A adesão ao trabalho remoto traz um conjunto de desafios e pode exigir a revisão das ferramentas de trabalho digitais que tinha estabelecido para a sua empresa. Esta é a nossa seleção de soluções gratuitas para aumentar a produtividade da sua equipa em teletrabalho, e que talvez ainda não conheça.
8 ferramentas gratuitas essenciais no trabalho remoto
1# Melhor ferramenta para reuniões: Whereby
Facilidade de utilização: Muito fácil
Impacto no trabalho da equipa: Médio
Realizar reuniões online de forma ágil, entre colegas ou com pessoas externas, é uma parte essencial do trabalho remoto. Apesar de atualmente o Microsoft Teams e o Zoom receberem a maior parte da atenção, existe uma outra ferramenta que tem ganho destaque pelo simples facto de permitir reuniões com um clique: sem login, nem permissões.
As reuniões acontecem diretamente no browser em salas de reuniões virtuais que podem ser utilizadas de forma recorrente, criando um efeito de “escritório digital”. As salas são partilháveis com um link e o serviço é gratuito para reuniões com até 4 pessoas.
2# Melhor ferramenta de Agendamento: Acuity
Facilidade de utilização: Muito fácil
Impacto no trabalho da equipa: Médio
Esta dica é especialmente relevante para quem tem muito contacto com clientes. A missão da Acuity é que nunca mais tenha de trocar emails à procura da melhor hora para uma reunião.
Com esta app, os clientes têm acesso a uma versão simplificada do seu calendário para que possam reservar uma hora que seja conveniente para todos, dentro de horários pré-definidos.
O processo é simples e intuitivo, e a integração com o seu calendário imediata. O Acuity é grátis, sendo que algumas das funcionalidades mais avançadas de automação de tarefas só estão disponíveis na versão paga.
3# Melhor ferramenta de trabalho colaborativo: Google G Suite (Google Forms, Sheets, Docs, Slides e outros)
Facilidade de utilização: Muito fácil
Impacto no trabalho da equipa: Elevado
O Google Forms (formulários), Sheets (folhas de cálculo) e Google Docs (editor de texto) são apenas algumas das ferramentas de trabalho colaborativo disponíveis gratuitamente pela Google. Aperfeiçoadas ao longo de vários anos, ao usar estas apps garante que o seu trabalho está sempre guardado e disponível à distância de um clique em qualquer dispositivo.
De uma forma simples e gratuita, é possível criar documentos e trabalhar em simultâneo com colegas em folhas de cálculo, formulários, textos e apresentações. Os tempos das versões duplicadas, emails com documentos, arquivos perdidos ou de ter de esperar que alguém “saia” do ficheiro para poder trabalhar fazem parte do passado com a utilização destas ferramentas.
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4# Melhor ferramenta de análise de dados: Google Data Studio
Facilidade de utilização: Média
Impacto no trabalho da equipa: Médio
Para os utilizadores mais avançados, esta ferramenta da Google torna possível criar dashboards interativos, de forma totalmente gratuita, e que são úteis para comunicação de dados com elementos da equipa, ou para fora da empresa.
Uma das principais vantagens é a capacidade de ligar de forma simples informação de diferentes fontes (como redes sociais, Google Analytics ou Google Sheets) para conseguir ter uma visualização única da informação e assim tirar conclusões de forma mais célere.
5# Melhor ferramenta de gestão de tarefas: Trello
Facilidade de utilização: Muito fácil
Impacto no trabalho da equipa: Elevado
Se na sua equipa é difícil saber o estado de cada tarefa ou projeto, esta recomendação pode ser para si. O Trello é já um clássico na organização de tarefas, mas continua a ser uma das ferramentas mais eficazes no mercado.
A versão gratuita permite criar “quadros” digitais, listas e cartões – onde pode assignar tarefas, datas de conclusão, anexar ficheiros e acompanhar o estado de execução.
Das muitas funcionalidades do Trello, estas são algumas das mais úteis para equipas remotas:
- Atribuir tarefas e prazos, com apenas alguns cliques e com “drag-and-drop” para mover as tarefas;
- Deixar comentários e alertas a outros membros da equipa;
- Criar tags por cores identificar facilmente o tipo de tarefas por dificuldade, tipologia, projeto ou cliente (ou qualquer outra forma de organização que defina para a sua equipa);
- Sincronizar as tarefas em todos os dispositivos;
- Fazer upload de anexos de ficheiros.
A principal vantagem é a facilidade de utilização que o torna apetecível para todas as equipas, qualquer que seja o nível de à vontade com tecnologia e sem necessidade de formação.
6# Melhor ferramenta de partilha de ficheiros: Dropbox
Facilidade de utilização: Muito fácil
Impacto no trabalho da equipa: Elevado
Se ainda não usa uma ferramenta de partilha de ficheiros como a Dropbox, prepare-se para uma grande transformação na forma como a sua equipa guarda, edita e partilha todo o tipo de ficheiros.
A Dropbox é uma das opções mais intuitivas no mercado, a par do Google Drive ou Microsoft One Drive. Os membros da equipa podem partilhar qualquer tipo de arquivo com um link que pode ser descarregado ou copiado para a sua própria conta, ou com pessoas fora da organização que não tenham conta Dropbox. Para além disso, a Dropbox tem integrações com muitas ferramentas de produtividade remotas para ajudar a equipa a trabalhar da maneira mais eficiente possível.
A capacidade de armazenamento na Dropbox é limitada no plano gratuito, mas pode ser facilmente atualizada.
7# Melhor ferramenta de Comunicação: Liveagent
Facilidade de utilização: Muito fácil
Impacto no trabalho da equipa: Médio
O LiveAgent é um poderoso software de comunicação com uma característica diferenciadora: a caixa de entrada universal, um local único com todos os pontos de contacto – emails, sms, chats, call center, social media e CRM.
Originalmente pensado como ferramenta de Helpdesk, o Liveagent é uma excelente forma de centralizar as comunicações, qualquer que seja o canal, e permite responder de forma rápida (e manter um registo único) de todas as interações.
8# Melhor ferramenta de Automação: Zapier
Facilidade de utilização: Média
Impacto no trabalho da equipa: Elevado
A proposta de valor da Zapier é simples: unir as apps que usa no dia-a-dia, para aumentar a produtividade da sua equipa. Pode, por exemplo, programar a aplicação para acrescentar uma linha no Google Sheets sempre que receber um email, ou acrescentar um cartão ao Trello quando recebe uma encomenda.
Esta app de integração cria conexões entre outras ferramentas o que retira trabalho da sua equipa. O Zapier é gratuito até 5 zaps, o nome que a empresa dá às automações que permite criar.
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