Regresso de férias: a checklist para voltar ao trabalho de forma suave

O arranque de uma nova “época” profissional é sempre um período complicado. Por um lado, voltar a ganhar ritmo após umas merecidas férias exige concentração e disciplina. Por outro, é preciso fazer um esforço adicional para ficar a par de tudo o que mudou durante as férias. Esta checklist foi desenhada para todos os colaboradores que procuram regressar de férias da forma menos stressante possível.

Antes das férias

Para assegurar um regresso de férias mais fluído, é preciso começar a preparar antes de deixar o escritório.

1. Escolha o momento das férias. A escolha do período de férias é crítica para assegurar uns dias relaxantes. Selecione de forma ponderada, tendo em conta a logística familiar e o timing profissional. Se trabalha num setor com sazonalidade, os momentos de pico são os piores para férias. Mas, para além disso, alturas em que se prevê que tenha muitos projetos a terminar ou a começar podem ser igualmente stressantes. Ou quando está prevista uma mudança importante na organização. Ou quando era suposto fazer uma apresentação importante. Não há momentos perfeitos para ir de férias, mas existem algumas boas práticas. O momento após a conclusão de um projeto importante é, entre outras, uma escolha segura.
2. Defina um responsável durante o período de ausência. Delegar tarefas é o primeiro passo para ter umas férias tranquilas e uma transição suave ao regressar. Cada projeto ou processo deve ter um responsável claramente definido e comunicado a toda a organização. De preferência, deve ser escolhido tendo em conta o mapa de férias, para garantir que não há sobreposições.
3. Faça uma reunião de passagem de pasta interna antes de ir de férias. Não confie apenas no email. Uma reunião de passagem de informação ajuda a esclarecer dúvidas em quem o vai substituir. Percorra cada projeto no seu portfolio, o ponto de situação atual, os principais obstáculos e resuma o que pretende que ocorra durante as férias.
4. Deixe a informação crítica organizada. Para que a restante equipa possa tratar da substituição de forma produtiva, deixe o seu posto de trabalho (físico e informático) devidamente organizado. Se trabalha com pastas partilhadas, por exemplo, verifique se seguem uma estrutura compreensível. Se tem passwords importantes, garanta que quem o substitui os possa encontrar. Se trabalha num armazém, deixe-o impecavelmente organizado antes de ir.
5. Envie um email resumo. Poucas situações são mais prejudiciais à gestão de projetos do que quando alguém vai de férias sem deixar definidos os próximos passos. Antes de ir de férias envie um email aos clientes (internos ou externos) e chefias, a resumir as prioridades.
6. Reagende reuniões recorrentes. Se tem reuniões recorrentes agendadas (por exemplo, todas as semanas), não se esqueça de avisar que não estará presente durante o período de férias.
7. Defina um email out-of-office. O clássico email de out-of-office é usado por milhões de profissionais por um motivo. Ajuda a que outros (dentro e fora da organização) percebam que vai estar fora, durante quanto tempo e quem devem contactar em alternativa.
8. Defina um contacto de emergência. “Espere o melhor e prepare o pior”. O ideal é que não o incomodem durante as férias, mas em cargos de alguma responsabilidade tal pode não ser sempre possível. Defina quem deve ser contactado em caso de necessidade e o que é uma “emergência”. Se tiverem de o contactar, escolha um canal prioritário e, se possível, uma hora. Se vai estar num fuso horário muito diferente, diga-o aos colegas para evitar chamadas urgentes a meio da noite.
9. Prepare a semana após o regresso de férias. Ninguém gosta de pensar no que vai acontecer depois de voltar de férias, mas é essencial que o faça para minimizar o nível de stress. Deixe a semana depois de férias calendarizada, para que saiba quais são as prioridades ao voltar.
10. Peça para que enviem um email de atualização no último dia de férias. Ter uma mensagem rápida de resumo que liste as prioridades para o primeiro dia de regresso de férias pode fazer maravilhas pela eficácia e foco.

Depois das férias

No regresso de férias, existem vários pontos chave para garantir que tudo corre de forma suave.

1. Reserve um dia para tratar de assuntos pessoais. Tratar da roupa, lidar com o jet lag, descansar depois de uma longa viagem, fazer compras, preparar as crianças para a escola. Todos estes temas pessoais precisam de ser endereçados e consomem tempo. Um regresso de férias eficiente implica guardar algum tempo para lidar com estes assuntos, para que não o tenha de fazer durante o trabalho.
2. Planeie uma transição suave. É um erro tentar retomar imediatamente o ritmo de trabalho que tinha antes das férias. Pelo contrário, reserve um período de transição, uma espécie de pré-época em que vai gradualmente voltando ao ritmo anterior.
3. Retire o email out-of-office. Está de volta, por isso é hora de eliminar o email out-of-office caso não o tenha programado.
4. Faça um ponto de situação com o responsável dos projetos. No primeiro dia após o regresso de férias, marque um ponto de situação com o responsável dos projetos que delegou para se inteirar mais facilmente.
5. Defina prioridades para cada dia. Esta dica é válida para qualquer período de tempo, mas é especialmente relevante ao regressar de férias. Defina prioridades razoáveis para cada dia, crie uma lista e vá riscando itens à medida do progresso. Desta forma, é mais fácil gerir prioridades.
6. Evite o multitasking. Com tantas tarefas para realizar no regresso de férias, é fácil ceder à tentação do multitasking. Fazer uma coisa de cada vez é a abordagem mais eficiente, pois evita confusões e stress desnecessário. Treine a concentração, foque a mente e mantenha a boa disposição das férias por mais tempo.
7. Minimize o número de reuniões pós-férias. O período após as férias é prolífero em reuniões de pontos de situação, novos projetos, workshops de planeamento do ano, e sessões para recuperar o tempo das férias. Evite esta tendência e minimize o tempo passado em reuniões. Para ser produtivo, dedique mais tempo ao que considera ser mais prioritário.
8. Resuma o que pretende melhorar. As férias são por definição uma altura de relaxamento e reflexão. É durante estas semanas que muitas pessoas tomam decisões importantes para o seu futuro profissional e outras identificam áreas em que pretendem melhorar (por exemplo, a pontualidade, a capacidade de comunicação, etc). Seja o que for que pretende fazer de diferente nesta época, aponte-o nalgum lugar para que possa avaliar o progresso mais à frente.
9. Saia do escritório a horas. Tende a ficar no trabalho até tarde no escritório nos primeiros dias de férias? Só porque estava de férias, não significa que tem de trabalhar mais. Faça questão de deixar o escritório à hora certa. Defina um cronómetro ou lembrete, se necessário, para o ajudar a sair a horas.
10. Reserve uma atividade especial. Nada melhor para a motivação no regresso de férias do que ter algo agradável à espera. Pode ser um jantar especial, uma atividade desportiva ou uma saída com amigos. Desde que seja algo que o entusiasme verdadeiramente.

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