Um orçamento é uma ferramenta essencial para antecipar o futuro financeiro de um negócio. Torna qualquer operação mais simples, previsível e eficiente a ajuda a garantir que se está a gastar dinheiro nos lugares certos e momentos certos. Com menos surpresas, aumenta a probabilidade de sucesso a longo prazo. Descubra como fazer um orçamento seguindo estes passos.
#1 Comece por analisar a fundo as receitas dos últimos 12 meses
Antes de prever o futuro, deve conhecer o passado. Analise as fontes de receita dos últimos 12 meses, de preferência mês a mês. Qual é a faturação mensal e qual é a tendência? Está em registo descendente ou crescente? Existiram fatores excecionais (positivos ou negativos) que justificaram os resultados obtidos e que dificilmente se vão repetir?
#2 Crie diferentes cenários de receitas e assuma pressupostos
Como fazer um orçamento sem assumir alguns pressupostos? Este é um exercício de estimativas e projeções, não apenas de análise.
Traduza a informação histórica numa estimativa de faturação para os próximos 12 meses, novamente mês a mês. Para o fazer, deve assumir alguns pressupostos – número de unidades vendidas, crescimento em diferentes mercados ou a adoção de novos produtos lançados.
As melhores organizações criam vários cenários de receitas, dos mais otimistas aos mais conservadores. No cenário mais otimista de todos, considere que todos os objetivos são atingidos ao máximo. Depois, crie o cenário mais pessimista, em que para além de não atingir os objetivos perde vendas em algumas áreas. Por fim, defina um cenário mais provável, com um pouco dos anteriores. Qual é a estimativa de receitas mensal em cada cenário?
#3 Analise os custos passados
Para saber como fazer um orçamento é preciso primeiro analisar custos, para depois os projetar no futuro.
Comece por identificar as diferentes rúbricas de custos e quanto representaram no último ano. Por exemplo, quanto foi gasto em energia ou marketing. Como benchmark para uma organização típica de ecommerce, esta é a distribuição do custo de uma venda:
Quanto custa uma venda em ecommerce?
Sabia que fazer um orçamento ajuda a reduzir custos? É nesta fase que muitos empreendedores se apercebem de certas rúbricas que têm um peso desproporcional nos custos totais. Por exemplo, pode chegar à conclusão que “x”% dos custos são em combustível, quando achava que era menos. Está na hora, por exemplo, de procurar um parceiro que lhe possa dar descontos nesta área. Ou que um determinado fornecedor de matéria-prima tem um peso muito elevado. Negoceie diretamente com o fornecedor um desconto de quantidade.
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#4 Classifique os custos em fixos, variáveis, únicos e inesperados
De seguida, classifique cada rúbrica de acordo com estas 4 categorias, comuns a todas as empresas.
- Custos fixos: despesas que são independentes do volume de vendas, como alugueres, hipotecas, salários, internet, serviços de contabilidade e seguros;
- Custos variáveis: despesas que variam em função do volume de produção ou das vendas, como o custo da matéria-prima, de embalagem, de envio, comissões bancárias ou sobre vendas, energia, água ou combustível;
- Custos únicos e investimentos, são as despesas que não se vão repetir, como o custo de equipar um novo armazém ou de comprar uma viatura;
- Custos inesperados, que não são previsíveis como, por exemplo, a reparação de um equipamento que se avariou.
Conhecendo bem o histórico de custos, está na hora de fazer a previsão para os próximos meses.
#5 Estime os custos variáveis para cada cenário de receitas
Os custos variáveis devem ser adequados a cada cenário de receitas, pois estão dependentes do volume de faturação previsto. Por exemplo, se tem 5.000 € por ano reservados para marketing e estima duplicar as receitas, esta rúbrica terá de crescer em conformidade (mas não necessariamente em proporção).
#6 Verifique se os custos fixos se irão manter
Os custos fixos serão aproximadamente sempre os mesmos em qualquer cenário de receitas. A exceção seria um orçamento que previsse uma expansão de tal ordem que tenha, por exemplo, de mudar de local.
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#7 Reserve um montante para os custos inesperados
Já os custos inesperados devem aumentar na mesma proporção das vendas. Por exemplo, se teve 1.000€ de despesas imprevistas para 100.000€ de vendas, é provável que esse montante aumente se passar a vender 1.000.000€. Assuma um valor de reserva para estas despesas inesperadas, apesar de ainda não saber em que será gasto.
#8 Projete os investimentos do ano seguinte
Os investimentos são todos os custos únicos que terá de fazer para suportar cada cenário de receitas. Por exemplo, pode ter de adquirir mais viaturas ou um novo armazém para dar resposta ao crescimento esperado.
#9 Estimar pagamentos de impostos, dívidas e juros
Para ter a visão geral das despesas da sua empresa durante o período a orçamentar, falta ainda considerar alguns fatores essenciais.
O primeiro é o pagamento de impostos, nomeadamente IVA e IRC, que terão um impacto maior na gestão de tesouraria. Mas se tem dívidas antigas a pagar, seja a fornecedores, à banca ou ao estado, deve considerar também o seu abatimento, bem como eventuais juros.
Tudo somado, deve saber quanto custará por mês manter a empresa em andamento, durante o período que está a orçamentar.
#10 Visualize a demonstração de resultados prevista
A melhor forma de analisar visualmente o orçamento passa por criar uma demonstração de resultados provisional. Este é um exemplo.
RECEITAS:
- Vendas de produtos: 19.000 €
- Receitas de investimentos: 500 €
Receita total: 19.500 €
DESPESAS:
- Custos fixos
- Aluguer: 1.050 €
- Salários: 5.000 €
- Hospedagem de site: 50 €
- Seguro: 50 €
- Comissões bancárias: 125 €
- Internet e Telefone: 50 €
- Serviços de contabilidade: 100 €
Custos fixos totais: 6.425 €
- Despesas variáveis
- Comissões de vendas: 2.000 €
- Custos de publicidade digital: 1.000 €
- Conta de eletricidade: 200 €
- Matérias-primas: 200 €
- Transporte: 50 €
Despesas variáveis totais: 3.450 €
- Custos únicos
- Nova app: 1.000 €
- Novo software: 500 €
- Material de escritório para novo local: 300 €
- Custos únicos: 1.800 €
- Despesas totais: 11.675€
Margem Bruta (EBIDTA) = Receita total – Despesas totais = 19.500 € – 11.675 € = 7.825€ Juros, impostos, amortizações Juros à banca: 100€ IRC: 1.400€ Amortização de equipamentos: 100€ Total Juros, impostos, amortizações = 1.600€ Resultado líquido: EBITDA – Total Juros, impostos, amortizações = 6.225€ |
#11 Equilibre o orçamento com a estimativa do fluxo de caixa
O fluxo de caixa gerado pela empresa é a diferença entre o dinheiro que entra e o que sai, todos os meses. Um cash flow (fluxo de caixa) positivo significa que entra mais do que sai, e é desta forma que se deve tentar equilibrar o orçamento.
Sabendo o prazo médio de recebimento dos clientes e a quantos dias paga aos fornecedores, consegue criar um novo mapa, com esta estimativa, mês a mês. Se num dado mês entrar no “vermelho” e não tiver reservas de caixa para suportar essa despesa, terá de recorrer a um crédito, o que traz ainda mais custos.
Em vez disso, procure antecipar receitas ou atrasar despesas para que o orçamento se consiga autofinanciar, sem ter de consumir reservas próprias ou capital externo.
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