Todas as empresas têm projetos. Uns decorrem durante vários meses e envolvem muitas pessoas, outros duram apenas alguns dias e são levados a cabo por uma equipa pequena. Uns são internos com vista a tornar a empresa mais eficiente, outros mudam a perceção do mercado. Não existem dois projetos iguais e não há uma fórmula mágica para replicar o sucesso passado. Mas existem boas práticas de gestão de projetos que vale a pena conhecer para evitar que se repitam os mesmos erros.
O que é a gestão de projetos e quais as vantagens?
A gestão de projetos é mais do que o acompanhamento de tarefas, prazos e orçamentos. Quando executada corretamente, ajuda cada área da empresa a trabalhar com mais tranquilidade e permite que a equipa se concentre no trabalho que importa, livre das distrações causadas por tarefas em atraso e orçamentos em derrapagem.
Estas são as principais vantagens da gestão de projetos:
- Poupa tempo e dinheiro;
- Melhora a comunicação interna;
- Permite evitar erros passados e repetir fórmulas de sucesso;
- Capacita o gestor de projeto para dimensionar corretamente as equipas;
- Rentabiliza ao máximo os recursos;
- Permite que todos vejam como o seu trabalho contribui para os objetivos estratégicos da empresa;
- Promove uma melhor gestão de risco;
- Contribui para otimizar os fluxos de trabalho;
- Melhora a motivação da equipa.
Até 2027, prevê-se que a maioria do trabalho aconteça com base em projetos, e não em tarefas repetitivas. Mas, apesar de restarem poucas dúvidas sobre a importância da gestão de projetos e de 97% das empresas já a considerar uma valência crítica, apenas 2.5% das organizações consegue completar os projetos no prazo e orçamento previsto. Estas são algumas das boas práticas que podem ajudar.
Boas práticas na gestão de projetos
No que toca à gestão de projetos, mais do que inventar a roda, o importante é garantir que um conjunto de boas práticas testadas pelo tempo são corretamente implementadas.
Um projeto, um objetivo estratégico
Os objetivos estratégicos de uma empresa são as suas principais prioridades – aumentar as vendas online ou reduzir os custos de envio são alguns exemplos. Ao iniciar um novo projeto, deve ser claro como este contribui para os objetivos estratégicos, com uma ligação clara e indiscutível. Por exemplo, o projeto de lançar um novo website deve contribuir para o aumento das visitas à página. Só desta forma garante que o projeto não ficará relegado para segundo plano quando surgir uma nova iniciativa.
O âmbito define as fronteiras do projeto
O âmbito descreve os entregáveis, prazos e orçamentos, para que as equipas trabalhem com mais eficiência, com a visão completa do projeto.
A definição e comunicação do âmbito entre todos os envolvidos ajuda a gerir expectativas sobre o que está incluído e o que esperar quando o projeto for concluído. De preferência, deve ser resumido em não mais do que uma folha A4 (ou um slide), para que seja fácil de compreender e partilhar.
Cada projeto precisa de um cronograma
Um cronograma é a sequência de atividades com uma data de início e fim, que ajuda a explicar os milestones – marcos – e quando serão entregues. Esta é uma ferramenta de gestão de projeto e de comunicação – e como tem uma representação visual permite que qualquer pessoa perceba o estado do projeto em qualquer momento.
Use uma plataforma de gestão de projetos
Quando uma equipa utiliza uma plataforma digital adequada, é possível tomar decisões baseadas em dados e otimizar constantemente a gestão de projetos. Trello, Monday, Asana e Hubspot são apenas alguns exemplos de apps mais conhecidas, mas existem centenas de opções disponíveis para todos os setores, muitas delas gratuitas. Com estas aplicações, pode responder facilmente a perguntas como:
- Qual a percentagem de projetos entregues no prazo estipulado?
- Quantas tarefas atrasaram?
- Que quantidade de recursos da sua equipa foi alocada a cada projeto?
Esperar o inesperado faz parte da gestão de projeto
A gestão de projetos implica sinalizar os riscos com antecedência, e para isso é necessário estar atento aos sinais de alerta. Por exemplo:
- Muitas tarefas que dependem de uma única atividade;
- Se um projeto necessita de mais orçamento do que o que estava previsto;
- O âmbito não está claro ou é colocado em causa;
- O KPI de projeto não está claro ou não é fácil de medir;
- É necessário fazer um investimento inicial avultado de tempo ou dinheiro para testar o mercado;
- Uma pessoa centraliza em si as competências necessárias para várias atividades;
- Foram feitas alterações na equipa de projeto.
Se reconhecer estes sinais de alerta, é mais fácil reagir atempadamente.
Metodologias de gestão de projeto
Existem várias metodologias de gestão de projeto que vale a pena conhecer e adaptar à sua realidade.
Waterfall
O método em “cascata” (Waterfall) é a abordagem tradicional de gestão de projeto. As tarefas e fases são concluídas de forma linear e sequencial, e cada etapa do projeto deve ser concluída antes do início da próxima.
Esta metodologia é muitas vezes complementada com o cálculo do chamado “caminho crítico” – o tempo necessário para concluir a mais longa sequência de etapas do projeto. Por exemplo, se um projeto tem 10 tarefas, e cada uma demora 2 dias, o tempo total para completar o projeto é de 20 dias. Mas se apenas 4 tarefas têm de ser feitas em sequência, então o “caminho crítico” é de 8 dias. Ou seja, é possível terminar o projeto em 8 dias, desde que as restantes tarefas sejam executadas em paralelo.
Scrum
Scrum é uma forma agile de gestão de projetos. Em vez de seguir uma abordagem linear como a Waterfall, o Scrum é uma metodologia mais colaborativa, rápida e aberta à mudança. Com o Scrum, o trabalho é dividido em ciclos curtos conhecidos como “sprints”, que geralmente duram cerca de 1 a 4 semanas.
As equipas de projeto são mais pequenas e lideradas por um Scrum Master, a pessoa responsável por distribuir prioridades e dar o apoio necessário. No final do sprint, a equipa avalia o seu desempenho e faz as alterações necessárias antes de iniciar um novo ciclo.
Kanban
Originário da indústria automóvel, o termo “kanban” evoluiu para representar uma estrutura na qual as tarefas são representadas visualmente à medida que progridem nas colunas de um quadro kanban. Cada coluna representa uma etapa do projeto.
Este método tem a vantagem de dar a todos uma visão geral imediata do estado de trabalho em cada momento. Por outro lado, é também um dos métodos mais versáteis, aplicável a quase todos os setores, desde projetos de recrutamento, logísticos ou de marketing digital.
Mas uma das principais vantagens é que é muito simples de utilizar e ajuda a ver onde se estão a formar gargalos (concentrações de tarefas) de forma visual.
Lean
A metodologia Lean tem como principal objetivo acabar com os desperdícios e simplificar a gestão de projetos sem comprometer a qualidade do trabalho. Na prática, permite eliminar tarefas que não agreguem valor à organização, otimizando processos, com menos custos e conseguindo uma melhor entrega ao cliente final.
Este processo baseia-se em 5 princípios: valor, fluxo (pequenas melhorias mas muito frequentes são melhores do que grandes lotes de trabalho), trabalho em modo push (fazer apenas aquilo que o mercado pede, quando é pedido) e entregas com qualidade para evitar retrabalho.
PRINCE2
Também conhecida como Projects in Controlled Environment, ou projetos em ambientes controlados, PRINCE2 é uma metodologia criada pelo governo britânico para projetos tecnológicos, hoje adaptada a várias iniciativas do setor.
Esta metodologia é composta por 7 princípios:
- Iniciar o projeto;
- Direcionar o projeto;
- Executar o projeto;
- Supervisionar o projeto;
- Gerir a entrega;
- Gerir uma divisão de fases;
- Encerrar o projeto.
A PRINCE2 é adequada a grandes projetos empresariais com vários intervenientes, mas também para simplificar a gestão de projetos individuais
Ferramentas de gestão de projetos
Para o sucesso da gestão de projetos, há várias ferramentas que pode utilizar e que vão ajudar a trazer mais clareza para os processos. Aqui ficam as mais importantes.
Project charter
Um project charter é uma declaração preliminar da abrangência, objetivos e recursos humanos implicados num projeto. Nele ficarão mapeadas as responsabilidades de cada interveniente, os principais objetivos e quem fica responsável pelo projeto.
Este documento servirá de guia e deve conter os principais KPI do projeto, a definição de responsabilidades, um cronograma, o orçamento e os riscos associados ao projeto.
5W2H
Já o 5W2H tem como objetivo ajudar as organizações a planear ações, uma vez que ajuda a obter respostas a questões muito concretas. Os 5 W e os 2W são:
- Who – quem faz a ação?
- What – o que vai fazer?
- Where – onde será feito?
- When – quando será feito?
- Why – porquê?
- How – como será feito?
- How much – quanto irá custar?
Esta ferramenta nasceu no setor automóvel, no Japão, e pode ser aplicada a diferentes áreas do negócio.
Análise SWOT
A análise SWOT permite conhecer as forças (Strenghts), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) a que uma organização está sujeita.
Esta ferramenta dá uma visão ampla sobre o contexto em que o negócio está inserido, servindo como grande aliada na tomada de decisões estratégicas.
Modelo Canvas
O Canvas é uma ferramenta muito utilizada para identificar todos os itens necessários para criar um modelo de negócio completo ou para delinear um projeto. Este modelo deve incluir cinco colunas:
- Nas duas primeiras colunas defina as parcerias, as atividades a serem desenvolvidas e os recursos necessários;
- Na terceira coluna deverá incluir a proposta de valor;
- Na quarta e quinta colunas defina como será o relacionamento com os seus clientes, em que canais de distribuição vai apostar e quais os segmentos que pretende atingir;
- Por fim, inclua na parte de baixo da tabela a sua estrutura de custos e como pretende obter receitas.
Para estruturar este plano, o ideal é imprimir uma folha com as cinco colunas e ir colando post its coloridos em cada uma.
PDCA
Esta é a sigla para Plan (planear), Do (fazer), Check (verificar), Act (agir). Esta ferramenta tem em vista a melhoria contínua, identificando claramente as soluções e tornando o processo de tomada de decisões mais simples.
5 forças de Porter
Esta ferramenta foi desenvolvida pelo professor universitário de Harvard Michael Porter e ajuda a mostrar qual a posição da empresa no mercado, através da identificação de 5 forças:
- Ameaça de produtos substitutos;
- Ameaça de entrada de novos concorrentes;
- Poder de negociação dos clientes;
- Poder de negociação dos fornecedores;
- Rivalidade entre os concorrentes.
Assim, conseguirá perceber melhor o que está a acontecer à volta do seu negócio.
OLX, para empresas que querem simplificar a gestão de projetos
A gestão de projetos não tem de ser complicada. Por isso, criámos uma plataforma simples a pensar nos negócios que querem vender mais, com menos burocracia. O OLX Business permite aceder a toda a informação sobre as vendas e sobre o estado das encomendas numa plataforma intuitiva.
