Impostos, energia, matérias-primas, salários, transportes, juros de financiamentos. Estes são apenas alguns dos muitos elementos que um planeamento financeiro deve prever, para garantir a estabilidade de um negócio. Descubra em que consiste e como fazer de forma prática.
O que significa fazer um planeamento financeiro?
O planeamento financeiro é o processo contínuo de rever e adequar a utilização dos recursos à disposição da empresa. Um plano financeiro mostra quais são as principais fontes de receita, despesa e de financiamento ao longo dos próximos meses e permite ao gestor compreender e planear a situação financeira da empresa.
Este planeamento deve ser feito a partir de dados concretos sobre a empresa e também sobre o mercado, permitindo tomar decisões estratégicas para o negócio. Entre essas decisões estão:
- Futuros investimentos como a compra de máquinas, terrenos ou armazéns;
- Aberturas de novas lojas;
- Lançamentos de novos produtos;
- Restruturações internas de equipa;
- Revisão de política de preços e margem;
- Entrada em novos mercados;
- Estabelecimento de parcerias estratégicas;
- Investimento em novas tecnologias ou processos de negócio;
- A redução de despesas com vista ao aumento da eficiência.
Só com o plano financeiro adequado será possível tomar estas e outras decisões de forma adequada.
Porque é importante fazer um bom planeamento financeiro?
Um planeamento financeiro é essencial por várias razões mas é especialmente vital para as micro, pequenas e médias empresas que constituem 99,9% do tecido empresarial português. Para garantir a sustentabilidade destas empresas, mais expostas às flutuações dos ciclos económicos e percalços financeiros do que as grandes organizações, é importante um bom planeamento financeiro. Basta ver, por exemplo, o peso que certos pagamentos como IVA, IRC ou juros de financiamento podem ter na saúde financeira – e que obrigam à capacidade de prever os montantes a pagar e quando.
Há um segundo motivo que torna um bom planeamento financeiro tão importante: é uma questão de sobrevivência. A maioria dos negócios falha por falta de planeamento. Mais concretamente, a maioria das pequenas empresas falha nos primeiros cinco anos, e um estudo recente mostra que 82% das vezes, a principal razão está relacionada com uma má gestão de cashflow, ou mesmo com a falta de literacia financeira para analisar corretamente o negócio. É por isso que é importante apostar num planeamento financeiro sólido e estruturado, de forma que possa tomar decisões de maneira informada. Um bom planeamento financeiro pode ajudar a conseguir bons resultados, mas também a evitar erros que podem custar caro ou mesmo ditar o fecho do negócio.
Por fim, um bom planeamento financeiro pode ajudar a criar e comparar diferentes cenários de rentabilidade. Se está indeciso entre fazer ou não um investimento, com um plano financeiro pode comparar estratégias e ver qual é mais rentável. Mais uma forma de tomar decisões com base em dados.
Que elementos devem constar num bom plano financeiro?
O planeamento financeiro deverá envolver todas as áreas da empresa. Assim, os elementos que nele devem constar são os seguintes:
- Saldos atuais: para fazer um bom plano deve primeiro considerar a situação atual da empresa, o que implica ter uma visão clara das contas em aberto dos clientes e fornecedores.
- Balanço dos ativos da empresa: os níveis de stock, equipamentos, veículos, matérias-primas e produto em curso são outros dados essenciais, pois antecipam novas receitas ou despesas.
- Custos fixos: dos salários à eletricidade, considere também os custos que precisa para manter a empresa a funcionar todos os meses. Em ecommerce, não se esqueça de gastos que podem passar despercebidos como as mensalidades de softwares.
- Despesas variáveis: as compras de matéria-prima, serviços externos ou subcontratados, combustíveis ou transportes são alguns dos exemplos mais representativos que deve considerar. No caso específico de ecommerce, considere por exemplo as despesas associadas aos envios ou ao processamento de pagamentos.
- Dívidas à banca: se tiver dívidas à banca, autoridade tributária ou segurança social (para além de dívidas a fornecedores consideradas acima), não se esqueça de as considerar
- Receitas estáveis: aqui consideram-se principalmente as vendas, mas com alguns cuidados. Não faça assentar o seu plano sobre previsões otimistas, foque-se apenas nas receitas correntes que provavelmente irão continuar no futuro.
- Impostos: IVA, IRC, TSU, PEC, derramas, contribuições para a AT e muitos outros. As empresas em Portugal estão sujeitas a várias taxas e contribuições que devem calendarizar para não ser apanhadas de surpresa.
- Prazos de pagamento e ciclos de faturação: não se esqueça de incluir na análise os tempos de pagamento dos seus clientes. Se trata das faturas uma vez por mês e em média os clientes demoram 90 dias a pagar, este longo tempo de espera será um fator crítico no planeamento. Faça o mesmo para os fornecedores.
De seguida, projete estes dados num plano a pelo menos 12 meses, com detalhe mensal e começando com o saldo do mês atual. Coloque na parte de cima as rúbricas de receita, abaixo as despesas e no fim, o saldo de cada mês. Note que este exercício deve ser feito com previsões de entradas e saídas reais de dinheiro, não com as datas em que fatura ou recebe as faturas. Com base nestes dados conseguirá verificar a real situação em que se encontra a empresa, identificar situações em que seja preciso intervir e planear o futuro com maior clarividência.
Quando fazer um planeamento financeiro?
De um modo geral, deve criar um orçamento anual. Assim, conseguirá definir budget disponível para todas as áreas de negócio. Contudo, convém fazer revisões frequentes ao plano (pelo menos mensalmente), de forma a garantir de que este está a ser seguido ou se será necessário algum ajuste.
Quem deve fazer o planeamento financeiro?
O planeamento financeiro deve ser feito pelo gestor ou gestores financeiros da organização, mas é importante ter em conta que este não pode ser um trabalho solitário. O planeamento financeiro deve sempre ser feito integrando todas as áreas chave do negócio. Só com uma visão 360º do negócio poderá delinear um plano financeiro realista e atingível e detetar problemas que necessitem de atenção.
Como fazer um bom planeamento financeiro
Um bom planeamento financeiro tem de seguir alguns passos básicos. Aqui ficam os passos essenciais para delinear a estratégia financeira do seu negócio com sucesso.
1. Faça um levantamento da situação atual
Como já mencionado, a primeira coisa que deve fazer é assegurar-se de que tem todos os dados do seu lado. Entre os documentos chave de que vai necessitar destacam-se os balanços, demonstrações de resultados dos últimos anos, extratos bancários das contas e cartões de crédito, e saldos das contas de clientes e de fornecedores.
No caso de financiamentos externos ou se a empresa estiver a receber apoios do Estado, reúna também esses dados, bem como os contratos firmados com clientes e fornecedores e os tempos médios de recebimento e pagamento. Desta forma, terá uma panorâmica global das principais fontes de receita e despesa.
2. Defina objetivos
Já sabe onde está a sua empresa, agora importa deixar claro onde quer chegar. Defina metas globais, mas sempre mensuráveis a 12 meses, tais como: “Aumentar a faturação em 20% até 2023” ou “aumentar o “EBITDA em 15% no prazo de um ano”. Desta forma, os esforços de otimização financeira terão um foco.
3. Crie um orçamento anual
Com os elementos listados no ponto acima, defina o orçamento anual da sua empresa, com as entradas e saídas de dinheiro (não a faturação) e o saldo mensal. Desta forma, identifica os meses em que a tesouraria pode sofrer e pode antecipar formas de evitar que entre no vermelho.
4. Antecipe desvios ou cenários alternativos
Todos os planos existem para serem alterados. Como tal, esteja preparado para fazer alterações ao plano inicial. Neste caso, o melhor que tem a fazer é mesmo antecipar cenários alternativos. Crie pelo menos duas alternativas: uma mais otimista e outra mais pessimista. Assim, estará mais preparado.
5. Crie um plano de ação
Com os seus objetivos definidos, está na hora de criar um plano de ação geral. Este deverá ser subdividido em metas específicas para cada área do negócio. Neste plano de ação deve integrar a divisão de tarefas por equipas, prazos de conclusão e formas de monitorizar os projetos.
6. Registe os movimentos financeiros
Pode parecer óbvio, mas muitas empresas ainda ignoram os pequenos movimentos financeiros e, na verdade, todas as entradas e saídas de dinheiro contam. Assim, registe tudo o que entra e sai de todas as contas da empresa, pois só com essa informação detalhada poderá ter um planeamento financeiro ajustado à realidade do seu negócio.
Um bom planeamento financeiro ajudará a sua empresa a destacar-se num mercado cada vez mais competitivo. E não se esqueça: ao delinear a sua estratégia financeira, inclua o parceiro que pode ajudar a potenciar ainda mais as suas vendas.
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