Planear. Executar. Verificar. Reagir. Este é o ciclo PDCA, uma abordagem simples e eficaz para resolver problemas e gerir mudanças. É uma parte essencial de qualquer transformação no posto de trabalho, e um modelo útil para testar melhorias de forma rápida. Descubra em que consiste e como implementar na prática.
Plan, Do, Check, Act – o ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma técnica de 4 passos para gestão de tarefas ou projetos. É muito utilizado no âmbito de melhoria contínua, em que são identificadas várias oportunidades a implementar. Nestes casos, o ciclo PDCA permite perceber em qualquer momento o estado em que está cada tarefa e assegurar um ritmo elevado de implementação.
O nome “PDCA” vem da conjugação de 4 palavras inglesas, que representam diferentes estados da conclusão de uma tarefa:
- P-PLAN. A fase inicial, quando uma tarefa é planeada. Para uma tarefa estar nesta fase, deverá estar identificada a ação a tomar, o responsável e a data de conclusão. Caso um destes elementos não tenha sido definido, a tarefa deve permanecer num estágio anterior, como Pendente.
- D-DO. Pode ser traduzida para “Em Curso”. Significa que as tarefas estão a ser realizadas.
- C-CHECK. Etapa de verificação, em que o “cliente” interno ou externo dessa tarefa verifica se foi corretamente implementada. Por isso, é comum chamar a esta tarefa “Em verificação”.
- A-ACT. O momento de correção se a tarefa necessitar de algum ajuste ou alteração. Se no decorrer da alteração surgirem novas tarefas ou melhorias, lança-se uma nova ação que é colocada no estado P-PLAN. E assim o ciclo continua.
Vamos imaginar que está a implementar o ciclo PDCA a uma melhoria no checkout do seu site. A ação a realizar é “Criar um novo formulário de compra”.
Quando tiver definido quem irá executar a tarefa e até quando, poderá passar a tarefa para o estado P (Plan ou Planeado). Quando essa pessoa iniciar o trabalho, passará a D (Do ou Em curso). Quando estiver concluída e for verificada por si, passará a C (Check ou Em verificação). Se tudo estiver bem, a tarefa estará concluída, mas se precisar de alguma alteração, então colocará a tarefa no estado A (Act ou Em Correção). Agora imagine que no decorrer desta tarefa identifica que também é necessário incluir um novo meio de pagamento no site. Esta nova tarefa deve ser acrescentada ao ciclo, no estado P-PLAN, para que possa ser gerida da mesma forma.
Porquê utilizar o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma ferramenta útil para resolver problemas e gerir tarefas de uma maneira eficiente. Estas são as principais vantagens:
- Permite perceber de forma visual que tarefas estão em cada etapa;
- Ajuda a identificar “gargalos”, etapas em que muitas tarefas estão a ficar bloqueadas;
- Por ser tão intuitivo, permite que todos participem na gestão e se tornem mais autónomos;
- Responsabiliza a equipa pelo cumprimento dos timings, uma vez que cada pessoa deve propor datas de conclusão para as suas tarefas.;
- Estimula a melhoria contínua de pessoas e processos.
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Como utilizar o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é útil na gestão de quase todas as tarefas diárias de uma organização, na gestão de um projeto de melhoria contínua ou na melhoria de um processo, produto ou serviço.
Em qualquer um destes casos, o processo de utilização do ciclo PDCA será o seguinte:
#1 Plan
Primeiro, identifique o problema. Talvez a qualidade de um produto não seja suficiente ou o processo de marketing não esteja a trazer resultados. Explore as informações disponíveis e, se possível, estabeleça um indicador quantificável para avaliar o problema. De seguida, descreva as ações necessárias para o corrigir. Quando tiver a ação identificada e o KPI escolhido, selecione um responsável pela execução da tarefa e uma data prevista para conclusão. Acrescente essa tarefa, normalmente representada num cartão, linha de excel, post it ou outro formato, ao painel onde está representado o ciclo PDCA para ter uma visão global.
#2 Do
Depois de identificar uma solução potencial, teste-a com um projeto piloto de pequena escala. Este exercício deve mostrar se as alterações propostas alcançam o resultado desejado. Por exemplo, pode organizar um teste dentro da equipa ou num conjunto restrito de produtos ou clientes. Ao executar a ação, reúna dados para mostrar se a mudança funcionou ou não.
#3 Check
Em seguida, analise os resultados do seu projeto piloto e compare com o indicador selecionado. Os resultados obtidos estão dentro das expectativas? Se estiverem, pode dar a ação por terminada, e passar à seguinte. Caso contrário, passe ao passo seguinte.
#4 Act
Se for necessário tomar medidas para alterar algo na solução, este é o momento. Corrija o que for necessário e volte a testar. Se surgirem novas ações, volte ao primeiro passo.
E depois da melhoria concluída e verificada? Não é hora de parar. O ciclo PDCA é isso mesmo, uma rotina permanente de melhoria, sem um fim à vista. Mas depois da melhoria testada, está na hora de tornar a solução definitiva. Isto implica passar do protótipo a algo que possa ser utilizado em larga escala, e criar os standards de utilização que devem acompanhar a melhoria.
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