A reconciliação bancária é essencial para desenhar a estratégia da empresa e tomar as decisões financeiras corretas. Esta atividade fundamental da equipa de gestão mostra o panorama real e atualizado das contas. Descubra em que consiste este conceito e como o aplicar na prática.
O que é a reconciliação bancária?
Todos os dias, as empresas efetuam diversas transações financeiras, como pagamentos, transferências, recebimentos ou investimentos. Fazer o registo exaustivo destas transferências é uma das 5 boas práticas essenciais da gestão de tesouraria.
Mas para assegurar que essas transações estão corretamente registadas, é necessário proceder à conciliação de contas: comparar os extratos bancários com a contabilidade interna da empresa. Ou seja, fazer a comparação entre os movimentos que aparecem nos extratos das contas bancárias contra o que está registado nos ficheiros da própria empresa.
O resultado da conciliação bancária deve ser um relatório claro e objetivo, no qual é possível identificar as diferenças encontradas entre os extratos bancários e o saldo interno da empresa. Este procedimento de controlo interno deve ser realizado periodicamente, pois permite detetar possíveis erros de tesouraria.
Quais os benefícios da reconciliação bancária?
A reconciliação bancária permite a deteção e controlo de duplicações, erros, ou despesas desnecessárias ou erradas e certifica que os pagamentos efetuados e recebidos estão em ordem com o previsto. Esta harmonia entre registos contabilísticos e extratos bancários permite ter uma maior confiança sobre a situação financeira indicada pela Contabilidade e Banco.
No fundo, contribui para a consciência da situação financeira real do negócio e permite perceber o cash flow que a empresa está efetivamente a gerar.
Qual é o melhor momento para a reconciliação bancária?
Este procedimento pode ser feito de acordo com as necessidades de cada empresa, e de quem assegura os procedimentos contabilísticos.
Os departamentos de contabilidade das grandes empresas tendem a fazer reconciliação bancária semanalmente, mas a maior parte das empresas asseguram-na mensalmente.
O momento ideal para a sua empresa depende principalmente do ciclo de despesas e receitas – mensal, trimestral, etc. Mas quanto menos frequente for, mais moroso será o processo e maior a dificuldade em identificar as causas dos desvios.
Como fazer a reconciliação bancária?
O método de reconciliação bancária envolve vários passos e um cuidado diário com os registos que facilita o apuramento das divergências.
#1 Identifique todas as contas bancárias
O primeiro passo é perceber quantas contas bancárias tem a empresa – deste contas à ordem, poupança, de cartão de crédito ou PayPal – e obter os extratos de cada uma. Independente da quantidade de contas existentes, todas devem ser conciliadas.
#2 Registar internamente todos os movimentos financeiros realizados
As entradas e saídas devem ser todas registadas. Estes movimentos incluem os pagamentos a fornecedores, de empréstimos bancários, de salários e impostos. Mas também os recebimentos de clientes, ou de investimentos da empresa. Pode ser utilizado uma folha de cálculo ou um software certificado para efetuar os registos. Para além do valor, registe pelo menos a data e o recipiente ou origem da transferência.
#3 Compare o saldo bancário com o saldo interno
Com todas as transações devidamente lançadas, é possível conferir o saldo bancário e financeiro. Devem ser comparados e confirmados todos os valores e datas dos movimentos e assinalados o que estão corretos. Se houver movimentos que não têm equivalência, devem ser assinalados para reconciliação posterior.
Por exemplo, um dos motivos possíveis para uma divergência pode ser um pagamento emitido, mas ainda não descontados no banco. Ou um pagamento no cartão de crédito que ainda não foi registado internamente.
#4 Corrija as divergências
Perante cada irregularidade deve ser apurado e pesquisado o seu motivo e também a sua origem, de forma a evitar novos erros no futuro. Deve ser identificado quando ocorreu o problema e corrigida a divergência no sistema da empresa, até tudo estar coerente e o saldo idêntico.
Divergências na reconciliação bancária e como as resolver
Existe uma ampla gama de possíveis divergências que podem ocorrer neste processo. Estas são as principais e como as resolver.
- Lançamentos incorretos no registo interno: Procure o documento que comprova a transferência e corrija o lançamento no controlo financeiro interno, mantendo-o igual ao extrato bancário.
- Créditos/débitos indevidos por parte do banco: O registo dos movimentos relacionados com linhas de crédito é essencial para a reconciliação bancária. Comprovado que o erro é do banco, entre em contacto com o responsável para a reposição do valor. Até lá, assinale o montante como estando em processo no ficheiro.
- Transferências não processadas: Neste caso, prossiga com a reconciliação bancária e mantenha esse lançamento pendente no controlo interno até que seja comprovada o pagamento ou recebimento.
- Débitos diretos e juros: Ao identificar esses débitos ou rendimentos, certifique-se de verificar a sua legitimidade e registe-os no controlo interno da empresa.
- Depósitos não identificados: No caso de depósitos sem identificação, é importante registá-los com uma origem padrão, por exemplo “a identificar”. Quando o depósito for reconhecido, relacione o seu crédito com a origem correta. Assim que corrigir as diferenças de lançamento, o saldo final do extrato bancário e do controle interno devem estar iguais. Pode considerar finalizada a conciliação bancária do período.
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