O que é o onboarding de novos colaboradores e como o fazer?

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Como planear o onboarding passo a passo

O que seria embarcar num novo desafio profissional e não ter ninguém que faça um enquadramento sobre a empresa, as suas funções ou sobre o trabalho que o espera? É aqui que entra o onboarding, para garantir que todos os recém-chegados integram um processo de aculturação à empresa. O objetivo é encurtar a curva de aprendizagem para atingir níveis de produtividade superiores, mais depressa. Descubra o que é, para que serve e como implementar na sua empresa.

O que é o onboarding de novos colaboradores?

Onboarding é o termo inglês que significa “embarcar”. Onboarding de novos colaboradores é assim o nome que se dá ao processo de chegada e integração de um membro novo numa equipa. Para que seja bem feito, exige alguma preparação pois é nesta fase que os novos colaboradores tomarão pela primeira vez contacto com a cultura da empresa, os novos colegas, o ambiente de trabalho e as funções que lhe são designadas.

Em empresas de maior dimensão, é o departamento de recursos humanos que trata da estratégia de onboarding, que deve iniciar-se logo após a admissão do candidato. Mas qualquer pessoa e qualquer empresa podem criar e implementar um processo semelhante, que pode ser mais estruturado ou completo dependendo da dimensão, complexidade da tarefa e frequência de contratação, para conseguir várias vantagens.

Para que serve?

Na prática, o objetivo do onboarding é diminuir o tempo que um novo colaborador demora a entrar em velocidade cruzeiro numa empresa. Em média, estima-se que seja necessário pelo menos um mês para que os colaboradores passem a ser autónomos nas tarefas que realizam todos os dias. Para as restantes tarefas mais pontuais, ou mais complexas, este tempo é ainda superior. O objetivo do onboarding é assim reduzir este período, com benefícios para o nível de stress do colaborador e para a produtividade da empresa.

Contudo, a longo prazo os benefícios são maiores, pois o colaborador mais facilmente entrará no espírito da empresa e começará a dar retorno sobre a sua contratação. Essencialmente, o onboarding serve para:

  • Motivar os novos colaboradores;
  • Dar a conhecer a cultura da empresa;
  • Ajudar a que criem laços com os outros colegas e mais facilmente se integrem na equipa;
  • Ajudar na retenção de talento;
  • Aumentar o compromisso para com a empresa;
  • Garantir que o trabalhador está alinhado com os fundamentos da empresa.

Em última análise, todos estes benefícios ajudarão a fazer crescer o seu negócio de forma mais sustentável.

O que deve incluir um processo de onboarding?

Cada empresa tem as suas especificidades, mas há alguns elementos que devem estar presentes em qualquer processo de onboarding. Em termos gerais, o onboarding deve incluir:

  • Introdução à empresa: O onboarding deve começar com uma apresentação sobre a empresa, missão, visão, valores e cultura organizacional. Para além disso, deve resumir os produtos e serviços da empresa, a posição no mercado e concorrência.
  • Formação: A formação ajuda os novos colaboradores a entenderem as políticas e procedimentos da empresa, além de fornecer formação específica para o cargo que estão a assumir.
  • Conhecer a equipa: É importante apresentar o novo funcionário a todos os membros da equipa, para que possam conhecer os colegas de trabalho e que sinta confortáveis no seu novo ambiente.
  • Estabelecer expectativas: É importante que o líder da equipa estabeleça expectativas claras para o novo colaborador, incluindo sobre as suas responsabilidades, prioridades metas e objetivos. Deve ainda incluir objetivos e KPI, tanto individuais como da equipa.
  • Orientação sobre políticas internas: Os novos funcionários devem receber orientação sobre seguros, férias, licenças, ou políticas de trabalho remoto.
  • Feedback e avaliação: É importante fornecer feedback regular para os novos funcionários, para que eles possam saber como estão se saindo e se há áreas que precisam melhorar. É importante também fornecer avaliação de desempenho para que possam entender seus objetivos e expectativas.
  • Acompanhamento e suporte: O processo de onboarding deve ser seguido por um acompanhamento regular e suporte contínuo, para garantir que o novo funcionário se adapta bem e recebe a ajuda necessária para se tornar um membro produtivo e valioso da equipa. Algumas empresas optam por assignar um mentor para responder a dúvidas.

Não se esqueça, ainda, de facultar todos os acessos necessários ao novo colaborador, nomeadamente ao email profissional, acesso à intranet ou a softwares necessários à sua função.

Como planear o onboarding passo a passo

O planeamento do onboarding deve ser feito com antecedência. Siga estes passos para que nada falte.

1. Planeie a chegada do novo colaborador

O onboarding começa antes do primeiro dia na empresa. Enviar um email prévio a dar as boas-vindas e a explicar tudo o que vai acontecer no primeiro dia e no processo de onboarding é uma excelente forma de o deixar mais à vontade.

Pode também preparar um kit de boas-vindas, com o manual do colaborador, material de escritório (caderno e caneta), cartão de colaborador e algum brinde da empresa. A equipa também deve ser informada da chegada do novo colega para que o possa receber nas devidas circunstâncias.

2. Crie um momento de boas-vindas

No primeiro dia, é importante criar um momento descontraído para o novo colaborador conhecer a equipa e os seus superiores. Aproveite o momento para falar de forma mais detalhada sobre a história da empresa e sobre o dia-a-dia da organização. Além disso, pode também apresentar a estrutura geral da empresa nesta altura. Crie uma dinâmica de grupo para ajudar a quebrar o gelo entre todos os membros da equipa.

3. Faça uma visita guiada pela empresa

Este momento é fundamental para o novo colaborador perceber melhor como funciona a empresa e quem faz o quê. Passe por todos os setores e apresente as pessoas responsáveis – bem sabemos que dificilmente vai decorar todos os nomes no primeiro dia, mas este momento ajuda na hora de criar uma primeira ligação.

4. Apresente a equipa em que o colaborador será inserido

Depois desta fase de conhecimento mais geral, está na hora de introduzir o novo colaborador ao departamento que o vai receber e à respetiva equipa e pessoas responsáveis.  Aqui, o objetivo será partilhar os objetivos, o plano de trabalho, e os principais desafios. Pode, ainda, promover um almoço com a nova equipa para que, de forma descontraída, o novo colaborador comece a integrar-se e fique a conhecer melhor o trabalho da equipa.

5. Defina prioridades

Nos primeiros tempos, é natural que o novo colaborador tenha dificuldade em estabelecer aquilo que é mais importante no seu trabalho, pelo que uma definição prévia de prioridades é essencial. Desta forma, o novo colaborador vai perceber que a organização é primordial para a empresa e também vai saber exatamente aquilo que esperam dele na sua nova função.

6. Escolha um mentor

É sempre recomendável definir alguém como ponto de contacto a quem recorrer em caso e dúvida ou alguma necessidade. Esta função de mentor deve ser desempenhada por um colega com experiência, que possa guiar o recém-chegado. Assim, mesmo que o superior direto tenha um papel importante neste processo, haverá um colega também disponível para ajudar no que for preciso.

7. Peça feedback

O processo de onboarding é um momento de aprendizagem para todos. Pode achar que está a fazer tudo bem e mesmo assim haver espaço para melhorias. Não se esqueça de manter o diálogo com a pessoa nova e pedir-lhe feedback sobre aspetos positivos e negativos do seu onboarding. Desta forma, o novo colaborador vai perceber que a sua opinião é valorizada.

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