O trabalho remoto está a crescer. Novidade para muitas empresas em Portugal, já é a realidade para muitas startups nacionais e internacionais. É nelas que baseamos este artigo para tornar o trabalho em equipa mais eficiente.
Os desafios do trabalho remoto
Para fazer uma gestão eficiente de uma equipa à distância, primeiro temos de entender quais os principais desafios que podem surgir. Passamos a enumerá-los:
- colaboradores podem ficar menos ligados à visão global da empresa;
- as interdependências entre equipas/departamentos são mais difíceis de gerir;
- há maior risco de incompreensões e falhas de comunicação;
- a sensação de isolamento aumenta;
- diminui o sentimento de pertença;
- há possibilidade de falta de autodisciplina e responsabilidade de alguns colaboradores.
De organização para organização o grau de dificuldade destes desafios pode ser maior, menor ou até não existir. Mas para falar das vantagens do trabalho remoto é preciso também encarar os desafios que ela gera. E é fazendo-lhes frente a eles que os eliminamos ou diminuímos consideravelmente, tornando o trabalho em equipa bem mais eficiente.
As tecnologias a adotar
Sem um escritório físico, é necessário adotar tecnologias que facilitem a comunicação, colaboração e eficiência da sua equipa. Dividimo-las abaixo por categorias:
1. Escritórios Virtuais
Existem várias ferramentas online gratuitas que permitem gerir os projetos, tarefas e workflow de toda a equipa.
- Microsoft Teams – Esta é uma das ferramentas mais populares, que reúne comunicação, chat, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de apps. Tem uma versão gratuita e a utilização é intuitiva.
- Asana – O Asana facilita a gestão de projetos e tarefas, de forma muito visual, em formato mobile e web
- Trello – O Trello é umas das ferramentas mais simples e visuais para gerir a execução de tarefas, em modo “kanban”. É uma plataforma colaborativa, que permite que várias pessoas comuniquem e atualizem o estado do projeto em simultâneo.
- Monday – Esta é uma daquelas ferramentas que conquista clientes todos os dias. Tem um âmbito diferente das anteriores porque permite que as organizações criem apps personalizadas de fluxo de trabalho, sem código — para executar projetos, processos e trabalho diário.
- Teamwork – O Teamwork é uma ferramenta que permite atribuir tarefas e acompanhar o estado de evolução de uma forma muito simples e visual.
- Basecamp – O Basecamp promove-se como sendo a ferramenta de trabalho remoto “all-in-one”: inclui chat, calendário, listas de tarefas partilhadas, armazenamento e gestão de projetos.
2. Chats profissionais
Para reduzir o fluxo de emails, cada organização deve encontrar a melhor forma de comunicar, de forma segura e protegida. Existem várias opções que permitem criar uma rede de conversa só para a sua equipa:
- Workplace chat – Criado pelo facebook, o Workplace chat é simples e fácil de usar. Segue o mesmo modo de funcionamento do facebook, pelo que a maioria dos colaboradores já estará familiarizada.
- Slack – A missão dos criadores do Slack é clara: “eliminar o email”. Uma das principais vantangens é a organização das conversas em espaços dedicados, chamados “canais” – o que mantém a informação organizada.
- Troop Messenger – Esta ferramenta destaca-se pelas funcionalidades que incorpora: chat, chamadas e videochamadas (individuais e em grupo), screen sharing e integração com a Dropbox ou Googledrive são apenas alguns exemplos.
3. Plataformas de videoconferência
Necessárias para se manter em contacto com a sua equipa e manter o lado humano mais presente.Alguns dos escritórios virtuais e chats profissionais mencionados acima já possuem a função de videoconferência. Por isso, ao optar, por exemplo, pelo Workplace Chat, já não precisa de uma ferramenta de videoconferência para a sua equipa. Poderá, no entanto, precisar de uma para lidar com fornecedores e clientes.
- Zoom – Com o advento da pandemia da Covid-19, o Zoom saltou para a ribalta e para ecrãs de muitos colaboradores. Se procura uma opção sem restrições de utilização nem limite de utilizadores, é uma excelente opção.
- Google Hangouts e Meet (Google) – Poucas ferramentas batem a simplicidade da Google para a utilização pontual de videochamadas.
4. Serviços de cloud
Ainda usa o disco rígido? Estas ferramentas de armazenamento permitem-lhe organizar todos os ficheiros partilhados pela sua equipa e tê-los sempre disponível. Servem também como backup de segurança.
- Google Drive – Com 5 GB gratuitos e utilização muito simples, o Google Drive é uma das ferramentas mais simples de instalar e começar a usar
- Dropbox – A Dropbox foi uma das pioneiras na utilização de armazenamento na Cloud e mantém-se como uma das opções mais universalmente aceites.
- Mega – Mais económica do que as opções anteriores, a Mega pode ser a plataforma indicada para pequenas empresas com elevadas necessidades de espaço.
- OneDrive – Criada pela Microsoft, esta ferramenta faz mais do que guardar documentos – integra com o Microsoft Teams, permite a gestão de acessos de forma mais criteriosa é tem uma sincronização mais fluída com as apps do Microsoft Office.
Dica: Muitas empresas de telecomunicações fornecem os seus próprios serviços de cloud. Veja junto do ser fornecedor qual a melhor opção para si.
5. Softwares de trabalho/apresentações em cloud
Reduza o número de versões e permita que a sua equipa trabalhe simultaneamente no mesmo documento
- Google Docs, Slides e Sheets – as ferramentas da Google continuam a ser uma das alternativas mais completas para trabalho em equipa, porque permitem que várias pessoas colaborem no mesmo documento, em simultâneo, sem versões duplicadas.
- Microsoft Office Online – Para quem tem conta Office 365, é possível aceder às ferramentas do office (word, powerpoint, excel e outras) e editar o mesmo documento, ao mesmo tempo.
Para além destas ferramentas, recomendamos também que considere alguns softwares de helpdesk, que lhe permitem resolver problemas nos computadores da sua equipa à distância. Deixamos alguns exemplos: o Teamviewer, AnyDesk, Parallels Access e Splashtop. Em comum, estas aplicações permitem o acesso remoto aos computadores e servidores a partir de qualquer lugar.
9 Dicas essenciais para um trabalho em equipa mais eficiente
1. Comece todas as semanas com uma videoconferência
Uma reunião semanal de 30 minutos é suficiente para rever com a sua equipa o estado do trabalho feito e os objetivos para a semana.
Seja informal, humano. Começar a semana com uma videoconferência descontraída, mas objetiva é uma excelente forma de relembrar a sua equipa que faz parte de uma empresa e partilham um objetivo em comum.
Pode também considerar fechar todas as semanas com uma videoconferência, ver como correu a semana toda e questionar os seus colaboradores sobre como se sentem.
2. Mais foco nos resultados, menos foco no controlo
O trabalho em equipa, especialmente o remoto, tem de ser feito com foco nos resultados. Embora haja maneiras de controlar se as pessoas estão ou não a trabalhar, estes métodos revelam falta de confiança na equipa e não se focam nos objetivos.
Utilize as vantagens de um escritório virtual como o Asana e estabeleça metas semanais mensuráveis. Divida grandes projetos em pequenas tarefas e partilhe as suas ambições com a equipa. Meça o trabalho pelos resultados e pela sua dedicação. Não pelas horas em que aparecem online no chat profissional.
3. Seja humano
Vão acontecer imprevistos. Algumas pessoas vão falhar alguns objetivos. E vão sempre existir reuniões virtuais menos produtivas.
A sua equipa pode ter todas as competências para atingir um objetivo, mas não deixam de ser pessoas e cada um tem a sua história.
Lembre-se que, para muitas pessoas, o trabalho à distância implica um stress maior para apresentar resultados e podem recear perder o emprego quando cometem algum erro. Apenas porque não estão num espaço físico onde possa ver a dedicação deles. Seja humano ao gerir o trabalho em equipa. Objetivo, mas humano.
4. Autodisciplina e responsabilidade
Estas são duas características essenciais a valorizar na sua equipa. São a base da confiança e é a única maneira saudável para trabalhar e fazer a gestão do trabalho em equipa.
Estabeleça horários de trabalhos normais e confie na sua equipa para os seguir.
5. Estabeleça limites
Tal como num escritório, o trabalho remoto em equipa também deve seguir um horário pré-estabelecido. Isto permite saber com quem contar e quando.
Estabeleça os horários, seja flexível, mas vá sempre ao encontro das necessidades da equipa como um todo. E, depois, estabeleça os limites: não é por um colaborador trabalhar a partir de casa que pode ser importunado a toda a hora, fora de horas.
6. Estabeleça um canal de comunicação para cada tipo de público/ação
A gestão do trabalho em equipa à distância é mais eficiente se a comunicação fluir entre a sua equipa, outros departamentos, fornecedores e clientes.
Para cada um destes tipos de público, estabeleça normas de comunicação, para que a sua equipa saiba sempre que canal utilizar e onde procurar informação quando precisa dela. Por exemplo:
- Workchat: Para conversas informais ou questões rápidas entre os membros da sua equipa;
- Asana: para gerir as tarefas e projetos dentro da sua equipa;
- Email: para falar com outros departamentos, fornecedores ou clientes.
7. Faça coffee breaks virtuais
O toque humano e a conversa informal são duas das coisas que mais diminuem com o trabalho remoto.
Todas as semanas convide a sua equipa para coffee breaks virtuais. Façam uma videochamada em conjunto, desabafem e sorriam juntos. Podem falar de futebol, da telenovela ou do novo smartphone no mercado. Até podem falar de trabalho, mas o objetivo é relaxar.
Em alternativa às coffee breaks pode pensar em atividades que podem fazer em conjunto online. Aulas de meditação guiada ou yoga ajudam a diminuir o stress e são uma excelente forma de ter uma atividade informal com a sua equipa, mesmo que à distância.
8. Crie uma cultura de trabalho remoto
Criar uma cultura comum com a equipa fisicamente separada pode não ser fácil, mas aqui ficam alguns exemplos de atividades para o fazer:
- Crie um dia mensal dedicado à empresa, onde podem fazer atividades de teambuilding à distância
- Crie desafios online informais, como por exemplo um quizz;
- Partilhe sempre todas as novidades sobre a sua empresa;
- Destaque os feitos dos seus colaboradores e as “vitórias” da organização.
Crie um espaço onde a sua equipa pode “postar” e partilhar um pouco sobre as suas histórias – uma rede social interna como o Workplace by facebook.
9. Organize encontros mensais ou anuais
Se a sua equipa estiver em localizações relativamente próximas, aproveite para reforçar laços e partilhar a cultura da empresa, cara-a-cara (mas com as medidas de segurança da DGS em vigor).
Pelo menos uma vez por ano crie um evento onde todos se possam reunir para descontrair e conhecerem-se melhor. As relações de confiança vão sair reforçadas e a produtividade tem potencial para aumentar. Para além de que, no dia-a-dia do trabalho remoto, a sua equipa vai-se sentir mais interligada e à vontade para comunicar uns com os outros.
Agora já tem tudo o que precisa para adaptar o seu estilo de gestão à realidade do trabalho remoto.
