No mundo empresarial, há vários princípios que devem acompanhar o dia-a-dia da gestão e das equipas. Um dos mais importantes é fazer sempre melhor amanhã do que se fez hoje. É este, de forma resumida, o objetivo do método Kaizen. Descubra o que é exatamente e como implementar na sua empresa.
O que é o método Kaizen?
O método Kaizen é uma filosofia de melhoria contínua que tem como finalidade melhorar um pouco as atividades mais importantes das empresas, a cada dia. Com este método, pretende-se identificar e eliminar o desperdício nas operações ou processos que prejudiquem a produtividade ou qualidade dos produtos. Elevados stocks ou tempos de execução, fluxos confusos ou processos propícios a erros são alguns dos focos do método Kaizen, que devem ser eliminados para assegurar a melhoria contínua das organizações.
Esta metodologia visa assim melhorar processos, serviços, e produtos, gradualmente e com o envolvimento de toda a organização. O impacto transformador e com baixos investimentos, faz com que o método Kaizen seja aplicado em organizações de todo o mundo. Aliás, o objetivo é precisamente fazer mais com os mesmos recursos, uma necessidade bem presente no pós-guerra no Japão, onde a metodologia foi criada.
Para que serve método Kaizen?
Como referido acima, o método o Kaizen tem como principal objetivo a melhoria contínua, sendo as principais vantagens:
- Melhorar a qualidade dos processos;
- Reduzir custos;
- Envolver toda a equipa na resolução de problemas;
- Aumentar a satisfação do cliente;
- Aumentar a produtividade;
- Melhorar a segurança nos processos;
Reduzir o desperdício dentro da empresa.
Qual a origem de método Kaizen?
O método Kaizen tem origem no Japão após a Segunda Guerra Mundial, numa altura em que a economia do país enfrentava sérias dificuldades. Com o fim da ocupação americana, no início dos anos 1950, o governo japonês leva a cabo uma série de estudos visando tornar as empresas nacionais novamente competitivas.
Assim nasce o método Kaizen, palavra que resulta da junção entre dois ideogramas: “Kai”, que significa mudança ou reforma, e “Zen”, que quer dizer melhor. A metodologia como é hoje conhecida é atribuída às ideias inovadoras de melhoria de processos do professor norte-americano William Edwards Deming.
Em 1980, foi introduzida pela Toyota na sua linha de produção como forma de envolver toda a equipa na melhoria da qualidade do produto e tornou-se num dos principais fatores de sucesso desta gigante automóvel. A razão? Todos os colaboradores estavam envolvidos no processo, desde o CEO até aos operacionais de fábrica.
Em 1986, o japonês Masaaki Imai escrevia o livro “Kaizen: a chave para o sucesso competitivo do Japão”, que ajudou a expandir o conceito pelo mundo ocidental. Na obra, que influenciou gestores por todo o mundo, destacavam-se frases como “Hojemelhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”, que resumiam a metodologia Kaizen.
Como implementar o método Kaizen?
Um dos princípios basilares para a metodologia Kaizen funcionar é o envolvimento de todos os colaboradores da empresa no processo de melhoria contínua. A evolução é gradual, mas contínua, de forma que as mudanças não sejam bruscas, e possam ser consolidadas pelas equipas. Para implementar na sua empresa, siga estes passos.
1. Identifique o que pode ser melhorado
O primeiro passo é definir os processos ou problemas que precisam de resolução. De seguida, nomeie a pessoa que vai ficar responsável pela sua resolução. Escolha também a equipa que vai fazer parte do projeto, sendo importante juntar pessoas que diferentes áreas da empresa, de forma a obter uma equipa heterogénea e com experiência em especializações distintas.
2. Estabeleça metas e objetivos
Nada se mede sem metas e objetivos claros. Defina aonde quer chegar e que resultados quer obter. Para isso, pode beneficiar em utilizar criar objetivos SMART, isto é, específicos (S), mensuráveis (M), alcançáveis (A), realistas (R) e balizados no tempo (T).
3. Crie e execute o plano
Para atingir os objetivos a que se propôs, crie e execute um plano de ação. Defina prazos para cada tarefa, bem como os responsáveis por cada ação. É importante o líder ir acompanhando o processo para que possa ajudar a equipa nos desafios que forem surgindo.
4. Meça e avalie os resultados
A filosofia Kaizen pressupõe uma melhoria contínua e isso é mais uma razão para monitorizar e avaliar os resultados das ações tomadas.
Este processo pode ser resumido no ciclo PDCA, a ferramenta base para gerir as melhorias graduais geradas pelo método Kaizen. PDCA significa Plan, Do, Check, Act, ou seja, planear, fazer, avaliar os resultados e agir de acordo com os mesmos.
Quais as limitações de método Kaizen?
No entanto, o método Kaizen apresenta também algumas limitações. Uma vez que esta é uma metodologia que pressupõe uma melhoria gradual e contínua, acaba por não ser o melhor método a aplicar quando há necessidade de fazer mudanças disruptivas dentro das organizações. No entanto, esta é também uma das maiores vantagens, pois permite à equipa absorver as mudanças.
Quando implementar o método Kaizen?
A resposta é: sempre. O método Kaizen pode e deve fazer parte da rotina de uma empresa. Contudo, há alguns sinais de que pode estar a precisar de implementar o método Kaizen na sua empresa, nomeadamente:
- Se sentir a necessidade de otimizar processos de produção;
- Se detetar falhas recorrentes num procedimento;
- Se precisar de reduzir custos e desperdício.
Em suma, o método Kaizen ajuda as empresas a lidar com potenciais problemas de produtividade, envolvendo toda a equipa na procura de soluções. O OLX Business é uma ferramenta que lhe permite aceder a toda a informação sobre as vendas e sobre o estado das encomendas numa plataforma intuitiva e sem burocracias. Contacte-nos para saber mais sobre como funciona.
