O Excel é a ferramenta da Microsoft para processamento de dados e as suas funcionalidades neste campo são quase ilimitadas. Especialmente para pequenas empresas, esta é uma ferramenta importante que permite ter o controlo sobre os dados da empresa, como vendas, faturação ou despesas, entre muitas outras informações.
Numa altura em que se fala tanto sobre a importância da análise de dados, saber como funciona o Excel é essencial para quer compreender melhor o seu negócio e tomar decisões estratégicas. Conheça as 9 funções essenciais com esta formação Excel prática.
1. Formatação de dados
Para distinguir entre diferentes tipos de dados, pode aplicar uma formatação, por exemplo, uma moeda, percentagens ou datas. Para o fazer basta clicar no separador Base (na versão em Português) e definir a formatação pretendida na caixa Geral. Caso não encontre logo o formato desejado, clique em Mais formatos numéricos.
2. Fórmulas básicas
No Excel pode fazer diferentes tipos de cálculos, tais como:
- Soma – =SOMA(célula inicial: célula final);
- Média – =MÉDIA(célula inicial: célula final);
- Mediana – =MED(célula inicial: célula final);
- Contar (contar o número de células num intervalo que contém números) – =CONTAR(intervalo a ser pesquisado);
Pode fazê-lo acedendo ao separador Fórmulas e escolhendo a fórmula pretendida ou começando a escrever o símbolo “=” ou “+”.
3. Gráficos
Para criar um gráfico no Excel aceda ao separador Inserir. Aí, poderá escolher entre Gráficos Recomendados, ou as várias opções que aparecem – gráfico de barras ou colunas, circular, linhas, etc. Ao escolher um gráfico recomendado, irá aparecer uma pré-visualização. Selecione os dados que pretende incluir do gráfico para criar um gráfico automaticamente.
4. Tabelas dinâmicas
Uma tabela dinâmica permite agrupar e analisar dados de forma mais inteligente. Deve ser usada quando existem variáveis diferentes num conjunto de dados e é ideal para fazer comparações, identificar padrões e tendências.
Para criar uma tabela dinâmica deve selecionar as células com as quais quer configurar a tabela, aceder ao separador Inserir e clicar em Tabela Dinâmica. Note que neste caso os seus dados devem ser organizados em colunas com uma única linha de cabeçalho. Começará então a configurar uma tabela dinâmica com base numa tabela ou intervalo existente. Selecione, depois, a opção “Adicionar estes dados ao modelo de dados” e clique OK. Pode, agora, selecionar os campos que quer que apareçam na sua tabela. Deve, depois, arrastá-los para a área de destino que pretende.
O Excel permite-lhe, ainda, selecionar uma fonte de dados externa para a criação da tabela dinâmica.
5. Função VLOOKUP ou PROCV
Quando precisar de encontrar dados numa tabela utilize a função VLOOKUP, ou em português PROCV. Por exemplo, imagine que tem uma tabela com os registos das vendas de vários vendedores. Se quiser encontrar as vendas de um vendedor em específico entre toda a informação, esta será a fórmula a usar.
Dentro da fórmula terá de identificar:
- Valor a procurar: é a informação que quer procurar e, por isso, é obrigatória. Pode ser um texto ou a informação numa célula;
- Onde pretende procurar: representa o intervalo de células onde estão as informações de que dispõe. Também é obrigatório;
- Número da coluna que contém o valor a devolver: aqui será usado o número da coluna de onde quer encontrar o valor a procurar, sendo a primeira coluna o número “1”. Esta informação também é obrigatória;
- Combinação Aproximada ou Exata: esta informação é opcional, pois deve ser usada apenas quando quiser especificar uma correspondência exata ou aproximada – será falso (0) para quando pesquisar uma correspondência exata e verdadeiro (1) se ela for aproximada.
Para usar a função PROCV deve contar as colunas e inserir o número relativo à coluna que quer identificar, sempre contando da esquerda para direita, a partir da primeira coluna com informações.
6. Localizar e remover duplicados
Para localizar dados duplicados utilize a formatação condicional. Aceda a Base e clique em Formatação Condicional e depois em Regras de Realce de Células. Aí, clique em Valores Duplicados. Aparecerá uma caixa onde deve selecionar a formatação que pretende aplicar aos valores duplicados, devendo depois clicar OK.
Já para remover dados duplicados deve aceder a Dados e clicar em Remover Duplicados. Depois, selecione as colunas que contenham dados duplicados e clique OK. Antes de remover dados é sempre aconselhável copiá-los para outra folha ou documento de Excel, de forma a não perder a informação.
7. Função “Se”
A função “Se” permite-lhe fazer comparações lógicas entre dois campos, havendo sempre duas opções: uma se a comparação for verdadeira e outra se for falsa. Uma das vantagens é que esta função pode ser utilizada para avaliar texto e valores, bem como erros. Também pode utilizar operadores matemáticos e efetuar cálculos adicionais, consoante os critérios que utilize, bem como agrupar múltiplas funções “Se” de forma a efetuar várias comparações.
Um exemplo dado pela Microsoft mostra uma tabela em que queremos saber se foi ultrapassado o orçamento previsto.
Neste exemplo, pergunta-se se o orçamento dos dados apresentados foi ultrapassado ou não. A fórmula diz-nos que se a célula C2 for maior do que B2, então “Ultrapassou o Orçamento”. Caso estivesse abaixo o resultado seria “Dentro do Orçamento”.
8. Ordenar
Pode ordenar dados numa tabela de forma ascendente ou descendente, ou fazer uma ordenação personalizada. Para isso basta selecionar a tabela de dados, ir a Base e clicar em Ordenar e Filtrar. Depois, tem as seguintes opções:
- Ordenar de A a Z;
- Ordenar de Z a A;
- Ordenação personalizada, onde pode ordenar dados em múltiplas colunas através da aplicação de diferentes critérios.
9. Filtrar
Já com os filtros pode ocultar dados temporariamente, focando-se apenas naqueles que quer analisar. Para filtrar dados numa tabela aceda a Dados e clique em Filtrar. Aparecerão, então, setas nos cabeçalhos das colunas. Clique na seta, retire o visto de Selecionar Tudo e selecione apenas as caixas que pretende mostrar. Clique OK e a seta no cabeçalho irá alterar-se para um funil. Selecione este ícone para alterar ou limpar o filtro.
Estas são algumas das principais funcionalidades do Excel, mas são apenas o início. Percebendo como funciona esta ferramenta, as suas possibilidades na análise de dados são quase infindáveis.
Confie em ferramentas que tragam mais-valias para o seu negócio, como o OLX Business, que lhe permite aumentar as suas vendas na maior montra online do país que é o marketplace do OLX. Com mais de sete milhões de visitas mensais, é aqui que o seu negócio deve estar. Fale connosco para saber mais.
