeiros, realizar a gestão do risco e o reconhecimento de receita.
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