Se tem um negócio com contabilidade organizada, trabalhar com um contabilista certificado inscrito na Ordem é obrigatório por lei. E na hora de escolher o melhor escritório de contabilidade há alguns fatores relevantes que deve ter em conta.
Quais as vantagens com um escritório de contabilidade?
Para além de ser uma exigência por lei para negócios com faturação acima dos 200 mil euros brutos anuais, trabalhar com um escritório de contabilidade qualificado traz várias vantagens para a gestão de qualquer empresas. A primeira e mais óbvia é que, como os contabilistas tratam da gestão fiscal, libertam os gestores para que se foquem na estratégia, inovação e processos do negócio.
O contabilista deve ser visto como um parceiro dos gestores e isso permitirá, inclusive, dar-lhe uma perspetiva mais objetiva sobre a situação financeira da sua empresa, fazendo com que tome decisões estratégias de forma mais assertiva e consciente.
Assim, trabalhar com um escritório de contabilidade vai ajudar os empresários em duas vertentes primordiais: poupar tempo e dinheiro. Tempo que não terá de perder a processar e a submeter faturas e dinheiro uma vez que com ajuda especializada garante que não deixa passar as suas obrigações fiscais nem comete erros na submissão da informação (o que pode valer multas pesadas). Conta ainda com aconselhamento profissional que o pode ajudar a otimizar a situação fiscal do seu negócio.
Mas para colher estes benefícios, é importante escolher um escritório de contabilidade que faça mais do que apenas garantir que paga os impostos certos na altura certa.
Que fatores ter em conta na escolha de um escritório de contabilidade?
Conheça os principais fatores a ter em conta na escolha do seu escritório de contabilidade.
1. Experiência comprovada no setor de atividade
A primeira coisa que deve ter em conta ao escolher um escritório de contabilidade é a experiência na sua área de negócio. Cada setor tem as suas especificidades, leis e regulamentos que é necessário cumprir. Assim, trabalhar com contabilistas que estejam familiarizados com a área em que trabalha é fundamental para garantir que recebe aconselhamento especializado.
2. Recomendações de pessoas de confiança
Deve, também, assegurar-se que consegue referências sobre o escritório de contabilidade, de preferência de outros clientes com um histórico de vários anos. Peça para falar diretamente com as pessoas dessas empresas, e pergunte quais são os principais pontos fortes e áreas onde sentem que o escritório de contabilidade não é tão bom. Assim, fica com uma ideia mais clara sobre a sua escolha.
Pode ainda fazer uma pesquisa sobre os contabilistas nos motores de busca e confirmar junto da Ordem dos Contabilistas se os profissionais se encontram registados. Acima de tudo, é importante confirmar o CV das pessoas com quem vai trabalhar.
3. Preço
O preço é sempre um fator importante, até porque este será um custo fixo de atividade que pode ser representativo nos custos totais da empresa. Por isso, não se fique pela primeira opção e peça pelo menos 3 orçamentos diferentes.
Analise bem o custo e os serviços que estão abrangidos – algumas avenças incluem todas as despesas, mas há escritórios que cobram à parte atividades como o processamento de salários, impressão de documentos, reports detalhados, reuniões, ou registos no livro de atas.
Pergunte também como são calculadas as atualizações à mensalidade e quais os valores se o volume de trabalho subir. Mais uma vez, trata-se de prevenir supressas e ter o preço claro desde o início.
4. Facilidade de contacto
É fundamental escolher um escritório de contabilidade com o qual possa contar. Um contabilista deve ser um verdadeiro aliado do seu negócio, por isso, deve ser alguém com quem possa manter um contacto regular e personalizado. Aproveite as primeiras interações para perceber a velocidade e qualidade das respostas às suas questões, seja por email ou telefone.
Tente averiguar se o contabilista está a par das novidades do seu setor e das alterações da legislação, e se consegue prestar esclarecimentos rápidos e objetivos. Se notar uma demora ou hesitação para atender às suas questões numa fase inicial, é sinal de que provavelmente a relação não será fluída.
5. Tecnologia
O uso da tecnologia no dia-a-dia irá facilitar o trabalho do contabilista e o seu. Privilegie um escritório de contabilidade que esteja a par das últimas tecnologias e que as utilize para melhorar o fluxo de informação.
Cada vez mais escritórios aderem a ferramentas que já fazem parte da vida de muitas empresas, como pastas partilhadas, aplicações online, reportings ou tempo real – tudo para dar mais informação aos seus clientes. Isto permite aos gestores tomar decisões em conjunto com o gabinete de contabilidade.
Desconfie se lhe disserem que a lei impede a digitalização de processos – também do lado da Autoridade Tributária e do Estado há cada vez mais inovação. Mais uma vez, o segredo é perguntar como é gerida a informação numa fase inicial, para evitar surpresas no futuro.
6. Consultoria
Longe vão os tempos em que os contabilistas apenas olhavam para números e lhe diziam quanto pode ou não deduzir em sede de IRC. O trabalho do escritório de contabilidade é cada vez mais global e, quando bem feito, pode ser um apoio fundamental na expansão de um negócio.
Assim, escolha um contabilista que possa oferecer-lhe um serviço abrangente, ajudando-o a fazer planos de negócios e a fazer previsões financeiras, tal como um verdadeiro consultor.
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