Porque falham os projetos? Porque é que, segundo a KPMG, só 19% das organizações consegue terminar projetos no tempo, qualidade e orçamento inicialmente previstos? Esta pergunta tem atormentado líderes, gestores de projetos e analistas ao longo de várias décadas. Como resposta, muito se tem investido em novas tecnologias, métodos e horas de formação.
Mas a resposta pode estar na forma como se faz o acompanhamento de vários projetos em simultâneo, e se lida com a partilha de recursos, prioridades e objetivos. A esta atividade, na fronteira entre arte e ciência, dá-se o nome de gestão de portfólio.
O que é a Gestão de Portfólio?
A gestão de portfólio consiste na definição, acompanhamento, avaliação e otimização de múltiplos projetos, com o objetivo de cumprir os timings e orçamentos previstos. Está num nível “acima” em termos de granularidade da gestão de projetos, de recursos ou financeira e, por isso, inclui todas estas vertentes.
No fundo, a Gestão de Portfólio procura responder a questões como:
- Quais são as atividades mais importantes de cada projeto e como garantir que são corretamente executadas?
- Que projetos estão mais atrasados ou cujo custo é superior ao previsto?
- Que pessoas precisam de ser realocadas ou devem ter maior apoio para cumprir o objetivo?
- Que recursos (máquinas, equipamentos, materiais, matérias-primas) adicionais são necessários para levar a cabo o projeto?
- Que fatores de risco podem estragar o planeamento e como os prevenir?
- Que projetos não estão a entregar os resultados previstos?
A gestão de portfólio é assim uma ferramenta essencial para entregar projetos no tempo certo, com o custo certo e com os resultados esperados.
Como melhorar a gestão de portfólio
No que toca à gestão de portfólio, não é preciso reinventar a roda. Existem um conjunto de boas práticas, estudadas e testadas, que ajudam qualquer um a fazer o seguimento de vários projetos. Estas são algumas das principais questões que qualquer gestor deve colocar.
Todos os projetos têm um objetivo?
Todas as empresas têm “projetos”. Podem ser internos, como a melhoria de um site ou a construção de um armazém, ou externos, realizados para um cliente, como uma instalação de uma máquina numa fábrica. E todos os projetos devem ter um objetivo a atingir, e que possa ser acompanhado de forma quantitativa e frequente. Por exemplo, pode ser um aumento de vendas de “x” para “y” até à data “z”. Uma parte essencial da gestão de portfólio é acompanhar o estado destes indicadores.
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Os projetos têm um responsável?
É uma regra básica da gestão de projetos e da gestão de portfólio: cada projeto tem de ter um “dono”. Alguém com a visão global de todas as atividades, das necessidades e das prioridades e que assuma a responsabilidade pelo cumprimento dos timings e objetivos. Como diz o ditado “cão com dois donos passa fome” – sem um responsável claro, rapidamente os problemas ficam por resolver e os atrasos começam a fazer-se sentir. Por outro lado, é importante equilibrar o número de projetos atribuídos a cada pessoa, para que não existam sobrecargas, principalmente em momentos de pico de trabalho.
É possível ver de forma visual o cronograma dos vários projetos no mesmo sítio?
Os projetos tendem a seguir um conjunto de atividades sequenciais. O facto de esta sequência estar documentada, partilhada e visível para todos já é um excelente contributo para que o timing seja cumprido.
Mas uma das principais dificuldades da gestão de portfólio é conseguir acompanhar os calendários de vários projetos em simultâneo, com interseções, picos e dependências. Aplique o princípio da simplicidade – em vez de ter vários ficheiros com diferentes calendários, procure ter um único local com a visão global dos projetos, do momento em que estão e dos próximos passos, ainda que com menor detalhe.
Existe uma rotina de reunião para gestão de portfólio?
Os projetos que não são discutidos têm uma maior probabilidade de falhar. A comunicação ajuda a antecipar problemas e a ultrapassar barreiras de forma mais célere. E também é uma forma de disseminar conhecimento e experiência entre os elementos da equipa.
Por isso, as melhores organizações a gerir portfólio têm a rotina de reunir os diferentes gestores de projeto de forma frequente (semanal, por exemplo) para fazer um ponto de situação global dos projetos de cada um. Mais do que entrar no detalhe de cada projeto, o que se pretende é fazer um apanhado macro – que projetos estão atrasados, quais são os que não estão a atingir os objetivos, quem precisa de ajuda, etc.
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A tecnologia certa está disponível?
A velha imagem do gestor de projeto com o lápis atrás da orelha há muito que está ultrapassada. Hoje, ferramentas como Slack, Google Sheets, Trello, Asana, Microsoft Teams, Dropbox e muitas outras têm vindo a mudar a forma como se planeia, comunica e gere portfolios.
Ter um software de eficaz significa poupanças de tempo e uma comunicação mais fluída. Procure uma opção que permita fazer a distribuição da carga de trabalho, planear tarefas, partilhar documentos e fazer o tracking de progresso.
Existe uma metodologia adequada para distribuir tarefas?
Agile, stage gate, waterfall, scrum, kanban, lean – existe uma grande variedade de metodologias de gestão de projeto. Mais do que adotar cegamente uma, ou alternar entre várias, construa um “kit” de gestão de portfólio que funcione para a sua empresa.
Pode ser que, nos seus projetos, exista um conjunto de algumas etapas pelas quais todos os projetos têm de passar (stage gate), que prefira trabalhar em ciclos de trabalho curtos e intensos (agile) ou que cada tarefa valha “pontos” para quem a executa (scrum). Depois de compreender o que cada metodologia é, selecione os elementos que mais o ajudam a si.
É possível ver de forma visual que projetos estão a “derrapar”?
Quanto mais simples e visual for a gestão de portfólio, melhor. Ao lado de cada projeto que tem sob a sua supervisão, construa um sistema de “semáforos” para perceber de forma visual que projetos estão a derrapar. Por exemplo, pode avaliar o cumprimento dos timings em verde, amarelo ou vermelho. E fazer o mesmo para a alocação de pessoas. Desta forma, consegue sempre saber se tem as pessoas que precisa para cada projeto.
Existe um planeamento de recursos a médio prazo?
A correta gestão de portfólio exige a capacidade de prever os “recursos” de que vai necessitar daqui a algumas semanas. Por recursos, leia-se disponibilidade de pessoas, equipamentos, máquinas, carros, materiais, servidores, espaço, ou qualquer outra possível limitação. Faça um planeamento de cada recurso de acordo com os cronogramas de projeto para identificar o que vai faltar.
OLX, projetos mais ágeis com menos burocracia
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