As folhas de cálculo são ferramentas essenciais para qualquer negócio. São usadas para criar listas, manipular dados e realizar cálculos de forma rápida, incluindo a preparação de relatórios financeiros, controlo orçamental, análises de marketing e a organização de informações importantes da empresa.
Entre as várias opções disponíveis destacam-se dois líderes mundiais de mercado: o Google Sheets e o Microsoft Excel. Ao longo dos últimos anos, têm sofrido vários updates que podem fazer com que a melhor opção para a sua empresa seja diferente do que era há alguns anos.
Google Sheets vs Excel: quais são as diferenças?
Custo
Vencedor: Google Sheets
Há uma primeira diferença importante no comparativo Google sheets vs Excel: o preço. Embora o Google Sheets faça parte do pacote G Suite do Google para empresas, é gratuito para uso individual. O Excel está disponível com Microsoft Office, e exige uma assinatura anual do Microsoft 365, Office 365 ou uma compra única. Existe uma versão online gratuita do Excel mas com funcionalidades inferiores às que estão disponíveis na versão paga.
Com o Google Sheets é possível fazer o upgrade a qualquer momento para a versão Business (paga) mas a versão pessoal (grátis) tem recursos suficientes para a maioria dos utilizadores. A diferença para a versão paga é que é possível gerir as permissões de grupos, a partir de 4.7 € por utilizador por mês. A versão corporativa (15.6 € por pessoa por mês) inclui ainda mais funcionalidades, como pesquisa inteligente e segurança adicional. O Office 365 Business, que inclui a versão desktop do Office para PC ou Mac, começa em € 8,8 por mês por pessoa.
Capacidade e velocidade de processamento
Vencedor: Excel
A melhor opção para o seu negócio vai depender da quantidade de dados que normalmente inclui nas suas folhas de cálculo. O Excel é a melhor opção para grandes quantidades de dados: permite até 17.179.869.184 células vs as 5.000.000 do Google Sheets. Além disso, a velocidade de processamento é superior no Excel; se o conjunto de dados tiver mais de 5.000-10.000 linhas, considere o Excel em vez do Google Sheets.
Com o aproximar do limite máximo de capacidade, tanto um como o outro ficam mais lentos, portanto, a preferência deve ir para o Excel, apesar do custo superior, sempre que as exigências de processamento ou quantidade de dados forem maiores.
Trabalho colaborativo
Vencedor: Google Sheets
O Google Sheets foi desenhado para facilitar o trabalho em equipa. É fácil adicionar colaboradores a ficheiros, acompanhar as alterações à medida que ocorrem, receber notificações das edições que acontecem enquanto esteve ausente e conversar com colegas que estão a trabalhar no mesmo documento. Todas as alterações são guardadas automaticamente à medida que vai trabalhando. E atualmente já é possível disponibilizar os ficheiros para trabalho offline, para que possa criar, ver e editar, onde e quando quiser.
O Google Sheets é a melhor opção se privilegia colaboração em tempo real. Uma das principais vantagens é que permite que várias pessoas estejam a trabalhar em simultâneo no mesmo documento. No duelo Google Sheets vs Excel, esta é uma das funcionalidades em que o Google Sheets é superior: deixa de ser necessário criar e gravar várias versões, acabam-se as duplicações de ficheiros e emails com ficheiros excel. Também pode ver quem está a trabalhar num dado ficheiro em tempo quem e começar uma conversa com essa pessoa.
Trabalho em equipa: como gerir o teletrabalho de forma eficiente?
Funcionalidades
Vencedor: Excel
A maioria das pessoas usa as funções básicas do Excel, que também estão disponíveis no Google Sheets.
Se optar pelo Google Sheets prepare-se para abdicar de macros, muitos dos atalhos de teclado, e também de alguns dos filtros das tabelas. Se precisar de algo mais complicado, é provável que tenha de recorrer a um add-on (um software criado por uma entidade parceira da Google), que nem sempre são tão fiáveis, simples de usar ou de personalizar como o Google Sheets.
Simplicidade de utilização
Vencedor: Google Sheets
A simplicidade do Google Sheets é o que atrai quem quer apenas fazer coisas simples. E como é totalmente online, não precisa de descarregar, instalar ou atualizar. O setup e manutenção são mais simples do que com o Excel.
No duelo Excel vs Google Sheets, não há um vencedor claro. Ao escolher a sua opção, é importante considerar o contexto em que a sua equipa o vai usar.
Aqui fica um resumo dos principais pros e contras de cada um.
| Google Sheets | Microsoft Excel | |
| Custo | Vencedor | |
| Capacidade e velocidade de processamento | Vencedor | |
| Trabalho colaborativo | Vencedor | |
| Funcionalidades | Vencedor | |
| Simplicidade de utilização | Vencedor |
Porque escolher o Google Sheets para o seu negócio?
- O Google Sheets é uma opção mais intuitiva e low-cost;
- O Google Sheets também é a melhor opção se valoriza a colaboração em tempo real;
- Por ter algumas limitações de funcionalidades e personalização, esta opção é recomendada para freelancers ou PME com requisitos de dados reduzidos a moderados.
Porque escolher o Excel?
- Se faz parte de uma empresa que realiza muitas análises de dados, o Excel é a melhor opção;
- O Excel foi construído para armazenar e trabalhar com grandes quantidades de dados, e consegue manter a velocidade de processamento à medida que são inseridos mais e mais dados.
Ambos são excelentes em termos de recursos básicos. Mas se precisa de cálculos com muitos dados, o Excel é essencial. Se, por outro lado, prefere poder partilhar ficheiros de forma simples e acabar com o problema das várias versões de ficheiros, a melhor opção é o Google Sheets.
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