Quando confrontados com um novo problema, desafio, ou novidade, é prática comum para muitos líderes reunir um conjunto de pessoas competentes na matéria para decidir o que fazer. A estas reuniões, em que todas as ideias são válidas, chama-se normalmente brainstorming.
Organizar uma sessão de brainstorming pode ser uma reação a uma iniciativa da concorrência, ou algo planeado para antecipar uma transformação no setor. Uma forma de lidar com reclamações dos clientes ou de aproveitar uma oportunidade que se abriu.
Seja qual for o motivo que originou o brainstorming, é importante seguir um conjunto de boas práticas para garantir que as sessões são produtivas, criativas e que não antagonizam nenhum dos participantes. Descubra como fazer e quais as vantagens.
O que é o brainstorming
Brainstorming é um processo criativo em que uma pessoa ou grupo contribui com soluções para resolver um problema. Os métodos de brainstorming podem ser tão simples como fazer listas ou tão detalhados como criar um mapa mental.
Geralmente, acontece nos estágios iniciais de um projeto, e o objetivo é terminar com um conjunto de soluções criativas e eficazes. É possível fazer um brainstorming usando um quadro branco, software online ou apenas um pedaço de papel e uma caneta.
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As vantagens do brainstorming
Não foi por acaso que o brainstorming se popularizou tanto nos últimos anos. Há muito que o papel de um líder é mais do que o de um guru que resolve todos os problemas sozinho. Os colaboradores esperam que a sua chefia seja também um facilitador de ideias, um dinamizador de discussões e um moderador que partilha o palco. Neste aspeto, poucas ferramentas são tão poderosas e democráticas como brainstorming, que dá a oportunidade a que diferentes vozes se pronunciem em relação a um tema.
É fácil descartar o brainstorming como mais uma metodologia de gestão teórica com pouca aplicabilidade prática no contexto real da sua empresa. Pode achar que as discussões não serão produtivas ou ter más experiências passadas. No entanto, as empresas que o fazem bem conseguem juntar o conhecimento do grupo para resolver problemas mais depressa, encontrar soluções mais criativas, envolver todos os colaboradores e aumentar a motivação.
A Google Ventures usa recorrentemente esta ferramenta para detetar novas oportunidades de investimento no mercado. A ideia para o Amazon Echo nasceu de uma sessão semelhante. O MIT e a Microsoft desenvolveram técnicas personalizadas de brainstorming que funcionam para as suas realidades. Como o conseguiram? Em parte, porque seguem um conjunto de boas práticas universais que garantem sessões produtivas e criativas.
Como conduzir uma sessão de brainstorming em 10 boas práticas
Existem incontáveis metodologias que detalham diferentes formas de conduzir uma sessão de brainstorming. Provavelmente, já terá tentado algumas das mais comuns, como o método que envolve simplesmente colocar uma pergunta e gerar uma discussão a partir daí.
As alternativas mais complexas envolvem dosear o tempo de intervenção de cada participante, e algumas até incluem sistemas de votação de ideias. Independentemente do método de brainstorming que usar, existem 10 boas práticas que não deve descurar.
1# Comece por criar uma base factual comum
Os factos fornecem um catalisador para a inovação num brainstorming, aumentam o valor das ideias geradas, e reduzem a probabilidade de os participantes passarem muito tempo a explorar ideias construídas com base em pressupostos errados.
As melhores empresas fazem o trabalho de casa antes da sessão de brainstorming e reúnem, organizam e apresentam informações úteis aos participantes. Durante a preparação, responda a estas questões com dados:
- Que novas tecnologias estão a emergir?
- Que novas categorias de produto estão a crescer?
- O que é que a concorrência está a fazer?
- Que tendências estão a moldar o comportamento dos clientes?
- Que necessidades dos clientes ainda não têm resposta no mercado?
- Que segmentos de cliente oferecem as melhores oportunidades?
As melhores ideias de negócio provavelmente estarão na interseção da resposta a estas questões.
2# Defina o âmbito
Uma das dificuldades mais comuns do brainstorming é a falta de foco. Um problema normalmente leva a outro e a equipa acaba por discutir temas muito longe do âmbito original. Defina as fronteiras da discussão, os temas que estão em aberto, e os outros pontos que, apesar de importantes, terão de ser discutidos noutro fórum.
Isto significa impor restrições suficientes para concentrar os esforços dos participantes, mas deixar espaço para permitir o surgimento de ideias verdadeiramente inovadoras. Para o fazer, siga uma destas 3 técnicas:
- Defina palavras-chave. Imagine que gere uma equipa numa empresa alimentar e está a conduzir um destes workshops. Para identificar oportunidades de novos produtos, por exemplo, os participantes podem ser orientados especificamente a pensar em lanches “rápidos e saudáveis”. Estas são as palavras-chave com que todas as ideias devem estar relacionadas.
- Lista de Perguntas. Outra técnica muito comum é lançar perguntas chave a que os participantes devem responder. Assim, sempre que a conversa se desviar do objetivo inicial, pode voltar à lista de perguntas para perceber se está mais próximo de lhes responder.
- Temas proibidos. Em alternativa, liste claramente os temas que não devem ser abordados numa dada sessão de brainstorming. Por exemplo, pode assumir que um determinado mercado está fora do âmbito, ou que a discussão de certos custos não é relevante. Tendo identificado os pontos fora do âmbito é mais fácil concentrar-se no cerne da discussão.
3# Envolva pessoas com visões diferentes
Muitos líderes acreditam que a melhor forma de garantir um brainstorming produtivo é excluir pessoas com visões antagónicas. Apesar de ser uma forma de acelerar os workshops, esta opção reduz a criatividade global do grupo e o número de ideias que surgem. Mas, acima de tudo, a falta de contraditório pode ser perigosa.
Quando muitas pessoas que partilham a mesma ideia e a discutem durante algum tempo rapidamente se convencem de que estão perante uma boa oportunidade. Basta que não sejam apresentadas opiniões contrárias ou factos alternativos.
É por isso importante convidar para cada sessão pessoas chave que sejam capazes de manter o sentido crítico, e apresentar fundamentadamente ideias divergentes e novas visões. Numa sessão de 5 pessoas, é importante que pelo menos um colaborador faça o papel de “advogado do diabo” e que seja encarregado de colocar as perguntas difíceis.
4# Mantenha um registo visual
Numa sessão de brainstorming em que são discutidas inúmeras ideias diferentes, é importante manter um registo visual das principais conclusões a que o grupo chegou. Esta sugestão tão simples, ajuda a manter o foco e a aumentar o sentimento entre a equipa de que se está a chegar a conclusões concretas.
Numa reunião presencial, vá registando as conclusões num quadro branco ou em post its. Se for à distância, mantenha um ficheiro partilhado onde possam ir registando as ideias chave que vão sendo geradas.
5# Faça pontos de situação regulares
Para evitar perder o foco, devem ser feitos pontos de situação regulares (por exemplo, a cada hora) das conclusões do brainstorming. Nestes momentos, normalmente antes de uma pausa, resuma as principais conclusões de uma forma simples para garantir que toda a equipa está confortável e que acredita no que ali foi dito. Entre estes momentos, destacam-se dois: o arranque e o fecho.
No momento de arranque, é importante a presença do líder para definir o âmbito, explicar a importância do tema para a empresa e desafiar a equipa. No fecho, o ponto de situação deve ser mais completo, as principais conclusões reanalisadas e lançados os próximos passos e um plano de ação completo com responsáveis e datas.
6# Nomeie um responsável pelo tempo
“Se há uma coisa que aprendi em 52 anos de serviço público é que não existe problema tão complexo, nem crise tão grave que não possa ser resolvida em 20 minutos.” A frase pertence a Winston Churchill e tem sido repetidamente utilizada para resumir os benefícios de reuniões curtas e focadas.
O mesmo princípio é válido nas sessões de brainstorming. Ao fim de algumas horas a equipa começa a ficar desgastada e a criatividade sofre. Por isso, é importante fazer bem a gestão do tempo e nomear alguém para marcar a distribuição de temas para discussão. Não é produtivo perder 1 hora para responder à primeira questão do brainstorm e ficar sem tempo e energia para as restantes.
Para ser eficaz, uma reunião de brainstorming deve ter uma duração total entre 20 minutos e 2 a 3 horas. E é melhor ter várias sessões separadas no tempo do que uma muita longa.
7# O líder deve participar
Muitos líderes evitam os brainstormings para que todos os colaboradores participem ativamente sem se sentirem constrangidos pela sua presença. Apesar de esta opção ter algumas virtudes do ponto de vista da dinamização, acaba por ser contraproducente tanto durante a discussão como na validação posterior das ideias.
Durante o workshop, é natural que surjam questões e ideias que precisam da intervenção do líder no momento. Pior, os colaboradores podem acabar por achar que as suas ideias não são valorizadas ou que a discussão não é importante (caso contrário, o líder estaria lá).
A postura correta durante um workshop será que o líder esteja presente durante todo o brainstorming e que participe na mesma medida do que os restantes colaboradores- não monopolize a discussão, mas que também não peque por falta de comparência. A presença ativa do líder é fundamental durante todo o processo.
8# Evite os monopolizadores habituais
Em qualquer empresa ou equipa, existem sempre personalidades mais fortes, egos mais marcados e pessoas mais extrovertidas. Todos são bem-vindos numa sessão de brainstorming mas é importante que a discussão não seja dominada pelas pessoas com estas características, ou por quem tem mais experiência ou cargos elevados. Um dos desafios do brainstorming é incentivar que todos participem e que a discussão não seja mais do que uma repetição de velhas ideias.
Existem até empresas que recorrem a técnicas como o controlo do tempo da participação de cada pessoa e a passagem de um testemunho físico (uma bola ou marcador) para assinalar o direito à palavra. Podem parecer medidas extremas, mas são essenciais para promover a criatividade do grupo e garantir a produtividade da sessão.
9# Evite julgamentos precipitados
Não julgue as ideias. A criatividade pode ser severamente prejudicada por inibições. Se estiver preocupado com a qualidade de cada ideia individual, muitas vezes não será capaz de gerar ideias suficientes para realmente explorar a imaginação. Para um brainstorming ser verdadeiramente eficaz, permita que todos pensem livremente – guarde os julgamentos para mais tarde.
10# Resuma as melhores ideias
No fim de uma sessão de brainstorming é comum ter uma longa lista de ideias. Para agradar a todos, muitos líderes optam por não fazer qualquer triagem ou priorização no momento. Mas para manter o foco, é importante decidir em equipa o top 3 ou top 5 de ideias a perseguir. Para isto, pode ser necessário encontrar alguns critérios de decisão – o impacto nas vendas, rentabilidade, alinhamento com tendências ou outros.
De forma objetiva ou subjetiva, procure reduzir o número de ideias geradas para identificar as que vão realmente fazer a diferença para a sua empresa. A seguir, teste-as. Só desta forma é que os colaboradores vão perceber a importância do brainstorming.
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