Talvez reconheça esta cena, típica nos filmes de Hollywood: alguém entra de rompante no escritório, e grita algo como “Limpem a minha agenda para esta tarde”, “Não me passem chamadas” ou “Preciso de uma reserva para dois às 13h no local X”. Em breve, cenas como estas passarão à arqueologia cinematográfica. O protagonista? Chama-se assistente virtual e está a mudar a produtividade no local de trabalho.
No filme não vemos o que acontece a seguir mas, na vida real, este tipo de mudanças implica um trabalho moroso: coordenar calendários, reenviar convocatórias para reuniões e muitas trocas de emails. O final nem sempre é feliz: com todo o tempo despendido, acaba por desejar ter mantido a agenda inicial.
Agora imagine uma cena diferente: o assistente, em vez de estar ao seu lado, está noutra cidade, país ou continente. Esta pessoa ajuda-o a planear os dias, organiza as comunicações e agenda e até comparece a algumas reuniões por si. Parece útil, certo? Este é o mundo do assistente virtual, alguém que concentra em si as tarefas administrativas para que o gestor possa libertar tempo para tarefas de elevado valor acrescentado.
O que é um assistente virtual?
Comecemos por aquilo que um assistente virtual não é: não é um robot, não é a Siri nem a Alexa. O que é então?
Os assistentes virtuais são trabalhadores independentes que prestam serviços de apoio remoto a empresas. São tipicamente freelancers experientes, pagos em função dos serviços prestados. Estas pessoas executam tarefas de consultoria, contabilidade, gestão de calendários e emails, criação de reports, redação de contratos e gestão de redes sociais.
Mas um assistente virtual não se limita apenas a tarefas digitais. Pode, por exemplo, ajudar na gestão logística, no controlo de stocks, na verificação de fornecedores ou no apoio ao cliente. Em resumo, todas as tarefas que as empresas online vão necessitando à medida que crescem e exploram novos mercados.
Os assistentes virtuais são especialmente procurados por empreendedores e empresas online que precisam de ajuda, mas não sabem exatamente durante quanto tempo ou que competências devem contratar.
Mas quais são, afinal, as vantagens de recorrer a um assistente virtual?
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Tempo, a vantagem de um assistente virtual
Com um assistente virtual, liberta tempo que pode aproveitar para tarefas de maior valor acrescentado.
Em média, os executivos e gestores gastam 16 horas por semana em trabalho administrativo manual – o equivalente a dois dias inteiros ou 40% do tempo de trabalho.
Pior, a quantidade de tempo dedicada a trabalho administrativo está a aumentar. A omnipresença dos dispositivos móveis e da tecnologia abriu as portas para uma enxurrada ininterrupta de pedidos que nunca param.
É por isso mais importante do que nunca fazer uma correta gestão do tempo e das prioridades. Nos casos em que isso se revela demasiado difícil, o assistente virtual entra em cena.
8 tarefas que pode delegar a um assistente virtual
Para os gestores, é importante libertar tempo para o que realmente importa e isso pode passar por delegar algumas destas tarefas num assistente virtual. Algumas são mais simples, como filtrar e processar caixas de correio gerais da empresa. Outras são mais complexas, como a gestão de projetos e a representação da marca junto a clientes.
1# Trabalho administrativo
Um assistente virtual pode ajudá-lo a acompanhar os prazos de projetos e a manter-se em cima daquela interminável lista de tarefas.
Além disso, estes trabalhadores remotos podem planear e coordenar os próximos eventos ou reuniões de equipa, gerir relações com clientes, processar pedidos de informação, enviar faturas, atualizar e inserir informações numa base de dados e até editar apresentações.
Também são uma opção para empresas que precisam de um par de mãos adicional para controlar os stocks, gerir encomendas e fornecedores.
2# Rastreamento de contas e faturas
Como é que se mantém a par das entradas e saídas de dinheiro? E das despesas que lhe chegam? Manter o controlo das contas e faturas pode ser uma das tarefas mais fáceis de atribuir a um assistente virtual.
Com este apoio, é mais fácil preparar demonstrações financeiras e relatórios de gestão periódicas.
3# Organização pessoal
Um assistente virtual pode ajudar a gerir o calendário, organizar reuniões e filtrar emails. Por exemplo, é possível recorrer a um assistente virtual para conseguir uma reserva num restaurante, marcar consultas, organizar viagens ou reservar bilhetes de avião.
Pode parecer um luxo, mas pense no que faria se tivesse este tempo disponível.
4# Marketing
Um assistente virtual pode ajudá-lo a projetar uma campanha de marketing digital, realizar pesquisas para determinar onde os clientes se reúnem online, fornecer análises de marketing.
Pode ajudá-lo a criar campanhas de e-mail marketing e newsletters, aumentar os seguidores nas redes sociais, e a preparar publicações. Também o pode ajudar a tornar o seu site mais amigo dos motores de busca e recolher feedback dos clientes.
5# Análise de mercado
Outra das tarefas que pode subcontratar a um assistente virtual é a análise de novos mercados. Sejam novos produtos ou serviços, segmentos de atividade, áreas geográficas ou indústrias, com este apoio é mais fácil investigar e estudar a viabilidade de um projeto.
Esta pessoa pode investigar o tema em questão, compilar dados de mercado e encontrar estatísticas, bem como mantê-lo atualizado sobre as mudanças no setor. Mas pode ir ainda mais longe se lhe pedir para localizar contatos comerciais e entrar em contato com as pessoas certas.
6# Atendimento ao cliente
Contratar um assistente virtual é uma excelente forma de melhorar a relação com os clientes. Pode atender as consultas recebidas, responder a e-mails, fornecer suporte técnico e serviços de chat ao vivo, e acompanhar as conversas em diferentes redes sociais.
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7# Vendas
Um assistente virtual pode acrescentar pessoas à sua rede de contactos, encontrar potenciais clientes, ir a reuniões comerciais, fazer telemarketing, preparar material promocional, contratos e propostas individuais, inserir informações de pedidos na sua base de dados, preparar e enviar faturas e até gerir todo o processo comercial.
8# Gestão de projetos
Se a sua empresa funciona por projetos, sabe que não é fácil manter toda a gente alinhada e a par dos timings que tem para cumprir. Neste caso, pode contactar um assistente virtual para lidar com a gestão de projetos da empresa – uma ajuda preciosa para garantir que tudo é entregue a tempo e horas, com a qualidade prevista.
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