Com a massificação do trabalho híbrido, a Google quis disponibilizar um conjunto de serviços para que as empresas possam trabalhar de forma eficiente em qualquer lugar. O Google Workspace (o upgrade do G Suite) tem funcionalidades acrescidas, armazenamento cloud de 1 terabyte e acesso às ferramentas de trabalho mais conhecidas da Google. Um claro concorrente do Microsoft 365, o Google Workspace tem potencial para ajudar todas as empresas, incluindo as mais pequenas, a prosperar no mundo dos negócios, mesmo sem grandes orçamentos. Descubra o que é e se vale a pena.
O que é o Google Workspace?
Como referido acima, o Google Workspace é um upgrade do G Suite que congrega uma série de serviços para empresaras, além das já conhecidas ferramentas da Google – Gmail, Docs, Sheets, Drive, Meet, Chat. Entre as funcionalidades adicionais estão:
- Email personalizado @asuaempresa;
- Mais espaço na cloud para Gmail e Drive;
- Apoio técnico por telefone;
- Interoperabilidade com o Microsoft Outlook;
- Opções adicionais de segurança.
Essencialmente, o Google Workspace fornece ferramentas para que possa trabalhar em equipa, com clientes e parceiros, a partir de qualquer lugar.
Para que serve o Google Workspace?
O Google Workspace serve para que possa fazer uma gestão na cloud mais inteligente do dia a dia do seu negócio. Para isso, disponibiliza diferentes planos que se adaptam a diferentes realidades, seja a nível individual, para pequenas e para grandes empresas.
Com o Google Workspace poderá:
- Criar calendários partilhados;
- Criar e trabalhar em documentos partilhados;
- Fazer chamadas de grupo no Google Meet;
- Streaming diretamente para o YouTube;
- Ter armazenamento alargado no Google Drive;
- Enviar campanhas de emails personalizadas;
- Criar um email personalizado para a sua empresa;
- Beneficiar de soluções de segurança avançada.
Além destas soluções, a Google pretende destacar-se, ainda, pelo apoio ao cliente para administradores, com acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Quais as principais vantagens do Google Workspace?
O Google Workspace é uma forma ágil de gerir o trabalho. Estas sãs as principais vantagens de trabalhar diretamente no Google Workspace.
Domínio próprio
Uma das inovações referidas acima é o facto de os planos empresariais permitirem que crie um email com domínio próprio para a sua empresa. Pode, ainda, criar um email para uma equipa (exemplo: [email protected]) e dar acesso a uma lista de colegas.
Mais armazenamento e Drive partilhada
Os planos individuais e para empresas variam no armazenamento por utilizador entre os 30 gigabytes e os 5 terabytes. Para além disso, contam também com a pesquisa simplificada de ficheiros e com a possibilidade de partilhar drives entre equipas.
Documentos colaborativos e telas inteligentes
Em todas as aplicações Google poderá trabalhar de forma partilhada, com a inovação de que também é possível criar telas inteligentes, que ajudam, por exemplo, na organização de ideias para reuniões. Além disso, pode partilhar e editar ficheiros do Office sem ter de os converter previamente. Pode, também, trabalhar offline em documentos que estejam alojados na sua cloud.
Múltiplos calendários
A Google permite que tenha vários calendários – partilhados ou não – num único local, ajudando assim a manter todos os membros da sua equipa ao corrente das suas reuniões e tarefas.
Email com filtros de prioridades
Ligar o computador de manhã e ter dezenas – às vezes centenas – de emails para ler pode ser desafiante. Por isso, a Google disponibiliza também regras para que possa encaminhar os emails logo para pastas pré-definidas, de forma a priorizar os que precisam de resposta imediata e aqueles que podem esperar.
Assistir a reuniões perdidas
Outra das grandes vantagens do Google Meet é que pode agora assistir a posteriori a reuniões que não tenha podido assistir ao vivo. É uma forma inteligente de se manter a par de tudo o que se passa na sua empresa.
Possibilidade de gerir acessos
A Google oferece aos administradores controlo das definições do trabalho das equipas. Estas configurações são ajustadas através das funcionalidades da Google Cloud ID para gerir utilizadores. Pode ainda aplicar autenticação multifator e chaves de segurança para beneficiar de proteção adicional.
Variedade de planos
Tal como outras ferramentas de trabalho, a Google, oferece planos diferenciados, conforme queira utilizar o Google Workspace para fins pessoais ou profissionais. Assim, o plano Google Workspace Individual está disponível por 8,99€/mês (ou 7,5€/mês com uma fase experimental de 14 dias), com 1 terabyte de armazenamento cloud, videochamadas mais longas e possibilidade de email profissional.
Por seu turno, nos planos Business, para pequenas empresas, encontra:
- Business Starter – por 5,20€/mês por utilizador, com 30 gigabytes de armazenamento, email empresarial, videoconferências para 100 participantes, controlos de segurança e apoio técnico padrão;
- Business Standard – por 10,40€/mês por utilizador, já com 2 terabytes de armazenamento e videoconferências para 150 pessoas e gravação;
- Business Plus – por 15,60€/mês por utilizador, com 5 terabytes de armazenamento, videoconferências para 500 participantes e controlos de segurança e gestão melhorados.
Para as grandes empresas, o Google Workspace Enterprise não tem preço definido, sendo necessário contactar a equipa de vendas da Google para uma solução personalizada.
Quais as principais limitações do Google Workspace?
O Google Workspace é relativamente intuitivo e fácil de utilizar, mas apresenta também algumas desvantagens.
Necessidade de formação
Para quem está a migrar de uma outra solução empresarial para o Google Workspace pode ser necessário alguma formação às equipas, de forma que percebam como funcionam as ferramentas Google.
Custo mais elevado
Comparando com outras soluções disponíveis no mercado, optar pelo Google Workspace pode sair mais caro, mas compensará também pela segurança associada, capacidade de armazenamento e funcionalidades acrescidas.
Web, web, web
O que para alguns pode ser uma vantagem, para outros pode ser visto como um desafio. Todas as aplicações do Google Workspace são baseadas na web. Para quem está habituado à Microsoft e a ter todas as aplicações no desktop, pode ser uma desvantagem.
Vale mesmo a pena apostar no Google Workspace?
O Google Workspace ainda não é o serviço predominante no mundo empresarial, mas a forma como está concebido – 100% na cloud – pode ajudar a que para lá caminhe. Há poucas desvantagens, sendo a maior o preço, e muitas vantagens, com a facilidade de partilha de ficheiros e de trabalho em simultâneo em tempo real à cabeça.
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