As empresas com contabilidade organizada são obrigadas a ter um programa de faturação, mas esta não é a única razão para apostar num software deste tipo. A simplificação de processos e a eficiência são outras vantagens essenciais. Descubra que fatores deve ter em conta ao escolher um programa de faturação.
9 fatores a considerar para escolher um programa de faturação
No processo de escolha de um programa de faturação, é importante analisar bem todas as opções do mercado, falar com outros gestores e ter em conta alguns fatores na hora da decisão. Estes são os principais.
1. Identifique as necessidades do negócio
A primeira tarefa passa por identificar as necessidades chave para o seu negócio e ter isso em conta quando tiver de optar por um programa de faturação. Entre as condicionantes que deve considerar, por exemplo, estão a simplicidade de utilização da plataforma, se existe um serviço de apoio ao cliente, se o programa funciona online ou se tem de o instalar no computador, se permite a migração de dados. Deve ainda verificar se necessita de apoio para gerir stocks e compras, se tem opções de integração com a sua loja online, se permite faturar em diferentes moedas, e se emite alertas e gera relatórios.
Independentemente do tipo de negócio, o importante é garantir que o programa que escolhe conta com as funcionalidades que mais facilmente ajudarão à gestão do dia-a-dia da sua empresa.
2. Assegure a certificação pela AT
De nada serve contar com um programa de faturação se este não estiver certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Só assim pode garantir que está a cumprir com a legislação em vigor.
Existem perto de 3000 programas de faturação certificados pela AT em Portugal, pelo que só terá mesmo de escolher aquele que melhor se adaptar às necessidades do seu negócio.
3. Verifique se há limite de utilizadores
Se trabalha por conta própria este não será propriamente um problema. Porém, se precisar que várias pessoas tenham acesso ao sistema de faturação é importante ter em conta quantas contas de utilizadores poderá criar para aceder ao software. Desta forma, a sua equipa será mais independente na hora de faturar.
4. Pondere o nível de personalização
Desde que cumpra todos os requisitos legais, como a emissão do ATCUD, poderá personalizar as faturas do seu negócio – incluir o logótipo, mudar o tipo de letra, as cores, etc. Esta é uma forma de garantir que a imagem da sua empresa é coerente e que se distingue da concorrência.
5. Confirme a integração com a loja online
Outra vantagem que deve procurar é a possibilidade de integrar o software com outras ferramentas de gestão do seu negócio, como o backoffice da loja online ou o CRM utilizado. Assim, analise a possibilidade de integrações e plugins na hora de escolher o programa certo.
No OLX Business, por exemplo, pode criar a sua própria loja online em apenas alguns cliques e integrá-la com os programas de gestão que utiliza. Pode personalizá-la com logotipo, banners, descrição, localização – todos os elementos que precisa para vender mais online. Além disso, beneficia de um subdomínio único, que é fácil de encontrar nos motores de busca.
6. Analise bem todos os custos
Muitas vezes, o preço a pagar pelo software não inclui atualizações ou assistência técnica. Este é apenas um exemplo dos custos que deve contemplar ao contratualizar um programa de faturação. Analise bem todas as despesas, compare preços e funcionalidades. Por fim, defina a forma de pagamento: se mensal, anual, ou outra modalidade que lhe seja apresentada.
7. Garanta um apoio ao cliente eficiente
Tal como referido acima, contar com um bom apoio ao cliente é essencial para o sucesso do negócio. A facilidade de comunicação e a eficácia de resposta são fatores que deve ter em conta.
Uma dica é fazer várias perguntas ao departamento de suporte durante o período experimental. Outra será verificar as avaliações dos utilizadores e os comentários nas redes sociais.
8. Aproveite o período experimental
Para escolher bem é preciso experimentar. Só assim poderá perceber qual o programa que melhor se adapta à sua empresa.
A maioria dos softwares de faturação contam com um período experimental gratuito de 30 dias, tempo esse que deve utilizar para testar todas as funcionalidades, falar com o suporte e receber feedback da equipa sobre a facilidade de utilização.
9. Escolha uma solução que esteja disponível online
Por fim, é importante escolher um software que funcione online. É certo que nunca deve descurar a segurança, porém, a flexibilidade de poder emitir uma fatura em qualquer lugar e a qualquer hora e de receber atualizações constantes são imperativas para o sucesso e agilidade de um negócio.
Escolher o programa de faturação adequado à sua empresa poderá ser o fator chave para operações ágeis e para fazer o seu negócio crescer. Além disso, pode contar com o OLX Business para potenciar as suas vendas online no OLX. Aceda ao maior marketplace do país e comece já a vender.
