Com a assinatura digital qualificada, é possível garantir em ficheiros PDF (ou noutros formatos) a mesma segurança e validade jurídica de um documento autenticado num notário. Descubra o que é e como funciona.
O que é a assinatura digital qualificada
Uma assinatura digital qualificada possui certificados associados que comprovam a identidade de quem assina um documento. Este é um tipo específico de assinatura eletrónica, o único aceite pelo Estado Português, que cumpre requisitos legais rígidos e fornece o mais alto nível de segurança.
A assinatura digital qualificada permite ao titular declarar a autoria de um documento eletrónico ao qual a assinatura é associada e afirmar a concordância com o seu conteúdo. Por outro, permite ao Estado perceber quem assinou e se o ficheiro foi alterado posteriormente.
Quais as vantagens
Existem várias vantagens de aderir à assinatura digital qualificada no seu negócio. Algumas são óbvias – o tempo e dinheiro que se poupa, por exemplo. Mas há mais.
- Rapidez e poupança: O processo de assinatura digital qualificada em contratos e documentos sensíveis vem substituir a necessidade de deslocação ao notário que, para além de moroso, tem custos.
- Segurança: A assinatura digital qualificada e o documento PDF são vinculados por criptografia e protegidos com um selo inviolável.
- Exclusividade: Cada certificado digital é individual e intransmissível, o que permite validar facilmente as credenciais e identidade de quem assina. Cada chave é única e exclusiva para uma pessoa.
- Evidências: A assinatura digita qualificada permite rastrear todas as alterações do documento assinado. Para além disso, este processo guarda informações adicionais importantes, como o endereço IP ou a localização geográfica no momento da assinatura e subsequentes mudanças.
- Registo de tempo: As assinaturas digitais podem registar com precisão o momento de um dado evento. Quando usadas em conformidade com diretrizes legais, fornecem evidências legais válidas de que a transação foi realizada numa dada data e hora.
- Poupança de espaço: A adesão à assinatura digital qualificada representa uma maior poupança de espaço físico, já que os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos, bem como acesso facilitado à documentação.
- Sustentabilidade: Com esta ferramenta, as empresas podem diminuir a pegada ecológica associada à impressão em papel das faturas.
Quais os documentos que deverão ter Assinatura Digital Qualificada?
Devem ser assinadas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes (recibos, guias de transporte) enviados por email ou por outra via eletrónica, seja em formato PDF, seja em formato XML/EDI.
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:
- Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
- Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.
As únicas exceções permitidas são as seguintes:
- EDI Europeu. Quando o documento é enviado e recebido num canal de faturação eletrónica que cliente e fornecedor acordaram, e apenas quando esse acordo esteja sob a norma do Acordo Tipo EDI Europeu.
- Selo Eletrónico Qualificado. Em alternativa à assinatura digital qualificada, as empresas podem optar pela aposição de um selo eletrónico qualificado.
Quais são as datas para a adoção desta medida?
Os prazos de adoção da assinatura digital qualificada dependem da dimensão de cada empresa:
- Grandes empresas – adoção até 31 de dezembro de 2020;
- PME – 30 de junho de 2021;
- Microempresas – até 31 de dezembro de 2021.
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Como utilizar a assinatura digital qualificada
O Estado português garante a certificação de assinaturas digitais realizadas com Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital.
Cartão de cidadão
Normalmente a assinatura digital qualificada é ativada no momento do levantamento de um novo Cartão de Cidadão. Caso a assinatura digital qualificada não tenha sido ativada, pode ativá-la depois, a qualquer momento, num balcão de levantamento do Cartão de Cidadão.
Pode verificar se a função de assinatura digital qualificada do seu Cartão de Cidadão está ativa, na aplicação Autenticação.Gov para computador, no separador Segurança > Certificados.
Para assinar com Cartão de Cidadão necessita de:
- Ter a assinatura digital do cartão ativada;
- Leitor de cartões smartcard;
- Código PIN de assinatura.
Chave móvel digital
A assinatura eletrónica qualificada através da Chave Móvel Digital (CMD) permite a qualquer cidadão, português ou estrangeiro, assinar com a palavra-chave por si escolhida e respetivo código de segurança. Basta que tenha 16 ou mais anos e que não seja interdito ou inabilitado por anomalia psíquica.
O certificado de assinatura pode ser ativado:
- Presencialmente, nos Espaços Cidadão e Espaços Empresa, e Balcões de Atendimento do IRN (Instituto dos Registos e Notariado).
- Através da internet: a partir da área reservada da Chave Móvel Digital quando o pedido de adesão tenha sido efectuado presencialmente ou online através de autenticação com Cartão de Cidadão.
Para assinar com Chave Móvel Digital necessita de:
- Ter a Chave Móvel Digital ativada;
- ter a assinatura digital da CMD ativada;
- Código PIN de assinatura da CMD (que pode ser diferente do código PIN da CMD).
Se quiser que a data e hora da assinatura fiquem registadas no momento da assinatura digital, deverá utilizar a aplicação Autenticação.gov e escolher a opção de Selo Temporal.
Pode também escolher adicionar à assinatura as informações de Motivo e/ou Local, seja na aplicação Autenticação.gov para computador ou na assinatura com Chave Móvel Digital pelo navegador web.
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