Mais eficiência, menos tarefas repetitivas, mais tempo para acrescentar valor. O RPA ou Robotic Process Automation é uma forma simples de automatizar processos administrativos e reduzir a probabilidade de erro humano. Seja na contabilidade, nas compras, no marketing ou noutras áreas de uma empresa, é cada vez mais um aliado indispensável da produtividade. Descubra o que é, para que serve e como pode ajudar o seu negócio.
O que é RPA?
RPA é a sigla para Robotic Process Automation. Trata-se de uma tecnologia que programa softwares para realizar as tarefas que normalmente são efetuadas por pessoas, mas de forma automática, flexível, ininterrupta e escalável.
O RPA permite criar bots que aprendem, imitam e executam tarefas com base em regras previamente definidas. Por exemplo, esta tecnologia consegue processar transações, manipular dados, ativar respostas e comunicar com outros sistemas digitais, sem intervenção humana, com precisão. Com o RPA, de cada vez que reserva uma estadia num hotel, esse gasto pode ser automaticamente registado e categorizado, o colaborador a que se destina notificado, e a fatura correspondente arrumada na pasta correta – tudo sem intervenção humana. O mesmo pode acontecer de cada vez que recebe um CV num processo de recrutamento, por exemplo. O software pode registar os candidatos quando recebe um email, enviar respostas programadas, organizar entrevistas, notificar os envolvidos e tornar todo o processo mais eficiente.
Assim, muitos gestores estão a recorrer ao RPA para automatizar processos repetitivos, libertando recursos humanos para trabalhos de maior valor. Não admira que o interesse seja transversal a qualquer indústria. Mas as vantagens não se esgotam aqui.
Quais as vantagens da RPA para pequenos negócios?
A RPA tem o potencial de revolucionar o local de trabalho. Esta tecnologia pode ser rapidamente implementada para obter os seguintes benefícios:
Redução de custos
O trabalho efetuado por bots permite a recuperação de cerca de 40% do tempo diário subaproveitado em tarefas administrativas digitais manuais.
Redução de tempo
Os bots conseguem executar tarefas até 15 vezes mais rápido do que uma pessoa, o que permite uma capacidade de resposta veloz e eficaz.
Maior precisão
Com maior precisão, deixam de ocorrer os naturais erros e lapsos associados à ação humana, o que é especialmente importante em setores como finanças ou saúde.
Maior produtividade
Os bots conseguem acelerar os fluxos de trabalho, permitindo que mais operações sejam executadas no mesmo tempo. Além disso, respondem facilmente a picos de trabalho de forma ininterrupta.
Melhor experiência do cliente
O cliente beneficia da rapidez e da precisão dos bots, na medida em que estes reduzem os tempos de espera e de resolução de problemas envolvidos no atendimento ao cliente.
Maior satisfação dos colaboradores
Os bots libertam os colaboradores de tarefas repetitivas e pouco apelativas, ficando assim disponíveis para atividades mais desafiantes e que geram maior satisfação profissional.
Como implementar RPA?
A implementação de RPA tem o potencial de transformar os seus fluxos de trabalho. Contudo, para ter sucesso, é importante que seja corretamente planeada. Estes são os principais passos para a sua empresa tirar o máximo partido da RPA.
1. Liste os processos para automatizar
Escolha os processos administrativos manuais mais repetitivos que podem beneficiar do RPA. Planeie como será a automação desses processos e como se interligam. Por exemplo, poderá incluir processos que usam grandes volumes de dados, tarefas com frequência recorrente ou que exijam um alto grau de precisão.
2. Escolha o software certo
Depois de definir as tarefas que serão automatizadas, é hora de escolher o software RPA que melhor responde às necessidades. Considere os seguintes fatores:
- Simplicidade. Privilegie softwares que possam ser usados por qualquer colaborador da empresa, sem necessidade de recorrer a ajuda especializada. Desta forma, beneficiará de maior independência operacional.
- Velocidade. Verifique se o software permite criar, projetar e testar novos bots em pouco tempo, para ser ágil na implementação de regras e procedimentos.
- Confiabilidade. Certifique-se de que o software tem mecanismos de verificação da integridade dos seus sistemas, para garantir que as tarefas automatizadas estão a operar sem erro.
- Escalabilidade. Escolha um software que acompanhe a evolução, crescimento e expansão da sua empresa, sem necessidade de reconfigurar ou fazer upgrade quando o volume de trabalho aumenta.
- Segurança. Avalie a capacidade do software para gerir credenciais de segurança, detetar problemas de privacidade e detetar irregularidades que possam comprometer a proteção de dados e outras informações sensíveis.
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3. Desenhe o percurso
De seguida, é importante delinear o percurso que os bots irão seguir, numa lógica simples de “se”, “então”. Ou seja, comece por definir quais são as atividades que despoletam determinadas ações. Por exemplo, se recebe uma nova encomenda no CMS, então o bot pode dar baixa de stock, enviar um email de confirmação ao cliente, atualizar a lista picking no armazém e colocar uma encomenda ao fornecedor.
4. Envolva os colaboradores
Integre a implementação de RPA na sua estratégia de TI, para que todos recebam formação adequada sobre o seu funcionamento e sobre as funções e responsabilidades de cada um. Poderá levar esta orientação um pouco mais longe elaborando um documento formal detalhado, facilmente acessível e disponível a todos, contendo as mudanças esperadas e o papel de todos os intervenientes dos processos.
A implementação de RPA permite aumentar a eficiência nos processos, mas não é a única forma de o fazer. O OLX Business acompanha os empreendedores na adoção de novas estratégias, em particular as que incidem sobre vendas online.
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