Desde 2016, há empresas obrigadas a fazer o inventário permanente, sob pena de incorrerem em coimas que podem ascender aos 10 mil euros. Mas esta não é a única razão para adotar esta estratégia de gestão de stock. Descubra o que é, quais as vantagens e como implementar.
O que é o inventário permanente?
O inventário permanente é um método de controlo que permite aferir o stock os produtos, quer em termos de quantidades, como de valor, com menos esforço e mais precisão. Sempre que um artigo entra ou sai, a contagem das quantidades disponíveis é automaticamente atualizada, ou seja, os movimentos de stock são registados continuamente. Desta forma, é sempre possível conhecer, a cada momento, quantos itens estão disponíveis e quais os preços associados.
O Estado tornou o inventário permanente obrigatório para algumas empresas, e resulta do Decreto-Lei nº 98/2015 como uma medida de combate à fraude e evasão fiscal. Assim, o inventário permanente é obrigatório para empresas com pelo menos €35.000 de balanço, €700.000 de vendas líquidas e 10 empregados.
O inventário permanente difere do inventário intermitente, na medida em que este último é efetuado através de uma contagem física do stock, que é realizada, normalmente, uma vez no final do ano de tributação. Dado que o volume de vendas ou de stock é baixo, é mais fácil fazer o rastreamento de forma manual. Contudo, a falta de acesso a informações atualizadas pode gerar alguns atritos no negócio.
Graças ao inventário permanente, as empresas de todas as dimensões conseguem fazer uma gestão de stock mais precisa. Mas as vantagens não ficam por aqui.
Quais as vantagens do inventário permanente?
As vantagens de fazer o inventário permanente são notáveis, começando logo pelas implicações do acesso à informação em tempo real.
Contagem em tempo real
Através do inventário permanente, é possível saber o que está em armazém e o que está na prateleira para venda, de forma rigorosa e precisa. Não saber o que tem dentro de portas pode originar perdas, quebras, obsolências e até produtos expirados.
Compras e reposições otimizadas
Através do inventário permanente, é possível saber exatamente o que tem em stock e identificar os itens que estão quase a esgotar. Dessa forma, consegue planear o que precisa de comprar e de repor, evitando assim a falta e o excesso de produtos.
Melhor gestão do tempo
A automatização implicada no inventário permanente permite poupar o tempo que gastaria em contagens manuais e passíveis de erro. Assim, ganha mais disponibilidade para fazer a gestão do negócio.
Deteção de erros, perdas e furtos
Um inventário intermitente pode não detetar perdas, furtos ou ineficiências no processo logístico, estando sujeito a erros de contagem. O inventário permanente faz comparativos de valor de stock em sistema, permitindo detetar e clarificar qualquer discrepância.
Demonstrações financeiras mais precisas
Dado que o inventário permanente fornece dados precisos, a demonstração de resultados e os balanços estarão sempre corretos e disponíveis para serem enviados à Contabilidade e à Autoridade Tributária e Aduaneira, nos períodos previstos.
Como implementar um inventário permanente?
Se a sua empresa é abrangida pelos requisitos legais que obrigam à implementação de um inventário permanente, terá de dar os seguintes passos:
1. Usar um programa ERP
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning; em português, Planeamento dos Recursos Empresariais. Trata-se de um sistema informatizado que permite registar informações completas (como os custos da mercadoria, entradas e saídas, faturação e compras). Assim, faça uma pesquisa e compare as opções disponíveis no mercado sobre os melhores fornecedores deste tipo de software. É importante que o programa seja fácil de implementar e que possa ser facilmente utilizado por qualquer colaborador.
2. Utilizar periféricos de controlo
Os colaboradores deverão utilizar periféricos de controlo e gestão, como scanners de código de barras ou terminais de ponto de venda, para poderem registar entradas de produtos no armazém, vendas ou devoluções, a cada momento em que ocorram. Esses registos são guardados num banco de dados que é continuamente atualizado.
3. Fazer registos precisos
Sempre que fizer compras, deverá registar a respetiva nota de encomenda, confirmando as quantidades e os preços de compra exatos. Ao receber a mercadoria, garanta que todos os produtos estão etiquetados, para que possam ser lidos de forma automática, reduzindo assim o erro humano e agilizando o processo. Ainda, não deixe de fazer uma contagem física periodicamente, para reforçar o controlo de quebras, sobras e outras ocorrências.
4. Defina um procedimento para irregularidades de stock
É importante definir o procedimento a adotar quando forem detetadas quebras de stocks, perdas de produto ou furtos. O CIVA (Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado) presume como vendidos os produtos que deram entrada e que não se encontram no local. Por isso, qualquer falta de mercadoria deve ser devidamente documentada (por exemplo, com a certidão de furto emitida pela Polícia Judiciária), para evitar penalizações fiscais.
5. Comunicar o inventário à Autoridade Tributária e Aduaneira
Em regra, os softwares emitem automaticamente relatórios de inventário, o que facilita a comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira, obrigatória até ao dia 31 de janeiro do ano seguinte ao que diz respeito. Caso o período de tributação não coincida com o ano civil, o prazo estende-se até ao último dia do mês seguinte ao fim desse período.
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Esclarecidas as principais questões relativas ao inventário permanente, poderá agora confirmar se está obrigado a fazê-lo e, em caso afirmativo, tomar os passos necessários à sua implementação. Desta forma, conseguirá ter uma perspetiva mais alargada do seu negócio e dos resultados reais.
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