Se trabalha por conta própria ou abriu uma empresa há pouco tempo, um dos temas que está sempre em cima da mesa é o tratamento da contabilidade. Quem, afinal, precisa de ter a contabilidade organizada e qual a diferença deste para o regime simplificado? Saiba tudo sobre o que é contabilidade organizada, quem deve aderir e como o fazer de forma prática.
O que é a contabilidade organizada?
A contabilidade organizada é um regime de tributação de rendimentos de uma atividade comercial, industrial ou agrícola. Este regime é obrigatório para empresas com receitas ilíquidas (brutas) superiores a 200 mil euros por ano e implica a contratação de um contabilista certificado.
O empresário terá de guardar toda a documentação relativa à atividade e entregá-la, mensalmente ou trimestralmente, ao contabilista, para que este a possa organizar e apurar o resultado líquido do período anual.
Quais as vantagens da contabilidade organizada?
A grande vantagem de contar com um regime de contabilidade organizada é ter o apoio de um profissional para lidar com as obrigações do calendário fiscal e para manter um maior controlo sobre as finanças e tesouraria da empresa. O contabilista é responsável por submeter os documentos a tempo, alertar se faltarem faturas, ou ainda se houver pagamentos em atraso. Por norma, este acompanhamento profissional pode levar a uma maior eficiência fiscal e controlo.
Este é também um regime cujas deduções à matéria coletável são apuradas com mais detalhe, em vez de ser uma percentagem fixa sobre a faturação, o que faz com que sejam mais adequadas à situação real do negócio. Se for um empresário em nome individual ou um trabalhador independente, este regime permite-lhe deduzir despesas, tais como:
- Despesas relacionadas com o uso de viatura própria no exercício da sua atividade profissional e gastos com combustíveis;
- Gastos com deslocações e estadias no exercício da atividade;
- Despesas relacionadas com material informático, como computadores portáteis;
- Despesas relacionadas com o local físico da atividade, como rendas, contas, empréstimos bancários, restauro;
- Multas e coimas de infrações;
- Despesas com o Contabilista Certificado.
Igualmente importante é o facto de poder, de forma mais ponderada, fazer crescer o seu negócio, uma vez que assim consegue apurar o prejuízo e o lucro da sua empresa.
Em que situações é a contabilidade organizada obrigatória?
A contabilidade organizada é obrigatória para empresas constituídas como sociedades comerciais ou civis, mas não só.
Também os empresários em nome individual ou trabalhadores independentes que estimem atingir um valor anual de rendimentos da Categoria B igual ou superior a 200 mil euros deverão ter contabilidade organizada. Caso não atinjam esse valor, estes profissionais voltam a ser enquadrados no regime simplificado.
Por sua vez, o regime simplificado pode ser automaticamente alterado para o regime de contabilidade organizada se durante dois anos consecutivos for ultrapassado o valor de rendimentos anual de 200 mil euros. O mesmo acontece caso no ano anterior se o montante anual de rendimentos tiver sido superior a 250 mil euros.
Obrigações à parte, qualquer empresário em nome individual ou trabalhador independente pode escolher o regime organizado se for mais vantajoso.
Quais as obrigações inerentes a contabilidade organizada?
Tal como referido acima, entre as principais obrigações inerentes à contabilidade organizada está o facto de precisar de um contabilista certificado. Além disso, o empresário deve recolher e guardar toda a documentação relativa à sua atividade profissional e entregar periodicamente ao gabinete de contabilidade.
Contabilidade organizada vs. contabilidade simplificada: qual a diferença?
O regime de contabilidade simplificada é atribuído por defeito pela Autoridade Tributária e Aduaneira no momento em que um empresário em nome individual ou um trabalhador independente abre atividade.
A grande diferença é que aqui não são tidos em conta os gastos da atividade de forma detalhada – em vez disso, no regime simplificado a tributação é feita aplicando-se certos coeficientes sobre as vendas. Por norma, a Autoridade Tributária considera que 75% dos rendimentos obtidos são líquidos e que os restantes 25% correspondem a despesas mas tudo depende da atividade exercida pelo sujeito passivo.
| Contabilidade simplificada | Contabilidade organizada | |
| A quem se dirige | Trabalhadores independentes e os empresários em nome individual | Obrigatório para todos os sujeitos passivos que sejam sociedades por quotas, sociedades anónimas e sociedades unipessoais. |
| Nível de faturação bruta | Abaixo de 200 mil euros por ano | Acima de 200 mil euros por ano |
| Despesas dedutíveis | Não. Considera-se que 75% dos rendimentos são líquidos. | Sim. É possível deduzir despesas relacionadas com a atividade. |
| Contabilista certificado | Não é necessário. As despesas associadas a este regime são inferiores | É obrigatório. |
Assim, com o regime simplificado tem menos uma despesa com a contabilidade, mas não é possível deduzir as despesas. Para poder ter contabilidade simplificada, um contribuinte tem apenas de ser residente em Portugal e ter um montante anual ilíquido de rendimentos inferior a 200 mil euros.
Como adotar contabilidade organizada?
Adotar a contabilidade organizada pode facilitar uma série de processos ao seu negócio. Saiba como fazê-lo nestes 5 passos.
1. Entenda se é benéfico alterar para a contabilidade organizada
O primeiro passo é por analisar bem as suas contas para perceber se lhe é vantajoso ou não passar a ter a contabilidade organizada. Por exemplo, se as despesas com a sua atividade forem superiores a 25% dos seus rendimentos, se tiver faturação elevada e se tiver trabalhadores a cargo pode fazer sentido optar por este regime.
2. Contrate um contabilista certificado
O passo seguinte é contratar um contabilista certificado. Eis algumas variáveis que deve ter em conta ao fazer esta escolha:
- Escolha um profissional de confiança, que já tenha experiência comprovada no setor de atividade do seu negócio;
- Considere contratar um serviço alargado, em que o contabilista possa também atuar como consultor;
- Opte por um gabinete de contabilidade com o qual possa partilhar o software de trabalho (como pastas partilhadas) para facilitar a comunicação de faturas.
3. Crie uma conta bancária própria para a atividade profissional
Ao ter contabilidade organizada, deve partilhar os extratos de conta e dos cartões com o contabilista. Por isso, crie uma conta bancária exclusivamente para este fim, de forma a não misturar estes rendimentos com outros que possa ter.
4. Guarde toda a informação relevante
Tratada toda a burocracia, não se esqueça de guardar toda a documentação que terá de enviar ao seu contabilista, nomeadamente faturas de compra, recibos, faturas emitidas, extratos, despesas com deslocações, rendas e outras.
5. Defina uma periodicidade para a entrega da documentação
Já está a guardar todos os documentos do seu negócio, então defina com o contabilista certificado com que periodicidade irá fazer-lhe chegar a informação. O ideal é não deixar acumular demasiada documentação para que o gabinete de contabilidade possa ir processando a informação de forma mais ágil.
Agora que já sabe como distinguir contabilidade organizada da simplificada, opte pelo regime que lhe for mais vantajoso. Já para escalar o seu negócio, descubra como o OLX Business pode dar-lhe acesso ao maior Marketplace do país. Todos os meses, o OLX conta com mais de sete milhões de visitas para gerar maiores oportunidades para vender os seus produtos. Saiba mais sobre como podemos ajudá-lo.
