Novos pedidos a toda a hora, emails que não param de chegar, notificações constantes, telefonemas urgentes, reuniões intermináveis. O tempo passa e o trabalho não avança. Este é o drama de muitas organizações e equipas por todo o mundo e o resultado é assustador: num dia de trabalho de 8 horas, em média apenas 3 são efetivamente “produtivas”, ou seja, passadas a realizar uma tarefa de forma concentrada.
O resto do tempo é gasto da seguinte forma:
- 16% a ler ou responder a e-mails;
- 11% em reuniões úteis e / ou produtivas;
- 11% em tarefas administrativas;
- 10% em reuniões inúteis;
- 8% em interrupções não essenciais;
- 5% em pausas ou formação.
Não existe uma fórmula mágica para ser mais produtivo, mas existem boas práticas a seguir. Estas são algumas das mais eficazes.
#1 Desligue as notificações
Não deixe que as apps interrompam a concentração com notificações constantes. Desligue-as e defina uma frequência para verificar atualizações, por exemplo de hora em hora.
Esta recomendação é especialmente importante no que toca ao email – o principal fator de distração e falta de produtividade nas empresas. Evita a tentação de ler e responder a cada email mal chega.
#2 Reduza o número de emails
Abdique das longas conversas por email e prefira pegar no telefone ou sair da cadeira para falar diretamente com os colegas. Para pessoas geograficamente distantes ou a trabalhar a partir de casa, use o chat. Desta forma, é possível receber orientações precisas e esclarecer mal-entendidos rapidamente.
#3 Evite interromper
Dê o exemplo e valorize a concentração dos outros. Se tem um problema, procure resolver com as ferramentas à sua disposição, antes de interromper os outros. Se precisa de discutir um determinado tema, marque na agenda dos colegas. Cumpra o horário e duração das reuniões. Mostre à equipa que a gestão do tempo é essencial.
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#4 Automatize tarefas repetitivas
Da gestão de stocks à tesouraria, as tarefas administrativas oferecem um manancial de oportunidades de automação. A realização de tarefas repetitivas promove a desmotivação, para além de ser uma perda de tempo. Já a automação é o primeiro passo para produzir artigos de maior qualidade, em todas as entregas. Mas é preciso saber automatizar sem perder a flexibilidade, um desafio até para as maiores empresas.
#5 Partilhe ficheiros
Em certos setores, como os serviços, os colaboradores perdem em média 1 hora por dia à procura de informação. Os serviços de partilha de ficheiros são cada vez mais comuns (como a Dropbox ou Google Drive), e permitem acesso rápido à informação, em qualquer local e dispositivo.
#6 Mantenha os ficheiros organizados
Ter as ferramentas de partilha de informação é apenas o primeiro passo. É preciso criar regras que permitam a todos encontrar rapidamente o que precisam. Por exemplo, procure criar normas para a estrutura das pastas e para o nome dos ficheiros.
Pode definir que o nome das apresentações deve seguir uma lógica “Nome da versão” – “Área da empresa” – “Título” (“V01-Comercial-Apresentação de produtos”). Acima de tudo, importa manter a consistência e responsabilizar as pessoas pela organização dos seus ficheiros.
#7 Escolha uma metodologia de gestão de projetos
Agile, Scrum, Waterfall. As melhores organizações definem uma metodologia de gestão de projeto que funciona para si, e seguem-na. Investigue as diferentes alternativas que existem, escolha a que mais se adapta aos seus projetos, aprenda a fundo como funciona e depois experimente, envolvendo a equipa. A chave para a organização do trabalho é a consistência – se cada projeto for gerido de forma diferente, a produtividade sofre.
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#8 Tome notas
Para muitas pessoas, o ato de tomar notas é terapêutico, facilita a memória e ajuda na organização do trabalho. Surgiu uma nova ideia brilhante? Anote-a. Uma nova tarefa pendente? Acrescente à lista. Registar as ideias e outros pensamentos ajuda a saber exatamente onde os encontrar quando precisar deles.
#9 Evite o multitasking
O multitasking, ou a realização de múltiplas tarefas em paralelo, vai contra as melhores práticas de organização do trabalho. O motivo é simples: ao fazer multitasking, a atenção é dividida, perde-se a capacidade de foco e a probabilidade de cometer erros aumenta. O resultado é que se demora mais tempo para concluir as duas tarefas ao mesmo tempo do que para concluir uma tarefa e depois trabalhar na outra.
#10 Divida projetos em pequenas tarefas
Tem de entregar um novo projeto de grandes dimensões? Divida-o em pequenos blocos ou entregáveis. Por exemplo, se tem de desenhar um novo site, talvez o primeiro bloco seja a estrutura, de seguida a primeira página, depois as páginas mais importantes e por fim a conclusão do site. Esta técnica simples ajuda a reduzir a sensação de sobrecarga e permite fazer uma distribuição melhor do trabalho.
#11 Faça um plano da semana e outro para cada dia
No final da semana de trabalho, reserve 15 minutos (ou mais, se necessário) para planear o trabalho da próxima segunda a sexta-feira. Não é preciso ser muito detalhado, basta anotar pelo menos uma tarefa para a manhã e a tarde de cada dia. Depois, no início de cada dia de trabalho, planeie as atividades específicas que espera concluir. Por exemplo, se vai a estar uma determinada reunião defina o que espera conseguir desse momento.
#12 Delegue tarefas
A organização do trabalho implica saber distribuí-lo – encontrar a pessoa mais indicada para cada tarefa, num dado momento. Invista o tempo necessário para capacitar a equipa a realizar diferentes tarefas e liberte-se para aquilo em que é mesmo necessário.
O OLX é o parceiro para todas as empresas preocupadas com a gestão do trabalho. Por um lado, a utilização do OLX Pro, o portal para as empresas que vendem no OLX, é simples e intuitivo. Por outro, tem à disposição um conjunto de ferramentas como a gestão massiva dos produtos à venda para poupar tempo. E pode ainda aceder à parceria com os CTT, que levantam e entregam os pedidos onde desejar. Tudo para que possa ganhar tempo para dedicar ao seu negócio. Para começar, basta preencher este formulário.
