O arquivo de documentos é uma obrigação legal das empresas, e deve obedecer a regras específicas para evitar coimas pesadas. Para alguns casos, a lei obriga a conservar a informação durante 10 anos. Mas, afinal, o que é o arquivo de documentos e porque é tão importante?
O que é o arquivo de documentos?
Segundo o decreto-lei n.º 16/93, arquivo são os documentos reunidos “por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objetivos de gestão administrativa, de prova ou de informação”. Ou seja, o arquivo de documentos é o ato de conservar documentos na sua forma original, sejam eles físicos ou digitais.
Existem dois grandes objetivos do arquivo de documentos. O primeiro é servir a entidade à qual pertencem, nomeadamente para funções administrativas e atos probatórios. O segundo é servirem de prova histórica e da cultura.
Importa referir que os arquivos passam por um ciclo de vida que se divide em 3 fases:
- O arquivo corrente, no qual os documentos são necessários ao dia-a-dia da organização e devem estar disponíveis de forma imediata;
- O arquivo intermédio, em que os documentos deixam de ter uma utilização tão frequente, mas continuam a ter de ser guardados, sendo consultados quando necessário tendo em conta o seu valor probatório, legal e fiscal. Por esta razão, não podem ser eliminados;
- O arquivo definitivo ou histórico. Aqui falamos em documentos que já não têm utilidade administrativa, mas que devem ser conservados de forma permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.
Consoante a fase em que se encontram, os arquivos têm, por isso, tratamentos diferentes.
Porque é importante o arquivo de documentos?
O arquivo de documentos é de especial importância para as atividades empresariais. Estes são os seus principais benefícios:
- Manter a documentação arquivada e organizada permite ter toda a informação ao alcance de forma mais célere, melhorando os processos de tomada de decisões nas empresas. Mais, a correta gestão documental pressupõe que cada gestor tenha acesso a mais informação de forma mais organizada, pelo que conseguirá tomar decisões de forma mais consciente;
- O correto arquivo da documentação contribui para a segurança da informação, garantindo que os documentos são guardados de forma correta e evitando a sua deterioração e o risco de fuga de informação;
- O arquivo de documentos permite às empresas cumprirem com as respetivas obrigações legais. Refira-se, por exemplo, que as empresas são obrigadas a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros contabilísticos, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos;
- O arquivo ajuda fornece dados históricos essenciais para avaliar e otimizar processos e reduzir o tempo com tarefas de baixo valor, permitindo aos colaboradores focarem-se nas atividades verdadeiramente importantes para as empresas.
Como fazer o arquivo de documentos de forma prática?
Seja em formato físico ou digital, o arquivo de documentos deve obedecer a uma série de regras. Aqui ficam as principais.
1. Conheça os documentos da sua empresa
Em primeiro lugar, é importante saber que tipo de documentos tem na sua empresa para que possa depois definir o caminho de arquivo que devem seguir. Se não tiver um especialista em arquivística dentro de casa, considere subcontratar uma empresa de gestão documental para o fazer.
2. Faça a respetiva separação dos documentos
Agora é hora de fazer a triagem dos documentos. Elimine os arquivos físicos e digitais que não tenham valor e mantenha aqueles que têm de ser guardados, separando-os consoante a fase em que se encontram: arquivos correntes, intermédios ou permanentes.
3. Estabeleça regras para o acesso à informação
Para garantir a segurança da informação e até uma gestão mais eficiente, defina quem terá acesso a que tipo de documentos. Esta ação irá ajudar a minimizar erros na gestão documental e permitirá um maior controlo sobre o fluxo de informação.
4. Defina os locais de arquivo
Agora, deve definir em que locais ficarão guardados os documentos. No caso de arquivo em papel, considere o espaço disponível dentro da empresa para perceber se é suficiente para a quantidade de documentação a arquivar. A temperatura e a humidade do espaço são características que deve ter em conta.
No caso de arquivos digitais, pondere o armazenamento da nuvem. Antes de começar a “arrumar” os arquivos, defina a estrutura ou árvore de pastas, para ter a certeza de que mantém a informação organizada de forma lógica e que toda a gente pode entender.
5. Indexe os documentos
Está na hora de indexar os documentos, isto é, nomear os documentos de acordo com os seus atributos. Este processo é feito, maioritariamente, em arquivos digitais e irá permitir que encontre a informação de que precisa com mais rapidez.
Por exemplo, uma fatura pode ser indexada pelo nome do fornecedor, número da encomenda e data. Cada empresa deverá estabelecer a sua mecânica de indexação. O importante é que haja uma padronização para que estes documentos sejam mais facilmente pesquisáveis.
6. Digitalize para conservar e evitar extravios
Para evitar perdas de informação, é importante digitalizar os documentos sempre que possível, até para que possa mantê-los disponíveis segundo as obrigações legais em vigor. Contratos antigos, faturas, brochuras, notícias, fotografias antigas, catálogos – esta informação pode vir a ser importante no futuro, e por isso, deve ser guardada em formato digital.
Por quanto tempo devo guardar os documentos da minha empresa?
Legalmente, existem diferentes prazos de conservação para cada tipo de documentos. Tome nota:
- Documentos de transporte devem ser guardados durante 2 anos;
- Documentos contabilísticos, relatórios financeiros, correspondência devem ser mantidos durante 10 anos;
- Empresários sujeitos ao código de IRC e IRS, com contabilidade organizada são obrigados a manter os respetivos documentos durante 10 anos;
- Sujeitos passivos são obrigados a conservar durante 10 anos os livros, registos e respetivos documentos de suporte de IVA.
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