A maior parte das empresas já faz um controlo essencial dos seus custos, como poupar energia, água ou papel. Contudo, há ainda outras formas menos óbvias que são muitas vezes negligenciadas. Tome nota destas 10 dicas para redução de custos.
1. Não pague o que não usa
Muitas vezes, há a tentação de subscrever produtos ou serviços adicionais apenas para aproveitar uma promoção, e não porque efetivamente usa. Assim, avalie de forma autêntica os serviços que utiliza e consuma de acordo com as necessidades, para evitar pagar pelo que não usa.
Tome algum tempo para verificar as contas de energia, telefone e internet, e verifique se usa tudo o que está a pagar. É possível que não precise de tantos minutos para chamadas, ou de internet com a máxima velocidade de download. Se concluir que paga pelo que não usa, ajuste as suas subscrições às reais necessidades e tenha um consumo mais adaptado e mais eficiente.
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2. Rentabilize os recursos humanos
Lance um olhar crítico sobre a distribuição de tarefas aos seus trabalhadores, e confirme se está a tirar o máximo proveito dos pontos fortes de cada um. Pode estar a perder resultados se estiver a alocar funcionários às funções erradas.
Assim, atribua maior responsabilidade aos funcionários nas áreas em que demonstrem ter mais competência. Por exemplo, não coloque comerciais a fazer processamento de texto, nem funcionários analíticos com funções mais criativas. É certo que todos podem dar cartas em várias áreas, mas privilegie os pontos fortes de cada funcionário para obter máxima produtividade e eficiência.
3. Contrate as pessoas certas
Contratar as pessoas certas é essencial por vários motivos. Se selecionar candidatos com competências especializadas, obterá uma equipa altamente eficiente. Caso contrário, o funcionário precisará de maior acompanhamento e de mais tempo a pesquisar sobre uma tarefa que não domina, o que consome recursos, tempo e dinheiro. Tenha também em conta a contratação de acordo com os valores e cultura da empresa, para evitar rotatividade de funcionários, o que consome tempo, energia e dinheiro.
4. Considere recorrer a Outsourcing
Enquanto se foca em especializar a sua equipa interna, considere em simultâneo se poderá ser financeiramente vantajoso recorrer a Outsourcing ou ao regime freelancer para tarefas que não exijam um funcionário a tempo inteiro. Normalmente, este tipo de contratação envolve custos por hora de trabalho, com encargos fiscais mais leves.
Assim, certifique-se de que a sua equipa interna fixa (com maior experiência e maior remuneração) se concentra na sua atividade principal. Fora dessas atividades, avalie a possibilidade de recorrer a terceiros.
5. Considere o Renting Informático
Muitas empresas estão a apostar em Renting Informático, arrendando os equipamentos que precisam para garantir a tecnologia mais atual e ajustada ao negócio. Esta prática é especialmente importante considerando a rápida desatualização deste tipo de equipamentos.
Assim, poderá ter sempre acesso à tecnologia mais recente para acelerar o desempenho e a produtividade, além de beneficiar de reduções na carga fiscal – o IVA é dedutível sobre a totalidade das prestações.
6. Elimine produtos que não vendam
Conceber, criar, desenhar, fabricar e vender produtos envolve tempo e dinheiro. Assim, em vez de ter uma oferta extremamente diversificada de produtos, foque-se nos que são mais rentáveis. Para isso, é essencial dedicar tempo a analisar resultados e saber qual é o produto que mais aumenta o lucro da empresa. Procure fazer uma distribuição dos resultados da empresa por família de produto, identifique quais são os mais representativos e dedique-se a esses. Caso contrário, poderá estar a pagar para vender.
7. Esteja atento aos benefícios fiscais e incentivos do Estado
Acompanhe as atualizações sobre os benefícios fiscais e incentivos do Estado. Aconselhe-se com o seu contabilista sobre os que serão mais adequados à natureza da sua empresa. Tire partido de ajudas de custo ou de mecanismos em vigor que beneficiam determinados encargos, como, por exemplo, colaboradores afetos a atividades de investigação ou equipamentos gerais de funcionamento.
8. Renegocie com fornecedores
Para conseguir uma redução de custos na sua empresa, reveja periodicamente os contratos, preços, processos, políticas e produtos dos seus fornecedores. Além disso, não aceite prontamente os aumentos de preços de fornecedores sem os analisar, e tenha especial cuidado com as renovações automáticas. Sempre que chegar a altura de renovar, reveja as condições, analise as suas necessidades reais e reavalie a oferta disponível no mercado.
Peça sempre orçamentos a, pelo menos, três empresas diferentes, mesmo as de menor dimensão. É possível que encontre opções mais adequadas e mais vantajosas. Também poderá tentar negociar condições especiais relativamente às compras mais frequentes, ou quando o volume de encomendas for maior.
9. Centralize as compras
A prática mais habitual é que cada departamento dentro de uma empresa escolha os seus fornecedores consoante as suas necessidades específicas. No entanto, concentrar as compras em menos fornecedores permite negociar descontos importantes, por exemplo, em grandes quantidades. Em paralelo, mantenha a concorrência debaixo de olho para ter uma melhor perspetiva de mercado e, assim, uma maior probabilidade de conseguir redução de custos.
10. Pague a pronto
Sempre que possível, faça os pagamentos a pronto. Assim, estará em melhor posição negocial: por exemplo, alguns fornecedores podem fazer um desconto quando a empresa paga a pronto. Além disso, também para a organização interna da própria empresa é vantajoso pagar a pronto, na medida em que é mais fácil gerir as dívidas e saber exatamente o fluxo de caixa com que pode contar, sem a preocupação de alocar uma parte para abater nas obrigações financeiras assumidas.
Concluindo, ainda que esteja já a implementar medidas essenciais de poupança, pode haver espaço para eliminar ainda mais “gorduras” e obter uma maior redução de custos. Planeie com a sua equipa alguns destes passos para que o seu negócio seja ainda mais rentável.
Uma outra forma de elevar a rentabilidade da sua empresa é tirar partido de canais alternativos de venda, sobretudo se tiver uma loja online. É uma forma de beneficiar da visibilidade já construída de algumas plataformas importantes, como é o caso do OLX Business.
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