Descubra estas 7 dicas para melhorar a gestão financeira, aumentar a produtividade da equipa e viver o dia-a-dia com menos sobressaltos. Veja como poupar na sua empresa, de forma prática.
Porque é importante poupar na empresa?
Procurar formas de reduzir custos na empresa pode ser uma preocupação relegada para segundo plano, pelo facto de as atividades diárias absorverem o tempo e a disponibilidade para planear uma gestão financeira otimizada. Contudo, poupar é uma forma mais direta de aumentar a rentabilidade do negócio do que procurar novos clientes.
Vejamos um exemplo prático. Imagine uma empresa com um volume de vendas anual de 50 milhões de euros e uma taxa de lucro de 15% ou 7,5 milhões. A percentagem que a empresa gasta em bens, serviços e matérias-primas é de 40% do volume de negócios. Uma poupança de 8% nas compras dá um resultado adicional de 3,2 milhões, o que aumentaria os lucros totais para 10,7 milhões. Para obter o mesmo resultado pela via de aumento das vendas, teria de aumentar o volume de negócios em cerca de 15 milhões de dólares, ou 30%. Isto mostra a importância da poupança de custos.
Por outro lado, em tempos de crise, inflação e recessão, a economia enfrenta uma redução expressiva do consumo e os preços das matérias-primas tendem a subir, o que torna o esforço de poupança ainda mais significativo. Sabendo de antemão a existência destas fases, é importante planear formas inteligentes de poupar na empresa e garantir um fundo para fazer face a possíveis períodos de acalmia. Assim, poderá fazer a diferença nestes momentos e garantir a sobrevivência e prosperidade do negócio, mesmo durante tempos difíceis.
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7 dicas para poupar na sua empresa
Seja para fazer face a uma crise, ou para aumentar a rentabilidade, é sempre importante planear formas de reduzir os custos. Estas 7 dicas podem resultar numa redução considerável de encargos empresariais.
1. Poupar energia
O consumo de energia das empresas é um dos principais fatores de custos, considerando o elevado número de equipamentos que têm de permanecer ligados durante todo o dia para o desenvolvimento da sua atividade. Contudo, existem alguns cuidados que podem fazer a diferença nos gastos energéticos.
- Dispor as secretárias junto das janelas para aproveitar a luz natural e evitar o recurso à luz elétrica. Esta dica beneficia as finanças e também o bem-estar dos colaboradores.
- Usar cores claras na decoração, que irão refletir e distribuir melhor a luz natural.
- Instalar sensores de movimento para que as luzes sejam ativadas apenas durante o tempo estritamente necessário.
- Substituir as lâmpadas tradicionais por lâmpadas LED.
- Diminuir o termóstato no inverno e aumentar no verão.
- Instruir os colaboradores a desligarem os equipamentos na tomada ao final do dia.
- Colocar sinalética em locais estratégicos das instalações, para relembrar os gestos simples de poupança de energia.
- Promover sessões periódicas com toda a equipa para sensibilizar para a poupança energética.
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2. Reduzir o consumo de água
As contas da água, apesar de, em regra, serem menos avultadas quando comparadas com as da luz, constituem uma parte importante dos encargos de uma empresa. Com estas medidas simples e práticas, o consumo pode ser significativamente reduzido.
- Incentivar os colaboradores a fecharem as torneiras quando a água não estiver a ser utilizada.
- Estar atento a eventuais infiltrações ou fugas que provoquem desperdício de água, mesmo que pareçam menores. Quando contabilizadas ao final do mês ou do ano, totalizam despesas significativas.
- Instalar equipamentos de controlo nas torneiras e nos autoclismos para evitar que a água jorra desnecessariamente, e optar por componentes sanitárias mais eficientes.
- Sempre que possível, usar água não potável para fins industriais.
- Reduzir o uso do ar condicionado ao imprescindível.
- Em caso de regas de espaços verdes, usar um temporizador para limitar o consumo de água. Sempre que possível, recolher a água usada para reutilizar em regas posteriores ou em limpeza.
- Fazer uma manutenção regular aos equipamentos de climatização para garantir que estão a funcionar da forma mais eficiente possível.
3. Reavaliar os custos de telecomunicações
O telefone e a internet são dois encargos que qualquer empresa precisa para manter e desenvolver o seu negócio, mas é possível reduzi-los sem prejudicar as necessidades.
- Analisar as reais necessidades da empresa (telefone fixo, telemóvel, acessos à Internet, etc.) e contratar apenas os serviços essenciais, com uma boa relação custo/benefício.
- Evitar adicionar serviços que não serão usados apenas porque estão com desconto.
- Comparar as ofertas da concorrência e considerar, para além do preço, as condições. As empresas têm o direito de mudar quando encontram um plano mais vantajoso. Além disso, renegociar com a operadora atual pode resultar num plano mais económico.
- Estar atento às ofertas de adesão e promoções em vigor e aproveitar as condições vantajosas oferecidas pelas operadoras.
- Se a empresa usufrui de serviços extra ou premium que foram oferecidos no momento de adesão, e se não forem necessários, cancelar a subscrição quando deixarem de ser gratuitos, para que a empresa não seja faturada por eles.
4. Gerir material de escritório
Quando o material de escritório não é controlado, pode representar um custo elevado e evitável – quer por uso excessivo, quer pela natureza do material. No final do mês, a poupança pode ser surpreendente.
- Fazer uma lista do material que é efetivamente necessário comprar, para evitar adquirir itens não necessários.
- Comparar os preços das lojas ou dos fornecedores, e pedir pelo menos 3 orçamentos para comparar opções.
- Avaliar se uma compra de grandes quantidades poderá ser financeiramente mais benéfica, sobretudo do material que é usado com mais frequência (como, por exemplo, resmas de papel). As compras por packs podem oferecer descontos mais vantajosos. Apesar de despender uma maior quantia na compra, acaba por compensar a longo prazo.
- Optar por marcas genéricas. Na maior parte das vezes, as diferenças de qualidade não são significativas e, dessa forma, as compras serão mais económicas.
5. Renegociar com fornecedores
O pagamento a fornecedores constitui sempre uma despesa importante no final do mês, pelo que vale a pena tentar obter uma redução do valor a pagar.
- Tentar renegociar os preços com os fornecedores, sobretudo com aqueles com quem a empresa já tem uma relação de trabalho longa.
- Se não for possível, pesquisar alternativas mais vantajosas no mercado, sem prejuízo da qualidade. Mesmo que os valores atuais sejam satisfatórios, é importante estar a par dos valores praticados.
- Verificar se a centralização de compras poderá resultar em descontos especiais, evitando também dispersão entre fornecedores.
6. Otimizar a gestão de recursos humanos
Uma grande parte dos encargos mensais de uma empresa destina-se aos recursos humanos. Contudo, também nesta área é possível poupar.
- Fazer contratações apenas quando for necessário para o crescimento da empresa, e para dar resposta a aumentos comprovados de volume de negócios.
- Apostar em colaboradores qualificados, para evitar prejuízos para a empresa e despedimentos.
- Em caso de despedimentos, consultar o que diz a Lei para que os custos correspondam com precisão ao legalmente exigido.
- Considerar recorrer a outsourcing para evitar encargos com colaboradores, sem prejudicar a qualidade e produtividade da empresa.
- Desenvolver estratégias de retenção de talentos para reduzir os custos com rotatividade, contratações e demissões.
7. Tirar partido das ferramentas de venda online
Reorientar os canais de venda para o digital é uma forma de poupar custos avultados em rendas de armazéns, lojas, salários e processos logísticos. Não só terá acesso a um público maior, sem restrições geográficas, como poupará em várias frentes.
- Os negócios online não implicam despesas diretas e físicas como, por exemplo, água e rendas.
- Os produtos passam a estar disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, a pessoas de todo o mundo.
- A loja online pode ser gerida a partir de qualquer lugar.
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