Aconteceu no verão. Os elementos da equipa começaram a pedir para tirar férias. Aparentemente, não havia qualquer problema. Mas com o aproximar dos meses mais concorridos apercebeu-se que em certas datas a dimensão da equipa era mais reduzida do que o adequado. Alguns projetos não teriam uma pessoa corretamente alocada, e várias tarefas não estava salvaguardadas. E agora? Se lhe soa familiar, da próxima vez, o melhor é mesmo usar um mapa de férias.
O que é um mapa de férias e para que serve
Um mapa de férias é nada mais do que um planeamento de quem vai estar de férias, e quando. Mostra claramente a dimensão da equipa em cada momento e permite ajustar e validar as férias dos colaboradores para que a empresa não fique demasiado desfalcada em nenhum momento. Para além disso, a sua criação e afixação é obrigatória por lei para todas as empresas.
Segundo o artigo 241° do Código do Trabalho, as empresas devem elaborar o mapa de férias indicando o início e o termo dos períodos de férias de cada trabalhador. De acordo com a lei, esse mapa deve ser afixado nos locais de trabalho entre do dia 15 de abril até o dia 31 de outubro de cada ano.
Mas para que seja verdadeiramente eficaz, é necessário que contenha algumas informações críticas. Veja como criar um.
Como criar um mapa de férias
Existem alguns cuidados a ter no momento de criar um mapa de férias. Alguns são exigidos por lei, outros são boas práticas que vale a pena seguir. Estes são os mais importantes.
Escolher um período permitido por lei
Cada país possui regras próprias sobre o mapa de férias. Em Portugal, este período muda de acordo com o tamanho das empresas:
- Para pequenas, médias e grandes empresas, o período de férias deve ser marcado entre 1 de maio e 31 de otubro (exceto se existir legislação coletiva de trabalho).
- Já em microempresas (até 9 funcionários), as férias podem ser marcadas em qualquer altura do ano.
- Para o caso específico do turismo, o empregador está obrigado a marcar 25% do período de férias a que os trabalhadores têm direito entre 1 de maio e 31 de outubro, a gozar de forma consecutiva.
Para além disso, é importante saber que as férias não podem ter início num dia de folga ou fim-de-semana.
Planear as férias de novos colaboradores
Para colaboradores que começaram a trabalhar no último ano as regras são diferentes:
- No ano em que começou a trabalhar, o funcionário tem direito a dois dias úteis de férias por cada mês trabalhado até um máximo de 20 dias de férias.
- Para além disso, ao elaborar o mapa de férias de 2021 o empregador deverá considerar que o funcionário só poderá tirar férias após seis meses de trabalho.
Planeie competências e projetos, para além de dias livres
A maioria dos mapas de férias limitam-se à informação básica obrigatória por lei:
- Nome do trabalhador;
- Número de dias de férias a que tem direito;
- Data de início e fim das férias.
Mas, para além disso, é importante fazer um mapa semelhante mas por projeto ou por competência específica necessária para a empresa. Por exemplo, crie um mapa que diga que o projeto “A” tem numa determinada semana 2 pessoas alocadas, mas que na semana seguinte já não tem ninguém, o que sinaliza um problema. Ou que numa dada altura não há qualquer colaborador com a competência “programação” disponível na empresa. Identificar estas lacunas atempadamente vai permitir fazer uma melhor gestão de equipa.
Crie uma rotina de planeamento pré-férias
Antes de ir de férias, deve ser nomeado um substituto para o colaborador em questão e, em conjunto, revistos os temas mais importantes de forma organizada. Ajuda seguir uma checklist de preparação de férias para garantir que os vários pontos estão acautelados. Nessa listagem, inclua, por exemplo, temas como garantir o acesso à informação, emails out-of-office, e status dos temas pendentes. O importante é planear atempadamente esta passagem, e tratar de todos os constrangimentos antes do início das férias.
Gerir e validar pedidos de férias
Gerir solicitações de férias e folgas é um trabalho que consome uma grande quantidade de tempo. Para melhorar a gestão deste processo, defina uma antecedência mínima ou um prazo no qual as férias têm de ser solicitadas.
Depois, introduza esses pedidos na ferramenta de planeamento que utilizar – que pode ser um excel, um Trello ou outra – e analise a situação da empresa durante o período proposto. Se perceber que existe demasiada sobreposição ou se algum projeto ou competência ficar demasiado exposto, tente negociar com o colaborador outras datas. Se tal não for possível, tente trocar com as férias de outra pessoa.
Na marcação das férias, os períodos mais pretendidos devem ser rateados, sempre que possível, beneficiando alternadamente os trabalhadores em função dos períodos gozados nos anos anteriores.
Conciliar com familiares
Há, ainda, a preocupação por parte da lei de proteger os casados, unidos de facto e pessoas que vivam em economia comum. Se trabalharem na mesma empresa têm direito a gozar férias no mesmo período, desde que esta situação não causa prejuízo grave ao empregador.
Work-life balance: como encontrar o equilíbrio?
Planear dias úteis ou consecutivos
O gozo do período de férias pode ser interpolado, por acordo entre empregador e trabalhador, desde que sejam gozados, no mínimo, 10 dias úteis consecutivos.
Conciliar as imposições legais com a atividade da empresa para criar um mapa de férias nem sempre é fácil. Mas, para além de obrigatório, é importante fazê-lo bem e antecipadamente para benefício de todos, empregador e colaboradores. Para isso, o mapa de férias é uma ferramenta essencial.
Mais vendas, menos burocracia. O mundo da automatização de processos
OLX Pro, para empresas que querem vender mais online sem burocracia
O OLX Pro é o portal do OLX para empresas, desenhado para quem quer vender mais sem burocracias. Toda a informação referente a vendas está disponível numa única plataforma, o que facilita a gestão do mapa de férias e substituições. E, ao aderir, está a ter acesso a mais de 15 milhões de visitantes por mês, de forma totalmente gratuita e sem pagar comissões sobre as vendas. O registo é 100% digital, basta preencher este formulário.
