Se dúvidas houvesse sobre a importância da gestão de equipas, estas estatísticas são esclarecedoras:
- Segundo um estudo realizado pela consultora McKinsey, a maioria dos investidores acredita que a qualidade de uma equipa é o fator mais importante ao avaliar um investimento, acima do desempenho financeiro, adequação ao mercado ou tecnologia;
- As equipas com melhor desempenho e mais autonomia têm 1.9 vezes maior probabilidade de conseguir resultados acima da média;
- A atração de talento é a principal preocupação dos CEO, acima da Covid-19, crescimento de vendas ou margem de lucro.
Estas são algumas das formas de construir uma equipa de sucesso:
#1 Defina claramente as responsabilidades de cada um
Não é possível criar uma equipa de alto desempenho com um bom acompanhamento. Isto deve incluir a distribuição do trabalho e o seguimento do que vai sendo feito, no dia-a-dia.
As tarefas de todos os elementos devem estar visíveis num quadro ou calendário para que cada pessoa se sinta motivada a terminar o seu trabalho a tempo. A distribuição de responsabilidades deve ter em conta as competências de cada um e assegurar uma carga de trabalho adequada.
Com pessoas diferentes a contribuir para múltiplos projetos, esta gestão pode ser especialmente desafiante. Mas se não o fizer, estará a assignar tarefas críticas a pessoas que não estão preparadas para o fazer, demorará mais tempo a executar ou pode até sentir que precisa de mais recursos sem necessidade.
Um quadro Kanban pode ser uma solução fácil e simples para manter toda a equipa organizada. Cada coluna representa um estado (Pendente, Planeado Em curso, Concluído) e cada cartão uma tarefa.
Esta ferramenta destaca prazos e metas e tornam mais fácil ver o que está por vir, o que está em curso, o que precisa de ser revisto e quem é o responsável em cada etapa.
#2 Estabeleça objetivos claros
A gestão de equipa é mais do que o controlo de tempos e prazos. Quando os trabalhadores têm objetivos, são mais propensos a permanecerem focados e concluir a tarefa. Cada projeto ou processo precisa de um KPI, um indicador claro para medir o sucesso.
Por exemplo, se está a rever uma loja online, pode medir a taxa de abandono do carrinho de vendas todas as semanas, para perceber se as mudanças estão a surtir efeito. Este foco no resultado final passa uma mensagem para a equipa de que mais do que o tempo, se valorizam resultados.
#3 Elimine o máximo possível de interrupções de sua equipe
Cerca de 40% dos trabalhadores são interrompidos 10 vezes ou mais ao longo do dia de trabalho. Quanto mais se esforçar por criar um ambiente produtivo onde se possa realmente trabalhar, melhor será a gestão de equipa. Para isso, deve:
- Evitar reuniões de última hora ou sem agenda definida;
- Garantir que as reuniões começam e terminam a horas;
- Automatizar tarefas repetitivas ou burocráticas, com recurso a ferramentas informáticas para o efeito;
- Promover pequenos intervalos ao longo do dia para recuperar energia;
- Dar o exemplo e ser o primeiro a evitar interrupções como emails urgentes ou chamadas desnecessárias;
- Cortar nas longas cadeias de email e preferir conversas em grupos por temas ou projetos;
- Minimizar o número de notificações que recebe.
#4 Use as ferramentas colaborativas certas
Para além de rotinas e procedimentos, a gestão de equipas faz-se também com as ferramentas colaborativas certas. Nomes como Dropbox, Google Sheets, Slack ou Trello há muito que entraram no léxico de equipas produtivas, por bons motivos. Mas existem muitas outras que vale a pena conhecer, tanto para marketing, automação, gestão documental, comunicação, gestão de tarefas, faturação ou vendas.
Estas ferramentas simplificam, agilizam e automatizam. Pode ter algum trabalho a escolher, customizar e treinar, mas vale a pena. Sem uma comunicação eficaz, um em cada cinco projetos falha, portanto, vale a pena investir algum tempo na procura das ferramentas certas.
#5 Incentive a comunicação interna
A produtividade é uma consequência natural de uma comunicação interna clara, atempada e estruturada. Promova diferentes canais onde os colaboradores possam colocar questões e obter respostas em tempo real. Os erros e atrasos são inevitáveis, mas uma cultura que promova a comunicação aberta faz com que a empresa reaja mais rapidamente a quaisquer problemas que surjam. Assim, será muito mais fácil encontrar soluções.
#6 Construa relações de confiança
O primeiro passo para a gestão de equipa é construir confiança. Existem diferentes formas de o fazer:
- Mostre à equipe que as suas opiniões e pontos de vista são válidos. Para criar uma equipa inovadora, as pessoas precisam saber que trabalham num espaço seguro para dar ideias e recolher feedback;
- Valorize a diversidade. Celebre as diferenças, os pontos de vista alternativos e novas abordagens ao trabalho;
- Encoraje as pessoas. Destaque os pontos fortes dos colaboradores e ajude com dicas sobre como melhorar seus pontos fracos;
- Mostre empatia. Uma relação profissional nunca é 100% sobre trabalho. Apoie os desafios individuais, e demonstre empatia com as dificuldades pessoais.
Uma equipa terá muita dificuldade em apresentar novas ideias ou em resolver conflitos internos se não existir confiança. E sem confiança, é impossível cultivar uma cultura de alto desempenho.
#7 Dê espaço para criar e inovar
Um gestor experiente sabe que a inovação é a chave das equipas de alto desempenho. Os colaboradores que apresentam consistentemente novas ideias e inovações na empresa mantêm as empresas relevantes e lucrativas. Ao dar espaço para criar e inovar, com autonomia e responsabilização, está a contribuir para o futuro da empresa.
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