Desde janeiro de 2023, as micro, pequenas e médias empresas que tenham contratos públicos, assim como as entidades públicas, estão obrigadas a aderir à faturação eletrónica. Descubra o que são estes documentos, para que servem e que cuidados ter ao implementar na sua empresa.
O que são as faturas eletrónicas?
Consideram-se faturas eletrónicas os documentos que são emitidos, enviados e processados num formato exclusivamente eletrónico. A autenticidade das faturas eletrónicas é assim garantida por sistemas próprios certificados. Além disso, é necessária a inclusão de mecanismos que verifiquem a autenticidade da origem da fatura e que o seu conteúdo é fidedigno.
Ou seja, uma fatura eletrónica implica que todo o seu ciclo de vida seja digital. Uma fatura em PDF enviada por email, por exemplo, não é considerada uma fatura eletrónica, uma vez que não pode ser processada automaticamente. Para isso, requer um software específico de faturação eletrónica, que gera, valida, recebe e envia estes documentos.
Apesar de não ser necessário guardar estas faturas em papel, é obrigatório armazená-las digitalmente por um período de 10 anos, respeitando as mesmas obrigações aplicáveis às faturas em papel. Isto é, respeitando a sua integridade, legibilidade e acessibilidade por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
Para que servem as faturas eletrónicas?
As faturas eletrónicas permitem uma simplificação de processos, mas as suas vantagens não se ficam por aqui. Estes são os principais benefícios.
Transações automáticas
Esta é talvez a vantagem mais óbvia das faturas eletrónicas. Por serem automáticos, os envios de faturas são mais rápidos. Isso fará com que a empresa possa receber de forma mais célere, melhorando assim o cash flow e tornando este processo muito mais eficiente. Ao tornar este processo automático está a libertar os colaboradores para funções realmente importantes dentro da empresa.
Mais segurança
Devido à incorporação da certificação digital qualificada, estas faturas são mais seguras no que respeita à fiabilidade dos dados. As faturas eletrónicas são também uma garantia contra fraudes, uma vez que só são aceites quando cumprem os requisitos impostos por lei.
Mais ecológico
Ao adotar a fatura eletrónica está a reduzir a pegada ambiental da sua empresa. O motivo é simples: não está a utilizar papel para imprimir faturas, tinteiros e energia para alimentar as impressoras. Desta forma, também está a reduzir custos.
Mais espaço
Uma vez que não tem de guardar estas faturas em formato físico, fica com mais espaço livre na sua empresa para as operações e o mesmo se passa com os seus colaboradores.
Essencialmente, a fatura eletrónica permite que esteja sempre em cumprimento com a legislação em vigor e que nada lhe escape.
Que elementos devem incluir as faturas eletrónicas?
Para que as faturas eletrónicas estejam em conformidade com a diretiva europeia devem conter os seguintes elementos:
- Identificação da fatura;
- Informação sobre o vendedor, comprador e beneficiário;
- Identificação do representante fiscal do vendedor;
- Referência do contrato;
- Condições de entrega;
- Instruções para proceder ao pagamento;
- Informação sobre as rúbricas das faturas;
- Regime de IVA.
Quem deve emitir faturas eletrónicas?
A faturação eletrónica é obrigatória para todas as empresas que sejam fornecedoras do setor público. Além disso, é obrigatória para todos os organismos públicos referidos no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos, entre eles o Estado, autarquias locais, regiões autónomas, os institutos públicos, as entidades administrativas independentes.
Também as fundações públicas e as associações públicas devem obedecer a estes procedimentos. A exceção são contratos por ajuste direto simplificado.
Que cuidados ter na emissão de faturas eletrónicas?
As faturas eletrónicas devem ser emitidas com recurso a software específico para o efeito e incluir alguns dados que permitam automatizar e autenticar o processo de faturação.
1. Codifique a informação na fatura
O modelo de dados semânticos é um código que atribui uma lógica à informação contida na fatura, tal como o número da fatura, a data de emissão e a referência do comprador. Em Portugal, este modelo é regulamentado pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (eSPap).
Atualmente, a norma técnica em vigor é a CIUS-PT, gerada no formato XML (Extensible Markup Language). Estes dados são enviados para o sistema do comprador através de EDI (Eletronic Data Interchange) e submetidos a uma entidade intermediária, que faz depois a transferência de dados para a AT.
2. Utilize o Eletronic Data Interchange (EDI) para comunicar as faturas
Já o EDI, ou em português “Intercâmbio Eletrónico de Dados”, é a tecnologia que permite fazer a transferência de dados entre diferentes entidades de forma exclusivamente digital. O EDI permite a transferência automática de dados, agilizando o processo de faturação.
Este é um dos procedimentos permitidos pela AT para a faturação eletrónica e requisito obrigatório para empresas fornecedoras do setor público.
3. Obtenha o certificado digital qualificado
Por fim, e de forma a evitar o risco de fraude, é obrigatório um certificado digital qualificado para a emissão de faturas eletrónicas. Este certificado permite identificar a pessoa singular ou coletiva que emite a fatura de forma inequívoca.
Este certificado digital qualificado pode ser feito através de uma assinatura digital qualificada ou de um selo eletrónico qualificado. Apenas não é requerido este certificado quando é utilizado um sistema de EDI.
Quais as consequências de não emitir faturas eletrónicas?
Se não quiser emitir faturas eletrónicas a sua empresa não poderá, por exemplo, ser fornecedora do setor público, diminuindo assim o seu campo de ação. Por outro lado, uma vez que este processo ajuda a automatizar e a melhorar a eficiência das empresas, não emitir faturas eletrónicas poderá gerar problemas ao nível da produtividade. Por outro lado, aderir às faturas eletrónicas permitirá simplificar processos e melhorar os níveis de eficiência no seu negócio.
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